Договор аренды автомобиля у физического лица юридическим лицом

Компания берёт машину у собственника-физлица, платит ему аренду и удерживает НДФЛ. Ниже — бланк договора и образец заполнения для аренды без экипажа, а также что меняется, если машина с водителем.

Бланк в WordWord, 12 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 69 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

г. Москва

ООО «Ромашка», именуемое в дальнейшем «Арендатор», в лице генерального директора П. П. Петрова, действующего на основании устава, с одной стороны

и И. И. Иванов, именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с другой стороны

Договор аренды транспортного средства без экипажа

с физическим лицом

«16» ноября 2026 г. № 14

1. Предмет договора. Арендодатель передаёт Арендатору во временное владение и пользование автомобиль Toyota Camry, 2021 года выпуска, VIN XW7BF4FK10S123456, государственный регистрационный знак А123ВС77, свидетельство о регистрации 77 12 № 345678, а Арендатор платит арендную плату и возвращает автомобиль в состоянии, в котором получил, с учётом нормального износа.

2. Арендная плата. За пользование автомобилем Арендатор платит 60 000 рублей в месяц не позднее 5-го числа месяца, следующего за расчётным. Арендатор как налоговый агент удерживает из этой суммы НДФЛ и перечисляет его в бюджет.

3. Экипаж и расходы. Автомобиль передаётся без экипажа: управляет им работник Арендатора. Расходы на топливо, стоянку, мойку и текущий ремонт несёт Арендатор, расходы на капитальный ремонт и страхование ОСАГО — Арендодатель.

4. Передача и возврат. Автомобиль передаётся по акту приёма-передачи в день подписания договора. При возврате стороны сверяют состояние автомобиля и показания одометра по тому же акту.

5. Срок и расторжение. Договор действует с 16 ноября 2026 года по 31 октября 2027 года. Каждая сторона вправе отказаться от договора, письменно предупредив другую сторону за 30 календарных дней.

6. Подписи сторон.

Арендатор

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Арендодатель

И. И. Иванов

____________ / паспорт 45 12 № 345678, выдан 12.03.2015, адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 1, кв. 2 /

Зачем компании договор с собственником машины

Компании не всегда выгодно покупать автомобиль: на балансе появляется имущество, налог и расходы на обслуживание. Проще взять машину в аренду у человека, у которого она есть, — сотрудника, руководителя или стороннего собственника.

Договор аренды автомобиля у физического лица юридическим лицом оформляют в двух видах: без экипажа, когда машиной управляет работник компании, и с экипажем, когда за руль садится сам собственник. От вида зависит, какие налоги и взносы платит компания и кто отвечает за машину в дороге.

Письменная форма обязательна: без неё компания не подтвердит расходы и не докажет право пользования машиной. Право собственности остаётся у физлица, а компания получает владение и пользование на срок договора.

Что проверить в документах на машину

Паспорт собственника и его ИНН — по ним компания считает НДФЛ и сдаёт отчётность.
Свидетельство о регистрации транспортного средства и паспорт транспортного средства: собственник в них должен совпадать с арендодателем.
Полис ОСАГО: в него нужно вписать водителей компании или оформить полис без ограничения числа водителей.
Отметку о залоге: сведения о залоге автомобиля проверяют в реестре уведомлений о залоге движимого имущества.
Согласие супруга, если машина куплена в браке, — для спокойствия сторон при спорах.
Акт приёма-передачи с состоянием кузова, пробегом и комплектацией.

Аренда без экипажа и с экипажем: в чём разница

Без экипажа компания получает только автомобиль и сажает за руль своего работника. Машина числится за арендатором, он же отвечает за её техническое состояние и расходы на обычную эксплуатацию, если договор не говорит иначе.

С экипажем собственник предоставляет машину вместе с водителем и сам отвечает за управление. Плата за пользование машиной и плата за услуги водителя в договоре разделяются: с арендной платы компания удерживает НДФЛ, а вознаграждение за управление облагается как выплата по договору оказания услуг, и с него начисляют страховые взносы.

Выбор зависит от того, кто будет ездить. Если машиной пользуется директор или менеджер, обычно берут аренду без экипажа. Если нужен именно водитель со своей машиной, оформляют аренду с экипажем.

