Инструкция по делопроизводству 2023 по новому ГОСТу: образец скачать бесплатно

Инструкция по делопроизводству — внутренний документ компании, который задаёт правила: кто и на каком бланке создаёт документ, какие реквизиты ставит, где регистрирует, сколько хранит. Ниже — бланк инструкции и образец раздела об оформлении приказов по ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Инструкция по делопроизводству

в ООО «Ромашка»

№ 12

1. Общие положения. 1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок подготовки, оформления, регистрации, хранения и использования документов в ООО «Ромашка». 1.2. Требования к оформлению реквизитов документов установлены по ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», введённому в действие с 18.08.2025. 1.3. Инструкция обязательна для всех работников общества.

2. Оформление приказов. 2.1. Приказы по основной деятельности оформляют на бланке приказа с продольным или угловым расположением реквизитов. 2.2. В приказе указывают: наименование организации, название вида документа, дату и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись. 2.3. Заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чём?» и начинается с предлога «О» или «Об»: «Об утверждении графика отпусков на 2027 год». 2.4. Текст приказа состоит из констатирующей части и распорядительной. Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» и делится на пункты; в каждом пункте указывают исполнителя и срок. 2.5. Приказ подписывает генеральный директор. Работников знакомят с приказом под подпись, если это требуется по содержанию приказа.

3. Регистрация и хранение. 3.1. Приказы по основной деятельности регистрируют в журнале регистрации приказов в день подписания; регистрационный номер присваивают в пределах календарного года. 3.2. Приказы по личному составу регистрируют отдельно от приказов по основной деятельности. 3.3. Сроки хранения документов определяют по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и закрепляют в номенклатуре дел общества.

Разработал

Секретарь-референт

____________ / А. А. Смирнова /

Согласовано

Юрисконсульт

____________ / Д. С. Орлов /

Что задаёт инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству — внутренний документ, по которому в компании создают, оформляют, регистрируют и хранят бумаги. В ней прописывают виды бланков, состав реквизитов, порядок согласования и подписания, правила регистрации и передачи дел в архив.

Единой обязательной формы инструкции закон не устанавливает. Оформление документов ведут по ГОСТ Р 7.0.97-2025: он введён в действие с 18.08.2025 приказом Росстандарта № 622-ст и заменил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Новый стандарт задаёт состав реквизитов, их расположение и правила оформления. Компания берёт ГОСТ за основу и закрепляет свои правила приказом руководителя.

Какие разделы включить

Общие положения: на кого распространяется инструкция и какими нормами установлены требования к документам.
Бланки компании: какие бланки есть, для каких документов каждый применяется, кто имеет право пользоваться бланком письма.
Оформление реквизитов: наименование организации, дата, регистрационный номер, место составления, адресат, подпись, гриф утверждения, отметки.
Оформление отдельных видов документов: приказов, служебных записок, протоколов, актов, писем.
Регистрация документов: где и в какой срок регистрируют, как присваивают номера, как ведут журналы.
Контроль исполнения: кто ставит на контроль, за сколько дней напоминает, как снимает с контроля.
Хранение и архив: как формируют дела, по какой номенклатуре, какие сроки хранения.

Как оформить приказ по ГОСТ Р 7.0.97-2025

Возьмите бланк приказа. Бланк приказа содержит наименование организации, вид документа и место составления; для приказов по личному составу часто заводят отдельный бланк.
Поставьте дату и номер. Дату пишут цифровым способом: день и месяц двумя парами цифр, год четырьмя цифрами. Регистрационный номер присваивают по журналу в пределах календарного года.
Напишите заголовок к тексту. Заголовок начинается с предлога «О» или «Об» и отвечает на вопрос, о чём приказ: «Об утверждении инструкции по делопроизводству».
Разделите текст на части. Констатирующая часть объясняет причину, распорядительная начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». В пунктах указывают действие, исполнителя и срок.
Подпишите и ознакомьте. Приказ подписывает руководитель или уполномоченное лицо. Работников знакомят с приказом под подпись, если это следует из его содержания.
Зарегистрируйте. Внесите приказ в журнал регистрации в день подписания и передайте копии исполнителям по списку рассылки.

Частые ошибки

Инструкцию скачивают с чужого сайта и оставляют в ней названия другой компании, должности и бланки, которых в компании нет.
Ссылаются на ГОСТ Р 7.0.97-2025, который введён в действие с 18.08.2025 приказом Росстандарта № 622-ст и заменил ГОСТ Р 7.0.97-2016.
В приказе нет заголовка к тексту или он сформулирован как «приказ о том, что…» вместо «Об утверждении…».
В распорядительной части нет исполнителя и срока — приказ нечем контролировать.
Инструкция утверждена, но не доведена до работников: о требованиях к оформлению знает только секретарь.

Частые вопросы

Какой ГОСТ действует для оформления документов?

ГОСТ Р 7.0.97-2025: он введён в действие с 18.08.2025 приказом Росстандарта № 622-ст и заменил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Стандарт устанавливает требования к оформлению организационно-распорядительных документов: состав реквизитов, их расположение, правила оформления бланков.

Обязательна ли инструкция по делопроизводству?

Закон не требует инструкции как отдельного обязательного документа. Компания вводит её сама, чтобы правила оформления и регистрации были одинаковыми у всех работников. Утверждают инструкцию приказом руководителя.

Чем инструкция по делопроизводству отличается от положения о документообороте?

Инструкция описывает, как оформить документ: реквизиты, бланки, подписи. Положение о документообороте описывает движение документов: кто создаёт, кто согласует, в какие сроки, где хранится. На практике оба документа часто объединяют в один.

Можно ли оформить инструкцию по ГОСТ Р 7.0.97-2025?

Да, инструкцию можно оформить по ГОСТ Р 7.0.97-2025. Он действует с 18 августа 2025 года и заменил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документы, оформленные по старому ГОСТу раньше, сохраняют силу, но новые документы оформляют по действующему стандарту.

Сколько хранить приказы по основной деятельности?

Срок устанавливают по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел.

Когда инструкция есть, а документы всё равно оформляют по-разному

Чтобы правила делопроизводства соблюдались сами

Инструкция описывает реквизиты и сроки, но приказы и записки по-прежнему собирают вручную: кто-то забывает заголовок, кто-то ставит дату словами, кто-то присылает проект без исполнителя и срока.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы по шаблону инструкции, проверяют состав реквизитов и приносят руководителю готовый проект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»