Доверенность на подпись первичных документов: образец

Доверенность на подпись первичных документов даёт сотруднику или другому человеку право подписывать за компанию акты, накладные, счета-фактуры и договоры. Ниже — бланк и заполненный образец от организации с перечнем документов, сроком и образцом подписи.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, ОГРН 1157746123456

г. Москва

Доверенность

на подписание первичных документов и договоров

16 ноября 2026 г. № 7

ООО «Ромашка» в лице генерального директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании устава, настоящей доверенностью уполномочивает начальника отдела продаж Иванова Ивана Ивановича, паспорт 45 12 № 123456 выдан 12.03.2015 отделением УФМС России по г. Москве, на подписание от имени общества следующих документов:

— актов выполненных работ и актов приёма-передачи по договорам с покупателями и заказчиками; — товарных накладных и универсальных передаточных документов; — счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур; — договоров поставки, оказания услуг и подряда в пределах суммы, не превышающей 1 000 000 рублей по одной сделке.

Доверенность выдана на срок до 31 декабря 2027 года без права передоверия.

Образец подписи уполномоченного лица: И. И. Иванов

Руководитель организации

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

С доверенностью ознакомлен

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна доверенность на первичные документы

Первичный документ подтверждает хозяйственную операцию: накладная — передачу товара, акт — выполнение работ, счёт-фактура — отгрузку и сумму налога. Подписать такой документ за компанию может только тот, у кого есть полномочия, и подтверждают их доверенностью по статье 185 Гражданского кодекса.

Если полномочия сотрудника на подпись нельзя подтвердить, у контрагента могут возникнуть вопросы к акту или накладной, а расходы и вычеты окажутся под вопросом. Полномочия могут подтверждаться доверенностью и другими предусмотренными законом основаниями; последующее одобрение действий компанией также имеет значение. Руководитель подписывает первичные документы без доверенности — его полномочия следуют из устава и решения о назначении.

Что указать в доверенности

Наименование организации, ИНН, ОГРН и город составления.
Дату выдачи и регистрационный номер — без даты доверенность ничтожна (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Кто выдаёт: должность, фамилия, имя и отчество руководителя и основание полномочий — устав, решение общего собрания.
Кому выдаётся: должность, фамилия, имя, отчество и паспортные данные представителя.
Перечень документов: акты, накладные, универсальные передаточные документы, счета-фактуры, договоры — с ограничением по сумме сделки, если оно нужно.
Срок действия. Если срок не указан, доверенность действует один год со дня совершения (ст. 186 ГК РФ).
Право или запрет передоверия. По общему правилу передоверие допускается, только если оно разрешено в доверенности либо вынужденно для охраны интересов доверителя (п. 1 ст. 187 ГК РФ).
Образец подписи представителя и подпись руководителя.
Отметка об ознакомлении представителя — её ставит сам представитель.

Как оформить доверенность

Проверьте, нужна ли она. Если сотрудник подписывает документы постоянно, полномочия можно закрепить в трудовом договоре или приказе, но для контрагентов и проверяющих надёжнее отдельная доверенность.
Перечислите документы точно. Пишите виды документов, а не «все документы компании»: акты выполненных работ, товарные накладные, счета-фактуры, договоры поставки.
Ограничьте сумму. Если представитель подписывает договоры, укажите предельную сумму одной сделки — так проще контролировать расходы.
Установите срок. Укажите дату окончания или продолжительность доверенности. Если срок не указан, доверенность действует один год со дня совершения.
Подпишите и зарегистрируйте. Подпишите доверенность у руководителя, присвойте номер и занесите в журнал регистрации доверенностей.
Передайте копию контрагентам. Основные поставщики и покупатели должны получить копию доверенности или её реквизиты, чтобы знать, чья подпись законна.

Когда нужен нотариус

Доверенность на сделки, требующие нотариальной формы, — например, на отчуждение доли в ООО.
Доверенность на подачу заявлений о государственной регистрации прав на недвижимость.
Доверенность на распоряжение правами, зарегистрированными в реестрах, если закон требует нотариального удостоверения.
Для подписания первичных документов и обычных договоров поставки, подряда или услуг нотариус не нужен: достаточно простой письменной формы с подписью руководителя.

Частые ошибки

Нет даты выдачи — доверенность ничтожна по п. 1 ст. 186 ГК РФ.
Перечень документов слишком общий: «подписывать все документы» контрагент прочитает как отсутствие ограничений, а проверяющие — как повод усомниться в полномочиях.
Забыли указать паспортные данные представителя — при споре сложно доказать, что подписал именно он.
Не ограничили сумму по договорам — представитель может заключить сделку на любую сумму.
Доверенность не отозвали после увольнения сотрудника: по статье 188 ГК РФ она прекращается при отмене, а не автоматически при увольнении, поэтому отзыв оформляют отдельным документом.
Печать на доверенности не обязательна: пункт 4 статьи 185.1 ГК РФ требует подписи руководителя или уполномоченного лица, а общего требования о печати нет.

Частые вопросы

Нужна ли доверенность, если сотрудник подписывает документы по должностной инструкции?

Для внутренних документов достаточно приказа или должностной инструкции. Для документов перед внешними контрагентами надёжнее доверенность: она прямо называет, какие документы и на какую сумму сотрудник подписывает.

Можно ли выдать доверенность на подпись счетов-фактур?

Да. Счёт-фактуру подписывает руководитель или уполномоченное лицо; в счёте-фактуре указывают реквизиты доверенности, если её требует контрагент или внутренний порядок компании.

На какой срок выдают доверенность?

На любой, который укажет руководитель. Если срок не указан, доверенность действует один год со дня совершения (ст. 186 ГК РФ). Нотариальная доверенность на действия за границей без указанного срока действует до отмены доверителем.

Можно ли передоверить подписание документов?

Только если право передоверия указано в доверенности либо если это вынужденно для охраны интересов доверителя и доверенность не запрещает передоверие (п. 1 ст. 187 ГК РФ). Передоверие оформляют отдельной доверенностью.

Что делать, если сотрудник уволился?

Издать приказ об отмене доверенности, уведомить контрагентов и вернуть оригинал. Доверенность прекращается с отмены, а не с даты увольнения (ст. 188 ГК РФ).

Нужна ли печать организации на доверенности?

Нет. Пункт 4 статьи 185.1 ГК РФ требует подписи руководителя или лица, уполномоченного законом и учредительными документами; общего требования о печати нет.

Чем отличается доверенность на подписание договоров от доверенности на первичные документы?

Объёмом полномочий. Доверенность на первичные документы даёт право подписывать акты, накладные и счета-фактуры по уже заключённым сделкам. Доверенность на подписание договоров позволяет заключать сделки — обычно с ограничением по сумме.

Читать в журнале

Когда подписей и согласований становится слишком много

Чтобы документы собирались к подписи сами

Чем больше сотрудников подписывает документы, тем больше времени уходит на проверку полномочий, сумм и реквизитов.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы по шаблону, сверяют суммы и реквизиты с данными учёта и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»