Сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору

Сопроводительное письмо отправляют вместе с дополнительным соглашением: им передают подписанный экземпляр контрагенту или просят вернуть подпись. Ниже — бланк в Word и образец письма к соглашению об изменении срока оплаты.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Северный склад»

А. В. Смирнову

от ООО «Ромашка»

Сопроводительное письмо

к дополнительному соглашению № 3 к договору поставки от 12 марта 2026 г. № 47/П

16 ноября 2026 г. № 118

Направляю вам подписанный с нашей стороны экземпляр дополнительного соглашения № 3 от 16 ноября 2026 г. к договору поставки от 12 марта 2026 г. № 47/П. Соглашением срок оплаты по каждой партии продлевается с 10 до 20 календарных дней с даты приёмки товара.

Прошу подписать приложенный экземпляр, скрепить печатью и вернуть один экземпляр в наш адрес до 27 ноября 2026 г. Соглашение вступает в силу с даты подписания обеими сторонами и распространяется на поставки с 1 ноября 2026 г.

Приложение: дополнительное соглашение № 3 на 2 л. в 2 экз.

Автор письма

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Зачем письмо, если соглашение уже подписано

Дополнительное соглашение меняет условия договора: цену, сроки, объём поставки, ответственность. Пока соглашение не заключено в надлежащей форме, договор действует в прежней редакции, поэтому пересылка соглашения — не формальность, а шаг к тому, чтобы новые условия заработали.

Письмо решает три задачи: фиксирует, какие документы вы отправили и в каком количестве экземпляров, называет срок, к которому ждёте подпись, и оставляет у вас подтверждение отправки. Если контрагент потом скажет, что соглашения не получал, письмо с описью вложения или отметкой о вручении это опровергнет.

Что указать в письме

Реквизиты соглашения: номер, дату и договор, к которому оно относится.
Сколько экземпляров направляете и подписано ли соглашение с вашей стороны.
Что именно меняется — одной фразой, чтобы адресат сразу понял суть.
Срок, к которому просите вернуть подписанный экземпляр.
С какого момента соглашение вступает в силу и на какие поставки или платежи распространяется.
Способ ответа: почтовый адрес, электронная почта или система электронного документооборота.
Приложения: само соглашение, при необходимости — новая спецификация или счёт.

Как отправить соглашение контрагенту

Подпишите свои экземпляры. Подпишите оба экземпляра соглашения и поставьте печать, если компания её использует. Неподписанный экземпляр контрагент вправе не рассматривать.
Напишите письмо. Укажите реквизиты соглашения, что меняется, сколько экземпляров направляете и к какому сроку ждёте подпись.
Отправьте способом, который оставляет след. Заказное письмо с описью вложения, курьер с отметкой о вручении или электронный документооборот с подписью. Обычная почта без описи подтверждением не станет.
Дождитесь подписи. Если срок прошёл, а подписанный экземпляр не вернулся, уточните у контрагента, принял ли он новые условия: проверьте договорённости сторон и применимые требования к форме — в некоторых случаях согласие подтверждается обменом документами или исполнением предложения.
Подшейте документы. Подписанное соглашение и письмо с подтверждением отправки храните вместе с основным договором.

Когда соглашение ждёт подписи второй стороны

Если соглашение составили вы и отправляете его на подпись контрагенту, письмо меняется: в нём не «направляю подписанный экземпляр», а «направляю проект соглашения на подпись». Тогда же называют срок, к которому просите вернуть подписанный экземпляр, и предупреждают, что до заключения соглашения в надлежащей форме действуют условия договора в прежней редакции.

В этом случае приложите два экземпляра проекта, а не один: контрагенту нужен свой экземпляр с вашей подписью. Если соглашение меняет цену или объём, к нему прикладывают новую спецификацию — без неё соглашение останется без приложения, на которое ссылается.

Частые ошибки

Не указан договор, к которому относится соглашение: при нескольких договорах с одним контрагентом бумага теряет адрес.
В письме нет срока возврата подписи — соглашение лежит у контрагента месяцами, а вы считаете, что новые условия уже работают.
Отправили один экземпляр: контрагенту нечего вернуть, и у каждой стороны остаётся только копия.
Соглашение отправили обычной почтой без описи вложения — подтвердить отправку нечем.
В письме написано, что соглашение уже вступило в силу, хотя оно ещё не заключено в надлежащей форме.

Частые вопросы

Обязательно ли письмо, если соглашение отправляют по электронной почте?

Отдельное письмо не обязательно: реквизиты и просьбу о подписи можно изложить в самом сообщении. Но текст сообщения должен называть соглашение, договор и срок возврата подписи, а файл — быть подписанным. Для спора сохраните сообщение и подтверждение доставки.

С какого момента действует дополнительное соглашение?

С момента, указанного в самом соглашении. Обычно это дата подписания обеими сторонами, иногда соглашение распространяют на отношения, возникшие раньше. Если иной момент не согласован, обязательства изменяются с момента заключения соглашения — по пункту 3 статьи 453 ГК РФ.

Сколько экземпляров соглашения отправлять?

Столько, сколько подписывают стороны, — как правило, по одному для каждой. Один экземпляр остаётся у вас, второй возвращается с подписью контрагента. Если сторон три, экземпляров тоже три.

Что делать, если контрагент не возвращает подписанное соглашение?

Напомните письменно о сроке, указанном в сопроводительном письме. Проверьте, принял ли контрагент новые условия и соблюдена ли необходимая форма соглашения. Пока соглашение не заключено в надлежащей форме, действуют прежние условия договора. Если соглашение нужно для работы, предложите обменяться подписанными экземплярами через электронный документооборот — это быстрее почты.

Можно ли обойтись без бумаги и подписать соглашение электронно?

Можно, если стороны договорились об электронном документообороте или обменялись сканами с последующим обменом оригиналами. Тогда сопроводительное письмо заменяет сообщение в системе с файлом соглашения, а подтверждением служит отметка о подписании.

Соглашения и письма к ним тонут в переписке

Чтобы документы по договорам собирались без ручной пересылки

Соглашения, письма и подтверждения по каждому договору приходят в почту, мессенджеры и системы документооборота. Руководитель тратит время на то, чтобы понять, что подписано, а что ждёт подписи.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют реквизиты с договором и приносят руководителю готовое письмо и соглашение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»