Докладная записка: образец 2023

Докладная записка — внутренний документ, которым сотрудник сообщает руководителю о нарушении, срыве срока или другом событии, требующем решения. Ниже — бланк в Word и заполненный образец о систематических опозданиях менеджера.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Докладная записка

о систематическом нарушении трудовой дисциплины

16 ноября 2026 г. № 14

Менеджер отдела продаж А. А. Сидоров в ноябре 2026 года четыре раза опоздал на работу: 5, 9, 12 и 13 ноября — на 40 минут и более. Рабочий день в компании начинается в 9:00, время прихода фиксирует система контроля доступа.

Опоздания срывают утренние созвоны с клиентами: 9 и 12 ноября заявки двух клиентов остались без ответа до обеда. С Сидоровым проведена беседа 6 ноября, письменных объяснений он не представил.

Прошу рассмотреть вопрос о применении к А. А. Сидорову дисциплинарного взыскания. Выписка из системы контроля доступа и докладные старшего менеджера прилагаются.

Приложение: выписка из системы контроля доступа на 2 л. в 1 экз.; докладные старшего менеджера на 2 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Что такое докладная записка

Докладная записка — внутренний документ компании. Ею сотрудник сообщает руководителю о событии, которое тот должен знать и по которому должен принять решение: о нарушении дисциплины, срыве срока, поломке оборудования, конфликте с клиентом.

Единой формы в законе нет. Компания утверждает свой бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и номер, текст, подпись. Отдельные ведомства задают форму для своих случаев — например, приказ Росгвардии от 01.10.2025 № 356 устанавливает форму докладной записки при контроле за оборотом оружия.

Год в названии образца на форму не влияет: реквизиты и правила оформления те же, что и раньше, а дату и номер вы ставите свои.

Что указать в докладной записке

Адресата: должность, название компании или отдела, фамилию и инициалы в дательном падеже.
Автора: должность и фамилию с инициалами — от кого записка.
Название документа и заголовок к тексту: о чём записка, одной строкой.
Дату и регистрационный номер, если записки в компании регистрируют.
Текст: что произошло, когда и с кем, какие последствия и что уже сделано.
Просьбу: какое решение нужно от руководителя — взыскание, замена оборудования, продление срока.
Приложения: выписки, акты, докладные коллег — на скольких листах.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать докладную записку

Зафиксируйте факты. Даты, время, имена, номера заявок. Факты без оценок: «опоздал на 40 минут», а не «постоянно опаздывает».
Опишите последствия. Что из-за случившегося пострадало: клиент, срок, деньги, работа отдела.
Укажите принятые меры. Беседа, устное замечание, повторный инструктаж — всё, что уже сделали до записки.
Сформулируйте просьбу. Что именно должен решить руководитель: применить взыскание, заменить технику, перенести срок.
Приложите подтверждения. Выписки из системы доступа, акты, переписку с клиентом, докладные коллег.
Подпишите и передайте. Подпишите записку и передайте адресату или в канцелярию; копию оставьте себе с отметкой о получении.

Частые ошибки

Оценки вместо фактов: «халатно относится к работе» ничего не доказывает, а дата и время опоздания — доказывают.
Нет просьбы: руководитель не понимает, какое решение от него ждут.
Не указаны последствия — записку легко отложить: непонятно, почему это важно.
Записку путают со служебной: служебная чаще содержит просьбу или предложение по работе, докладная сообщает о событии и требует реакции.
Один документ на несколько разных нарушений: каждое событие описывают отдельной запиской.

Частые вопросы

Чем докладная записка отличается от служебной?

Докладная сообщает руководителю о событии и просит принять меры: нарушение, срыв срока, поломка. Служебная чаще содержит просьбу или предложение по рабочему вопросу — закупку, изменение процесса. Строгого деления закон не даёт: порядок задаёт инструкция по делопроизводству компании.

Чем докладная отличается от объяснительной?

Объяснительную пишет сам работник — по требованию работодателя он объясняет своё поведение. Докладную пишет другой сотрудник или руководитель и сообщает о случившемся. По статье 193 ТК РФ до применения взыскания работодатель требует письменное объяснение, и докладная часто становится поводом для такого требования.

Нужно ли брать объяснение до докладной?

Нет. Докладную пишут, когда событие уже произошло; объяснение работодатель запрашивает отдельно, до применения взыскания. В тексте записки полезно указать, запрашивали ли объяснение и что ответил работник.

Можно ли написать докладную записку от руки?

Да. Закон форму не устанавливает, поэтому рукописная записка с подписью имеет ту же силу, если в компании не утверждён обязательный бланк.

Нужна ли печать на докладной записке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает автор, а решение руководитель ставит резолюцией.

Сколько хранят докладные записки?

Срок зависит от содержания. Записки по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет сроки в своей номенклатуре дел.

Когда записки и разборы нарушений съедают рабочий день

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Докладные, объяснительные и служебные записки отнимают у руководителей часы: каждую надо прочитать, сверить с фактами и переслать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подтягивают данные из систем и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»