Приложение к служебной записке

Приложение к служебной записке — это документы и расчёты, на которых держится просьба: счета, коммерческие предложения, списки, схемы. В тексте записки на него ссылаются, а на самом приложении пишут, к какой записке оно относится. Ниже — образец записки с приложением и правила оформления.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о закупке ноутбуков для отдела продаж

16 ноября 2026 г. № 14

С 1 декабря 2026 года в отдел продаж выходят два новых менеджера, а свободных рабочих ноутбуков в отделе нет.

Прошу согласовать покупку двух ноутбуков стоимостью до 85 000 рублей каждый за счёт бюджета отдела на ноябрь.

Приложение: 1. Коммерческие предложения на 3 л. в 1 экз. 2. Список сотрудников отдела продаж на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем приложению отдельная строка в записке

Приложение отвечает на вопрос «а откуда цифры». В записке о закупке это счета поставщиков, в записке о приёме на работу — список кандидатов, в записке о переводе сотрудника — его согласие. Руководитель читает записку и по приложению проверяет, откуда взялась сумма и срок.

Без ссылки на приложение документы остаются просто пачкой бумаг: непонятно, к какому вопросу они относятся и что с ними делать. Поэтому в тексте записки всегда есть строка «Приложение», а на самих листах — отметка, к какой записке они приложены.

Что указать в строке «Приложение»

Слово «Приложение» с двоеточием — с новой строки после текста, до подписи.
Номер, если приложений несколько: «Приложение: 1. … 2. …».
Название документа так, как оно написано на самом приложении: «Коммерческие предложения», «Список кандидатов».
Количество листов: «на 3 л.».
Количество экземпляров: «в 1 экз.»; если экземпляр один и это очевидно, экземпляры всё равно указывают — так принято в делопроизводстве.
Пометка «с приложением копий» не нужна: копия — это тоже документ, её просто перечисляют.

Как оформить само приложение

Поставьте отметку о приложении. В правом верхнем углу первого листа приложения напишите: «Приложение к служебной записке от 16.11.2026 № 14». Если приложений несколько — добавьте номер: «Приложение № 1 к служебной записке…». Дату и номер берите те же, что в записке.
Пронумеруйте листы. Листы приложения нумеруют отдельно от записки: «Лист 1 из 3». Так при потере одного листа видно, что комплект неполный.
Подпишите или завизируйте. Приложение, которое составил автор записки, он подписывает. Чужой документ — счёт, договор, коммерческое предложение — не подписывают заново: на нём ставят визу исполнителя, подготовившего записку.
Скрепите с запиской. Скопируйте записку и приложения в один комплект, скрепите и передайте адресату. Себе оставьте второй экземпляр с отметкой о получении.

Где поставить визу

Визу ставят на лицевой стороне последнего листа каждого приложения: должность, подпись, расшифровка и дата. Визой подтверждают, что документ проверили и он относится к делу, — это не согласие с просьбой, а отметка исполнителя.

Правило визирования приложений к справкам и служебным документам закрепляют в инструкции по делопроизводству компании: единой формы для всех организаций закон не устанавливает. Если инструкции нет, достаточно подписи автора записки на первом листе приложения рядом с отметкой «Приложение к служебной записке».

Частые ошибки

В строке «Приложение» написано «см. приложение», но не сказано, какое именно и на скольких листах.
На приложении нет даты и номера записки — через месяц не понять, к какому вопросу оно относилось.
Приложение пронумеровано вместе с запиской: при изъятии записки нумерация приложения ломается.
В записке перечислены документы, которых в комплекте нет: адресат ищет недостающий лист и откладывает решение.
Визу ставит не тот, кто готовил записку, а любой сотрудник отдела — виза теряет смысл.

Частые вопросы

Нужно ли приложение к служебной записке, если просьба простая?

Нет. Если в записке нет цифр и фактов, которые надо подтверждать, приложение не нужно: достаточно текста и подписи автора.

Можно ли приложить документ в электронном виде?

Можно, если в компании работает электронный документооборот: приложение прикрепляют к записке в системе, а в тексте пишут «Приложение: 1 файл». На бумаге в этом случае указывают, что приложение направлено в электронном виде.

Что писать, если приложений несколько?

Каждое получает свой номер: «Приложение: 1. … на 2 л. в 1 экз. 2. … на 1 л. в 1 экз.». На самих приложениях в отметке тоже ставят номер: «Приложение № 1 к служебной записке…».

Кто подписывает приложение — автор записки или руководитель?

Приложение, составленное автором записки, подписывает автор. Чужой документ не переподписывают: на нём ставят визу исполнителя. Руководитель выражает решение резолюцией на самой записке.

Сколько хранить записку вместе с приложением?

Столько же, сколько записку: срок зависит от содержания и закрепляется в номенклатуре дел компании по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Разлучать записку и приложение при хранении не стоит.

Когда приложения к запискам собираются вручную

Чтобы комплект документов собирался сам

Счета, коммерческие предложения и списки к каждой записке приходится искать, сверять и скреплять вручную. На это уходит время, а комплект всё равно приходит неполным.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие комплекты по шаблону: подтягивают документы из почты и учётных систем, проверяют суммы и приносят руководителю записку с приложениями на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»