Номенклатура дел: бланк

Номенклатура дел — список всех дел компании на год: как называется каждое дело, какой у него индекс, сколько томов заведено и сколько его хранить. Ниже — бланк и образец заполнения по Правилам, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

№ 03-НД

г. Москва

на 2027 год

Номенклатура дел

на 2027 год

«15» декабря 2026 г.

Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения и номера статей по перечню | Примечание

01 | Переписка с контрагентами по договорам поставки | 3 | 5 лет, ст. 4.1 перечня | —

02 | Годовые отчёты и пояснительные записки к ним | 1 | Постоянно, ст. 3.2 перечня | ЭПК

03 | Личные карточки работников | 1 | 50 лет, ст. 4.4 перечня | —

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведённых в 2027 году: постоянного хранения — 1 дело, временного — 2 дела, в том числе с отметкой ЭПК — 1, переходящих — 0.

Руководитель организации

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Согласование с архивом

СОГЛАСОВАНО

____________ / Протокол ЭК от 20.12.2026 № 4 /

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел — перечень дел, которые заводятся в компании в течение календарного года. По ней документы раскладывают по папкам, а на обложке каждого дела пишут его индекс и заголовок из номенклатуры.

Составляют её в конце года на следующий год. Порядок установлен Правилами, утверждёнными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77: пункты 10–13 описывают состав, согласование и утверждение номенклатуры.

Без этого документа нельзя ни нормально искать бумаги, ни готовить их к сдаче в архив, ни уничтожать то, у чего истёк срок хранения.

Какие графы в бланке

Индекс дела — номер по номенклатуре. У структурных подразделений он составной: код отдела плюс порядковый номер дела, например 03-12.
Заголовок дела — что в папке лежит, коротко и точно: вид документа, автор, вопрос.
Количество дел, томов или частей — сколько папок заведено по этому заголовку в году.
Срок хранения и номера статей по перечню — сколько хранить и на какую статью типового перечня опирается срок.
Примечание — отметка ЭПК, пометки о переходящих делах, о передаче в архив.

Как заполнить бланк

Издайте приказ о подготовке. Назначьте ответственного за номенклатуру и срок, к которому подразделения сдают свои перечни дел.
Соберите перечни подразделений. Каждый отдел даёт свои заголовки дел и сроки хранения; ответственный сводит их в один документ.
Проставьте индексы. Присвойте отделам коды и нумеруйте дела внутри отдела по порядку: индекс должен быть понятен и уникален.
Сверьте сроки с перечнем. Срок и статью берите из типового перечня архивных документов; для кадровых бумаг — из своего отраслевого перечня.
Согласуйте и утвердите. Сводную номенклатуру утверждает руководитель. Организация — источник комплектования государственного или муниципального архива представляет её на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения, как правило, раз в пять лет.
Заполните итоговую запись. В конце года посчитайте, сколько дел постоянного и временного хранения заведено, сколько с отметкой ЭПК и сколько переходит на следующий год.

Частые ошибки

Заголовок дела пишут общими словами вроде «разные документы» — по такому заголовку дело не найти и не сдать в архив.
Срок хранения ставят на глаз, без статьи перечня, — при проверке нечем объяснить, почему дело уничтожили.
Номенклатуру делают один раз и не пересматривают, хотя состав дел и отделы за год изменились.
Забывают итоговую запись: без неё не видно, сколько дел заведено и какие переходят на следующий год.
Организация — источник комплектования архива не представляет номенклатуру на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения в установленных случаях.

Частые вопросы

Кто составляет номенклатуру дел?

Ответственный за делопроизводство — делопроизводитель или секретарь. Если в компании есть подразделения, их руководители готовят перечни своих дел, а ответственный сводит их в сводную номенклатуру.

Когда составляют номенклатуру на следующий год?

В конце текущего года. Конкретный срок устанавливает руководитель приказом о подготовке номенклатуры; к началу нового года документ должен быть утверждён.

Чем номенклатура дел отличается от описи дел?

Номенклатура — план на год: какие дела будут заведены и сколько их хранить. Опись — перечень уже сформированных дел, которые передают в архив. Сначала составляют номенклатуру, по ней заводят дела, а через год или несколько лет их описывают.

Нужно ли согласовывать номенклатуру с архивом?

Организация — источник комплектования государственного или муниципального архива представляет номенклатуру на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения, как правило, раз в пять лет. Организации, не являющиеся источниками комплектования, утверждают номенклатуру самостоятельно. Порядок согласования установлен пунктами 10–13 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Что делать с делами, которые не закончились за год?

Их переносят в номенклатуру следующего года как переходящие и указывают в итоговой записи. Например, личное дело работника или долгий судебный спор.

Когда перечень дел живёт только в таблице

Чтобы документы раскладывались по своим папкам

Номенклатура работает, когда каждый новый документ сразу попадает в нужное дело с правильным индексом. Вручную это держится на памяти секретаря и рассыпается при первом отпуске.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящие документы, определяют вид и вопрос, находят подходящее дело по номенклатуре и раскладывают бумаги по папкам с нужным индексом.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»