Уведомление работника об отпуске: образец и бланк

Уведомление об отпуске — документ, которым работодатель извещает работника о дате начала ежегодного оплачиваемого отпуска. По ч. 3 ст. 123 ТК РФ сделать это нужно под роспись не позднее чем за две недели до начала отпуска. Ниже — образец и бланк для заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Иванову Петру Сергеевичу

менеджеру отдела продаж

Уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска

по графику отпусков на 2026 год

16 ноября 2026 г. № 14-О

В соответствии с графиком отпусков на 2026 год, утверждённым приказом от 15.12.2025 № 42, и ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ ООО «Ромашка» уведомляет Вас о начале ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 14 календарных дней с 1 декабря 2026 года по 14 декабря 2026 года.

Прошу поставить подпись в получении уведомления не позднее чем за две недели до начала отпуска.

Уведомление вручил

Начальник отдела кадров

____________ / Е. А. Смирнова /

Уведомление получил

Менеджер

____________ / П. С. Иванов /

Зачем нужно уведомление об отпуске

Очерёдность отпусков определяет график, утверждённый не позднее чем за две недели до начала календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). График обязателен и для работодателя, и для работника. Но одного графика недостаточно: о времени начала отпуска работника нужно известить под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Роструд в письме от 21.05.2026 № ТЗ/3416-6-1 подтвердил: ознакомление с графиком под подпись не заменяет уведомление перед каждым отпуском. Работника, который уже видел график, всё равно извещают о дате начала отдыха.

Что указать в уведомлении

Наименование организации и её реквизиты (если бланк не на фирменном бланке).
Фамилию, имя, отчество работника и его должность.
Дату начала и окончания отпуска, его продолжительность в календарных днях.
Основание — график отпусков с датой утверждения и номером приказа.
Ссылку на ч. 3 ст. 123 ТК РФ.
Дату составления уведомления и его регистрационный номер.
Подпись работника с расшифровкой и датой получения.

Как оформить и вручить уведомление

Составьте уведомление не позднее чем за две недели до начала отпуска. Срок считайте по календарным дням: если отпуск начинается 1 декабря, уведомить нужно не позднее 17 ноября.
Укажите данные из графика. Перенесите даты и продолжительность отпуска из утверждённого графика. Если отпуск переносили, укажите реквизиты соглашения о переносе.
Вручите работнику под роспись. Работник ставит подпись, расшифровку и дату получения. Удобно вести журнал учёта уведомлений.
Если работник отказывается подписывать. Составьте акт об отказе в присутствии двух свидетелей. Такой акт подтвердит, что работодатель исполнил обязанность.
Издайте приказ о предоставлении отпуска. Уведомление фиксирует извещение, приказ — само предоставление отпуска. Заявление от работника при отпуске по графику не требуется (письмо Роструда от 21.05.2026 № ТЗ/3416-6-1).

Частые ошибки

Считают, что подписи в графике отпусков достаточно. Роструд разъяснил: нужно отдельное уведомление перед каждым отпуском.
Уведомляют позже чем за две недели до начала отпуска.
Забывают указать основание — график отпусков.
Не берут подпись работника или не составляют акт при отказе.
Путают уведомление с приказом: уведомление только извещает, приказ предоставляет отпуск.

Частые вопросы

Нужно ли уведомлять работника, если он уже ознакомлен с графиком отпусков?

Да. Роструд в письме от 21.05.2026 № ТЗ/3416-6-1 указал, что ознакомление с графиком не освобождает от обязанности известить работника о начале отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Можно ли уведомить по электронной почте?

Только если в организации введён электронный документооборот. Без этого уведомление должно быть вручено под роспись (ответ Онлайн Инспекции на вопрос № 245794).

Нужно ли заявление на отпуск, если отпуск по графику?

Нет. При отпуске по графику достаточно уведомления и приказа. Заявление нужно, если отпуск предоставляется вне графика (письмо Роструда от 21.05.2026 № ТЗ/3416-6-1).

Что грозит за неуведомление?

Нарушение трудового законодательства. По ст. 5.27 КоАП РФ должностных лиц штрафуют на сумму от 1 000 до 5 000 рублей, организацию — от 30 000 до 50 000 рублей.

Можно ли включить в график графу «с уведомлением ознакомлен»?

Такую графу можно добавить, но она не заменяет отдельное уведомление. Роструд считает, что извещать нужно перед каждым отпуском.

Когда кадровые документы отнимают время

Автоматизируйте рутину с ИИ-агентом

Уведомления, приказы и другие кадровые документы можно оформлять быстрее, если поручить рутину ИИ-агенту.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят документы по шаблонам, проверяют сроки и напоминают о важных датах.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»