Регламент работы с документами в организации: образец

Регламент работы с документами описывает весь путь документа в компании: кто его готовит, как регистрируют, кто контролирует исполнение, где хранят и когда передают в архив. Ниже — готовый образец с пропущенными названиями компании и должностей, который можно принять приказом и работать по нему с первого дня.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Регламент работы с документами

в ООО «Ромашка»

№ 7

1. Общие положения. Настоящий регламент устанавливает единый порядок работы с документами в ООО «Ромашка»: подготовку, согласование, подписание, регистрацию, исполнение, текущее хранение и передачу в архив. Правила распространяются на бумажные и электронные документы независимо от носителя.

2. Кто за что отвечает. Ответственность за делопроизводство в целом несёт [должность]. Каждое подразделение назначает сотрудника, который готовит документы своего направления. Регистрацию ведёт [должность], контроль исполнения — [должность].

3. Подготовка и согласование. Автор готовит проект, согласует его с заинтересованными подразделениями и передаёт на подпись руководителю. Согласование оформляют визами на бумажном экземпляре или отметками в системе электронного документооборота.

4. Регистрация. Зарегистрировать документ нужно в день подписания. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера в течение календарного года. Незарегистрированные документы на исполнение не передают.

5. Исполнение и контроль. Срок исполнения указывают в резолюции руководителя. Если срок не указан, документ исполняют в течение [срок] рабочих дней. Исполнитель отмечает исполнение, а служба делопроизводства снимает документ с контроля.

6. Хранение и архив. Исполненные документы хранят в деле по номенклатуре дел в течение установленного срока. Документы с истёкшим сроком хранения уничтожают по акту, документы постоянного срока хранения передают в архив в порядке, установленном [локальный акт].

7. Заключительные положения. Регламент вступает в силу со дня утверждения. Изменения вносят приказом руководителя.

Утвердил

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Зачем компании регламент работы с документами

Без регламента каждый отдел ведёт документы по-своему: письма теряются, договоры подписывают без согласования, а на вопрос «где оригинал» никто не отвечает. Регламент убирает эти провалы: он закрепляет один маршрут документа и одного ответственного на каждом шаге.

Закон не требует регламента для коммерческой компании. Но если документы теряются или сроки срываются, инструкция по делопроизводству становится тем документом, на который ссылаются при разборе. Оформляют её как локальный нормативный акт и утверждают приказом руководителя.

Что включить в регламент

Общие положения: на какие документы распространяется и на какие нет — например, на документы с коммерческой тайной действует отдельный порядок.
Ответственные: кто ведёт делопроизводство, кто регистрирует, кто контролирует исполнение и кто отвечает за архив.
Маршрут документа: подготовка, согласование, подписание, регистрация, отправка, исполнение.
Правила оформления: какие реквизиты обязательны, по какому стандарту их оформляют, как присваивают номера.
Сроки: когда регистрируют документ, сколько даётся на исполнение, когда снимают с контроля.
Хранение: номенклатура дел, сроки хранения, порядок уничтожения и передачи в архив.
Электронный документооборот: в какой системе работают, чем подтверждают подпись, что считается оригиналом.

Как составить и принять регламент

Опишите, как документы идут сейчас. Пройдите путь от заявки до подшитого оригинала и запишите, где застревает и кто чего ждёт.
Назначьте ответственных. Один человек за делопроизводство, по одному в каждом подразделении. Без имени и должности правило не работает.
Пропишите сроки. Регистрация в день подписания, исполнение в срок из резолюции, передача в архив по номенклатуре дел.
Сверьте оформление с ГОСТ. Реквизиты документов оформляйте по ГОСТ Р 7.0.97-2025: он задаёт состав реквизитов, шрифты и расположение.
Утвердите приказом и ознакомьте сотрудников. Приказ вводит регламент в действие, а под подпись с ним знакомят всех, кто работает с документами.

Частые ошибки

Регламент списан с чужого и не описывает ваши процессы: сотрудники продолжают работать как раньше.
Нет ответственных по именам — правило «регистрирует секретариат» никого ни к чему не обязывает.
Сроки не указаны или указаны так, что их нельзя проверить.
Электронный документооборот в регламенте не упомянут, хотя часть документов уже подписывают электронной подписью.
Регламент принят, но сотрудников с ним не ознакомили — сослаться на него при разборе сложно.

Частые вопросы

Обязателен ли регламент работы с документами для ООО?

Для коммерческой организации обязанности нет. Регламент нужен, чтобы закрепить порядок внутри компании: кто отвечает за документ, в какие сроки его готовят и где хранят. Принятый локальный акт помогает при разборе спорных ситуаций.

Чем регламент отличается от инструкции по делопроизводству?

По смыслу это одно и то же: локальный акт о порядке работы с документами. Название выбирает компания. В госорганах и муниципалитетах такой документ часто называют инструкцией по делопроизводству.

По какому ГОСТ оформлять документы?

Состав реквизитов и их расположение задаёт ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов». Термины — ГОСТ Р 7.0.8-2025. Ссылку на стандарты вписывают в раздел о правилах оформления.

Сколько хранить документы?

Срок зависит от вида документа и указан в перечне типовых архивных документов, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел. Документы, нужные для расчёта и уплаты налогов, хранят 5 лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ.

Можно ли вести все документы только в электронном виде?

Электронно можно вести документы, для которых закон допускает такую форму. Для документов, подписанных электронной подписью, закрепите порядок хранения и подтверждения подписи; документы, для которых обязательна бумажная форма, сохраняйте на бумаге.

Кто утверждает регламент?

Руководитель компании — приказом. Если в ООО есть совет директоров и устав относит внутренние акты к его компетенции, регламент утверждает он.

Когда документы ходят сами, а не через вас

Передать рутину с документами ИИ-агенту

Согласования, регистрация и напоминания об исполнении съедают время руководителя и секретариата, хотя решения по ним уже приняты.

Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он разбирает входящие документы, сверяет реквизиты с регламентом, готовит проект резолюции и приносит на подпись. Проверяю на ваших настоящих документах.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»