Кассовая книга: образец заполнения в электронном виде

Кассовая книга — обязательный документ для компаний на любом налоговом режиме, если есть операции с наличными. Её можно вести в электронном виде: заполнять листы в учётной программе, подписывать электронной подписью и хранить электронные документы. Ниже — образец заполнения листа и правила, которые важно соблюсти.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 53 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

по ОКПО 12345678

Кассовая книга

за 17 ноября 2026 года

17 ноября 2026 г.

Остаток на начало дня 12 000,00 руб.

Приход за день 45 000,00 руб., в том числе по приходным кассовым ордерам № 25 на 30 000,00 руб. и № 26 на 15 000,00 руб.

Расход за день 20 000,00 руб., в том числе по расходным кассовым ордерам № 19 на 12 000,00 руб. и № 20 на 8 000,00 руб.

Остаток на конец дня 37 000,00 руб.

Кассир

Кассир

____________ / И. И. Иванова /

Когда кассовая книга нужна, а когда нет

Кассовую книгу ведут все организации, у которых есть наличные расчёты, независимо от системы налогообложения. Форма — КО-4, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Каждый рабочий день, когда были кассовые операции, в книгу вносят записи по каждому приходному и расходному кассовому ордеру.

Индивидуальные предприниматели вправе не вести кассовую книгу: для них действует упрощённый порядок ведения кассовых операций (п. 4.6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Организации с обособленными подразделениями, которые не хранят у себя наличные и сдают их в общую кассу, тоже могут не вести книгу в подразделении — но головная организация ведёт её по всем операциям.

Что указать на листе кассовой книги

Наименование организации и код по ОКПО.
Дату заполнения листа.
Остаток на начало дня — он должен совпадать с остатком на конец предыдущего дня.
Приход за день: номера приходных кассовых ордеров и суммы.
Расход за день: номера расходных кассовых ордеров и суммы.
Остаток на конец дня: остаток на начало плюс приход минус расход.
Подпись кассира или другого работника, который ведёт кассу, с расшифровкой.

Как заполнять электронную кассовую книгу

Оформите кассовые ордера. Каждый приход и расход наличных оформляйте отдельным приходным или расходным кассовым ордером. Номера ордеров и суммы переносите в книгу.
Заполните лист за день. В учётной программе или в таблице заполните лист на дату: остаток на начало, приход, расход, остаток на конец. Следите, чтобы остаток на начало совпадал с предыдущим листом.
Подпишите электронной подписью. Электронную кассовую книгу подписывают электронной подписью. Порядок работы с электронными документами устанавливает руководитель в локальном акте.
Распечатайте по итогам года. Подписанные электронные листы хранят в электронном виде. Распечатку можно сделать при необходимости.

Частые ошибки

Остаток на начало дня не совпадает с остатком на конец предыдущего листа — книга не сходится.
Записи вносят не по каждому ордеру, а одной суммой за день.
Не подписывают электронные листы электронной подписью.
Хранят электронную книгу без резервной копии и теряют данные при сбое программы.
ИП ведёт кассовую книгу, хотя вправе её не вести, и тратит время на лишний документ.

Частые вопросы

Обязательна ли кассовая книга для ИП?

Нет, индивидуальные предприниматели вправе не вести кассовую книгу: для них действует упрощённый порядок ведения кассовых операций по п. 4.6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Можно ли вести кассовую книгу только в электронном виде?

Да. Электронную кассовую книгу ведут в учётной программе, листы подписывают электронной подписью и хранят в электронном виде. Бумажный вариант тоже допустим.

Чем электронная кассовая книга отличается от бумажной?

Содержание листов одинаковое: остаток на начало дня, приход, расход, остаток на конец. Отличается способ ведения: электронную книгу заполняют в программе и подписывают электронной подписью, бумажную — от руки.

Как исправить ошибку в кассовой книге?

В бумажной книге ошибку исправляют с указанием даты, фамилий, инициалов и подписей лиц, оформивших документ. В электронный документ после его подписания исправления не вносят.

Сколько хранить кассовую книгу?

Кассовую книгу хранят в течение сроков, установленных перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет конкретный срок в своей номенклатуре дел.

Когда кассовая книга собирается вручную

Чтобы кассовые документы собирались сами

Кассовые ордера и книга отнимают время, если заполнять их вручную: каждую операцию надо перенести, сверить остаток и подписать.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы и приносят готовые листы на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»