Опись документов: образец и бланк скачать в Word

Опись документов — перечень бумаг, которые вы кому-то передаёте: в архив, в суд, в другую компанию, в личное дело сотрудника. В перечне видно, что именно ушло и сколько листов, поэтому потом не приходится доказывать, что папка была полной. Ниже — бланк в Word и заполненный образец на передачу дел в архив.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Утверждаю: генеральный директор П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Опись документов

передаваемых в архив ООО «Ромашка» за 2026 год

16 ноября 2026 г. № 3

В архив передаются документы отдела продаж за 2026 год: приказы, договоры, акты и переписка с клиентами. Дела сформированы и пронумерованы, листы в каждом деле прошиты и заверены.

Всего в опись включено 14 дел, 236 листов. Приём-передачу подтверждают подписи сдающего и принимающего.

Приложение: акт приёма-передачи на 2 л. в 1 экз.

Сдал

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Принял

Заведующий архивом

____________ / А. С. Смирнова /

Что такое опись документов

Опись — это перечень бумаг с учётными данными: номер по порядку, заголовок дела или название документа, дата, количество листов. Она нужна, чтобы зафиксировать, что именно передали, и потом найти нужное дело по номеру.

Опись составляют в разных случаях: при сдаче дел в архив компании или в государственный архив, при отправке пакета в суд или в госорган, при передаче документов от одного сотрудника другому, при увольнении ответственного за делопроизводство. Единой обязательной формы для всех случаев закон не устанавливает: форму задаёт инструкция по делопроизводству компании или требования принимающей стороны.

Что указать в описи

Название организации и подразделения, чьи документы передаются.
Название документа, дату и регистрационный номер описи.
Номера по порядку — каждый документ или дело под своим номером.
Заголовок: что за документ или дело, за какой период, с какого по какой номер.
Количество листов в каждом деле и общий итог — цифрами и прописью.
Срок хранения, если опись идёт в архив.
Подписи того, кто сдал, и того, кто принял, с расшифровкой и датой приёма.

Как составить опись

Соберите документы в одном месте. Разложите по порядку: по датам, по номерам или по подразделениям — так, как их будет искать принимающая сторона.
Пронумеруйте листы. Проверьте, что в каждом деле листы прошиты и пронумерованы; число листов в описи должно совпадать с фактическим.
Заполните таблицу. По каждому пункту: номер, заголовок, дата, количество листов, срок хранения, если нужен.
Подведите итог. Посчитайте общее число дел и листов, запишите цифрами и прописью.
Подпишите и передайте. Подпишите опись в двух экземплярах: один остаётся у принимающего, второй с отметкой о приёме — у вас.

Чем опись отличается от реестра

Опись перечисляет документы и фиксирует их количество — она про состав и сохранность.
Реестр чаще ведут для учёта отправки или платежей: в нём есть дата отправки, адресат, иногда сумма.
В архив и на хранение сдают опись; реестр — рабочий документ для текущего учёта.
В компании может быть и то и другое: реестр — для отправки, опись — для сдачи дел.

Частые ошибки

Число листов в описи не совпадает с фактическим — при приёме дело возвращают на пересчёт.
Нет даты и номера описи — потом невозможно доказать, когда и что передали.
Заголовки вроде «разные документы» — по такой строке нужное дело не найти.
Один экземпляр без отметки о приёме: если папка потеряется, доказать передачу нечем.
Опись без подписи принимающего — документ не подтверждает приём-передачу.

Частые вопросы

Обязательна ли опись при передаче документов в архив?

Да, при сдаче дел в архив опись составляют: по ней архив принимает дела и ведёт их учёт. Форму архив обычно даёт свою — образцы описей публикуют государственные архивы, например архив документов по личному составу Свердловской области.

Можно ли составить опись в свободной форме?

Можно, если принимающая сторона не требует своей формы. В компании форму закрепляют в инструкции по делопроизводству; за основу берут рекомендации Росархива, в частности Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству, утверждённые приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.

Чем опись отличается от реестра документов?

Опись фиксирует состав и количество передаваемых дел, реестр — текущий учёт отправки или поступлений: кому, когда, что отправлено. Для сдачи в архив и на хранение нужна опись, для повседневной работы удобнее реестр.

Сколько экземпляров описи нужно?

Обычно два: один остаётся у принимающей стороны, второй с отметкой о приёме возвращают тому, кто сдал. Если опись утверждает руководитель, может понадобиться третий экземпляр для дела подразделения.

Нужна ли печать на описи?

Нет, если в компании не принято иначе. Опись подтверждают подписи сдающего и принимающего; печать ставят, когда этого требует принимающая сторона.

Когда перечни и описи собирают вручную

Чтобы документы собирались в опись сами

Опись на сотни дел собирают руками: сверить номера, пересчитать листы, проверить, что заголовок совпадает с делом. На это уходят дни, а ошибка в числе листов возвращает папку на пересчёт.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают документы по заданным правилам, сверяют реквизиты и готовят перечень к подписи.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»