Как заполнить доверенность на получение товара: образец

Товар у поставщика забирает либо сам руководитель, либо человек, которому компания это поручила. Директору достаточно паспорта, иногда поставщик просит ещё выписку из ЕГРЮЛ. Любому другому сотруднику, включая штатного, нужна доверенность — без неё поставщик вправе не отгружать товар.

Документ нужен в трёх случаях: представитель принимает груз на складе продавца, поставщик привозит товар в офис покупателя, отгрузка идёт на нейтральной территории. Если доставку выполняет транспортная компания, водителю выдают доверенность на приёмку груза или копию доверенности на транспортировку.

Форма М-2 — типовая межотраслевая форма доверенности на получение товарно-материальных ценностей. Бланк состоит из двух частей. Отрывной корешок остаётся в бухгалтерии выдавшей организации и служит подтверждением, что доверенность действительно выписывали. Основная часть с таблицей товаров едет к поставщику.

Доверенность составляют в одном экземпляре. Нотариус не нужен: достаточно подписей руководителя и главного бухгалтера. При передоверии доверенность по общему правилу удостоверяют у нотариуса. Исключения, в том числе для доверенностей, выдаваемых в порядке передоверия юридическими лицами и руководителями их филиалов и представительств, указаны в статье 187 ГК РФ.

Разберём пример заполнения доверенности М-2 на получение товара от ООО «Ромашка». Снабженец Петров едет на склад ООО «Поставщик» за партией по договору поставки от 1 октября 2026 года № 118.

В корешке бухгалтер пишет: доверенность № 47 от 16 ноября 2026 года, срок действия — 15 дней, по 30 ноября включительно. Кому выдана — начальнику отдела снабжения Петрову Петру Петровичу, паспорт 45 12 № 345678. Поставщик — ООО «Поставщик», склад № 3. Наряд — договор поставки от 1 октября 2026 года № 118.

Основная часть повторяет эти же данные и добавляет таблицу: 12 позиций, 48 мест, 1 240 кг. Внизу — подписи руководителя Иванова И. И. и главного бухгалтера Смирновой А. В. Петров расписывается в поле получателя и забирает основную часть с собой.

Тот же пример годится и как образец заполнения доверенности на получение ТМЦ по свободной форме: уберите отрывной корешок и таблицу, оставьте реквизиты, перечень ценностей и подписи — документ сохранит силу.

Правильно оформить доверенность на получение товара — значит пройти три шага: выбрать форму, заполнить её без пропусков и передать поставщику до отгрузки. Форму М-2 берут, когда удобен типовой бланк с корешком; свободную форму — когда нужен срок больше 15 дней или нескольких поставщиков сразу.

Перед отправкой машины сверьте доверенность с заявкой: совпадают ли получатель, поставщик, перечень товаров и дата. Если поставщик работает по электронному документообороту, уточните, принимает ли он бумажный бланк или ждёт машиночитаемую доверенность. Копию выданной доверенности храните в бухгалтерии вместе с корешком — по ней видно, кто и когда получал товар.

Для М-2 в указаниях обычно предусмотрен срок 15 дней. При регулярном получении товара можно установить подходящий срок в доверенности; если срок не указан, по общему правилу она действует год.

Разовая доверенность выдаётся на одну поставку. Если сотрудник регулярно получает товар у нескольких поставщиков, удобнее генеральная доверенность: она позволяет забирать ценности у разных контрагентов и подписывать сопроводительные документы. Такие доверенности регистрируют в отдельном журнале — по нему видно, кому и когда выдали документ и вернули ли его.

Если компании обмениваются электронными документами, вместо бумажной доверенности оформляют машиночитаемую доверенность — МЧД. Это электронный файл с подписью руководителя, по которому система контрагента проверяет полномочия представителя.

Бумажный бланк и МЧД не заменяют друг друга автоматически: если поставщик работает по электронному документообороту, уточните, какую форму он принимает. Для склада, где расписываются на бумажной накладной, обычно нужен бумажный экземпляр.