Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: скачать бланк

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей — обязательный документ кадров. В ней записывают каждую бумажную трудовую, которую приняли от работника или выдали на руки. Ниже — бланк, порядок заполнения и ответы на частые вопросы.

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них

Начата: 01 января 2026 г.

Окончена: 31 декабря 2026 г.

Таблица: № п/п | Дата приёма или выдачи | Фамилия, имя, отчество работника | Серия и номер трудовой книжки или вкладыша | Должность, профессия | Подпись работника, принявшего или сдавшего книжку | Подпись ответственного лица

Ответственное лицо

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужна книга учёта движения трудовых книжек

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них фиксирует, когда бумажную трудовую книжку приняли от работника при приёме на работу и когда выдали на руки при увольнении. Без неё нельзя доказать, что книжка хранилась у работодателя и вернулась владельцу.

Порядок учёта установлен приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. По пункту 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает формы книг учёта бланков и движения трудовых книжек и вкладышей. Это два разных документа, и вести нужно оба.

Электронные трудовые книжки в книгу не записывают: учёт касается только бумажных бланков.

Что указать в книге

  • Порядковый номер записи.
  • Дату приёма или выдачи трудовой книжки.
  • Фамилию, имя и отчество работника.
  • Серия и номер трудовой книжки или вкладыша.
  • Должность или профессию работника.
  • Подпись работника, который сдал или получил книжку.
  • Подпись ответственного лица, принявшего или выдавшего книжку.

Как заполнить и оформить книгу

  1. Заведите книгу до первой записи. На титульном листе напишите название организации или ИП, дату начала. Когда книга закончится, укажите дату окончания.
  2. Пронумеруйте, прошнуруйте и заверьте. Требование п. 40 Порядка: листы нумеруют, книгу прошивают, концы нити выводят на последний лист и скрепляют подписью руководителя и печатью организации, если она есть.
  3. Записывайте каждую выдачу и приём. При приёме на работу — дату, когда работник сдал книжку; при увольнении — дату, когда получил на руки. Работник и ответственное лицо расписываются в своих графах.
  4. Исправляйте аккуратно. Зачёркивать и переписывать страницу нельзя. Ошибку исправляют по правилам делопроизводства: зачёркивают одной чертой, пишут верное и заверяют подписью.
  5. Храните книгу в кадровом деле. Книга относится к документам по личному составу и хранится по правилам архива организации.

Частые ошибки

  • Ведут одну книгу вместо двух: учёт бланков и учёт движения — разные формы по приказу № 320н.
  • Не прошивают и не заверяют книгу — тогда при проверке она не считается оформленной.
  • Записывают электронные трудовые книжки, хотя учёт ведут только по бумажным.
  • Забывают подпись работника при выдаче книжки — и потом нечем подтвердить, что её вернули.

Частые вопросы

Обязательна ли книга учёта движения трудовых книжек?

Да, если у работников есть бумажные трудовые книжки. Требования к учёту установлены приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, а форму книги работодатель разрабатывает самостоятельно. За нарушение порядка учёта возможна ответственность по трудовому законодательству.

Можно ли вести книгу в электронном виде?

Закон требует пронумеровать, прошнуровать и заверить книгу подписью руководителя и печатью. Поэтому на практике ведут бумажную книгу; электронный учёт можно держать дополнительно, но он не заменяет оформленную книгу.

Кто подписывает книгу?

Ответственное лицо — обычно работник отдела кадров — и работник, который сдал или получил трудовую книжку. Книгу в целом заверяет руководитель организации или ИП.

Что делать, если книга закончилась?

Заведите новую, укажите на титульном листе дату окончания старой и начала новой. Нумерация записей начинается заново.

Нужна ли печать на книге?

Печать ставят, если она есть у организации. Индивидуальный предприниматель может её не иметь — тогда достаточно подписи.

Когда кадровые бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы рутинные документы собирались сами

Книги, заявления и приказы по кадрам повторяются из месяца в месяц, и каждую запись нужно сверить с данными работника.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные с учётной системой и приносят руководителю готовое на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы