Опись документов: образец и бланк

Опись документов — перечень, в котором по порядку записаны передаваемые бумаги с указанием их вида, количества листов и других признаков. Она подтверждает, что именно вы передали и что приняла другая сторона. Ниже — бланк и образец заполнения для передачи документов в другую организацию.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, КПП 770101001

129085, г. Москва, ул. Образцова, д. 5, офис 12

Опись документов

передаваемых в ООО «Василёк» по договору оказания услуг № 17 от 12 марта 2026 г.

20 октября 2026 г. № 4

Настоящая опись составлена в двух экземплярах: первый остаётся у ООО «Ромашка», второй передаётся в ООО «Василёк» вместе с документами.

Документы передаются в связи с исполнением договора оказания услуг № 17 от 12 марта 2026 г. для проверки объёма и качества оказанных услуг.

Всего в описи поименовано 12 (двенадцать) документов на 34 (тридцати четырёх) листах.

Передал

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Принял

Генеральный директор ООО «Василёк»

____________ / П. П. Петров /

Что такое опись документов и зачем она нужна

Опись документов — это учётный перечень, в котором перечислены передаваемые бумаги с указанием их названий, дат, номеров и количества листов. Она нужна, чтобы зафиксировать состав и объём передаваемого, подтвердить факт приёма-передачи и потом отследить, где какой документ находится.

Опись составляют в разных случаях: при передаче дел в архив, при отправке пакета в госорган, при обмене документами с другой организацией, при сдаче личных дел в кадровое хранение. Единой обязательной формы для всех случаев нет: компании разрабатывают свою форму и закрепляют её в инструкции по делопроизводству. За основу берут рекомендации Росархива и ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Что указать в описи документов

Наименование отправителя: полное название организации, ИНН, КПП, адрес.
Дату и номер описи, если описи регистрируют в компании.
Основание передачи: договор, письмо, запрос госоргана — с номером и датой.
Название каждого документа, его дату и исходящий номер.
Количество листов каждого документа и общее число листов.
Количество экземпляров описи и кому какой предназначен.
Подписи передающей и принимающей сторон с расшифровкой.

Как составить опись документов для передачи другой организации

Определите, что передаёте. Соберите все документы, которые нужно передать, и проверьте, что они полные: нет пропущенных листов и приложений.
Пронумеруйте и опишите каждый. Присвойте каждому документу номер по порядку, укажите его название, дату, исходящий номер и количество листов.
Сверьте количество листов. Пересчитайте листы каждого документа и общее число. Ошибка в листах — частая причина споров при приёме-передаче.
Оформите шапку и основание. Напишите, кто передаёт и кому, по какому договору или письму. Это связывает опись с конкретной ситуацией.
Подпишите в двух экземплярах. Один экземпляр остаётся у передающей стороны, второй — у принимающей. Обе подписи подтверждают факт передачи.

Чем опись отличается от реестра передачи документов

На практике слова «опись» и «реестр» часто используют как синонимы, но есть разница в назначении. Опись подробно описывает каждый документ: его название, дату, номер, количество листов. Реестр чаще служит для быстрой передачи большого массива однотипных документов и содержит меньше граф — например, только номер, название и количество листов.

Если вы передаёте папку с договорами, актами и счетами, удобнее составить опись. Если передаёте сотни накладных или счетов-фактур, можно оформить реестр, а внутри него указать, что каждый документ поименован. Главное — чтобы принимающая сторона могла проверить комплектность и подтвердить подписью, что всё получила.

Частые вопросы

Обязательна ли опись при передаче документов в другую организацию?

Закон не требует описи при любой передаче. Но если вы передаёте документы по договору или в ответ на запрос, опись защищает обе стороны: она подтверждает, что именно было передано и в каком объёме. Без неё сложно доказать, что вы передали полный комплект.

Можно ли составить опись в свободной форме?

Да. Единой обязательной формы нет. Компания может разработать свой бланк и утвердить его приказом или инструкцией по делопроизводству. За основу удобно взять рекомендуемый образец из приложения к положению Банка России или форму из инструкции по делопроизводству вашего ведомства, если вы ей подчиняетесь.

Нужно ли нумеровать листы в самой описи?

Да, если опись содержит несколько листов. Листы описи нумеруют, а на последнем листе указывают общее количество листов описи. Это помогает не потерять часть перечня.

Кто подписывает опись?

Опись подписывают представители обеих сторон: тот, кто передаёт, и тот, кто принимает. Если стороны — организации, подписывают руководители или уполномоченные лица с указанием должности. Подпись заверяют расшифровкой.

Сколько экземпляров описи нужно?

Обычно два: один остаётся у передающей стороны, второй — у принимающей. Если документы передаются в госорган или архив, может потребоваться третий экземпляр для третьей стороны. Количество экземпляров укажите в самой описи.

Когда описи и реестры отнимают время у бизнеса

Чтобы документы собирались в опись автоматически

Составление описей вручную отнимает часы: нужно пересчитать листы, сверить названия и даты, проверить комплектность. Ошибка в листах или пропущенный документ создают риск при приёмке.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают описи и реестры по вашим правилам: проверяют наличие файлов, подставляют реквизиты, сверяют количество листов и готовят документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»