Налоги с арендной платы

НДФЛ: компания как налоговый агент удерживает налог по прогрессивной шкале основной налоговой базы резидента: 13 % до 2,4 млн ₽, затем 15 %, 18 %, 20 % и 22 % с соответствующих частей превышения (п. 1 ст. 224 НК).
Страховые взносы: с арендной платы за машину без экипажа их не начисляют — выплата не связана с трудовыми отношениями и не входит в объект обложения (ст. 420 НК).
С экипажем: вознаграждение за управление автомобилем облагается взносами по общему тарифу, потому что это плата за услугу.
НДФЛ удерживают при выплате. Налог за период с 1-го по 22-е число перечисляют не позднее 28-го числа того же месяца, за период с 23-го по последнее число — не позднее 5-го числа следующего месяца; для конца декабря действует отдельный срок.
Собственник может применять НПД к доходу от аренды автомобиля, если компания не является его работодателем и не была им в течение двух лет после увольнения. Проверяйте статус самозанятого при каждой выплате.

Расходы на ремонт, топливо и страховку

Арендная плата уменьшает налог на прибыль, если договор оформлен письменно, машина используется в деятельности компании и расходы подтверждены.
Топливо и мойку компания списывает по путевым листам и чекам: они подтверждают, что машина работала на компанию.
При аренде автомобиля без экипажа текущий и капитальный ремонт по общему правилу выполняет арендатор. Распределение обязанностей уточняют в договоре.
ОСАГО оплачивает собственник как владелец машины, но договор может переложить расходы на компанию — тогда сумму учитывают в расходах при подтверждении.
Расходы на ремонт и страховку учитывают одинаково при аренде с экипажем и без него.

Как оформить договор аренды автомобиля у физлица

Сверьте документы на машину. Паспорт, свидетельство о регистрации, ПТС и полис ОСАГО должны быть на одного человека — арендодателя.
Выберите вид аренды. Без экипажа — если за руль сядет работник компании. С экипажем — если машиной управляет сам собственник.
Заполните бланк. Впишите данные машины, размер платы, срок, распределение расходов на ремонт и страхование.
Подпишите акт приёма-передачи. Зафиксируйте состояние кузова, пробег и комплектацию — при возврате споров будет меньше.
Настройте налоги. Поставьте выплаты в учёт как арендную плату, удерживайте НДФЛ и сдавайте отчётность по налоговому агенту.

Частые вопросы

Нужен ли договор аренды автомобиля с физическим лицом в письменной форме?

Да. Без письменного договора компания не подтвердит расходы на аренду и не докажет право пользования машиной. Акт приёма-передачи подтверждает, что машину действительно передали.

Начисляют ли страховые взносы на арендную плату за машину без экипажа?

Нет. Выплата собственнику за пользование автомобилем не связана с трудовыми отношениями и не входит в объект обложения взносами по ст. 420 НК. С аренды с экипажем взносами облагается плата за управление машиной.

Кто платит НДФЛ с арендной платы?

Компания как налоговый агент удерживает налог из суммы, которую платит собственнику. Собственник получает деньги уже за вычетом налога, а компания перечисляет его в бюджет.

Можно ли арендовать машину у самозанятого?

Можно. Если доход от аренды автомобиля подпадает под НПД, собственник платит налог сам, а компания не удерживает НДФЛ. НПД не применяется к доходу от текущего работодателя или бывшего работодателя в течение двух лет после увольнения. Статус самозанятого проверяют при каждой выплате.

Кто отвечает за вред, причинённый машиной в дороге?

При аренде без экипажа машиной управляет работник компании, и вред возмещает владелец источника повышенной опасности — компания как арендатор. При аренде с экипажем управляет собственник, и ответственность распределяется по договору и общим правилам.

Нужно ли вписывать машину в полис ОСАГО?

Да, водителей компании нужно вписать в полис или оформить ОСАГО без ограничения числа водителей. Без этого поездки на чужой машине незаконны, а расходы на страховку могут не принять.

Когда документы и налоги по аренде собираются вручную

Чтобы договоры и выплаты шли без ошибок

Договоры аренды, акты и расчёты налогов с выплат физлицам отнимают время у бухгалтерии и руководителя: каждую бумагу надо сверить с законом и не потерять сроки.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы и сроки и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»