Номенклатура дел структурного подразделения: образец и шаблон

Номенклатура дел структурного подразделения — это систематизированный перечень заголовков дел отдела с указанием сроков хранения. Она нужна, чтобы документы попадали в правильные папки, а потом находились в архиве. Ниже — образец заполнения и шаблон, по которому можно составить свою номенклатуру.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел продаж

Номенклатура дел

отдела продаж на 2027 год

15 декабря 2026 г. № 12

Индекс дела: 02-01. Заголовок дела: Положение об отделе продаж. Количество дел: 1. Срок хранения: постоянно. Примечание: —.

Индекс дела: 02-02. Заголовок дела: Приказы коммерческого директора по основной деятельности. Количество дел: 1. Срок хранения: постоянно. Примечание: —.

Индекс дела: 02-03. Заголовок дела: Договоры поставки товаров с поставщиками. Количество дел: 2. Срок хранения: 5 лет ЭПК, ст. 11 Перечня № 236. Примечание: после истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему.

Индекс дела: 02-04. Заголовок дела: Переписка с клиентами по вопросам продаж. Количество дел: 1. Срок хранения: 5 лет. Примечание: —.

Индекс дела: 02-05. Заголовок дела: Годовые отчёты отдела продаж. Количество дел: 1. Срок хранения: постоянно. Примечание: —.

Руководитель структурного подразделения

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Согласовано

Протокол ЭК структурного подразделения от 15.12.2026 № 3

____________ / /

Согласовано

Заведующий архивом

____________ / С. С. Сидорова /

Что такое номенклатура дел структурного подразделения

Номенклатура дел структурного подразделения — это перечень дел, которые отдел ведёт в течение года. В нём у каждого дела есть индекс, заголовок, количество томов, срок хранения и примечание. Такой перечень помогает раскладывать документы по папкам сразу, а не разбирать завалы в конце года.

Номенклатура дел подразделения — часть общей номенклатуры дел организации. Её составляет руководитель отдела или ответственный за делопроизводство, подписывает руководитель подразделения, согласует архив, а утверждает руководитель организации. Форму документа каждая компания может взять из инструкции по делопроизводству или из типового шаблона.

Какие графы заполнить

Индекс дела — номер по номенклатуре. Он состоит из кода подразделения и порядкового номера дела, например 02-01.
Заголовок дела — краткое и точное название папки: что за документы, за какой период, с кем переписка.
Количество дел (томов, частей) — сколько папок заведено по этому заголовку за год.
Срок хранения и номер статьи по перечню — постоянный, временный (с указанием срока) или с отметкой «ЭПК».
Примечание — например, о переходящем деле или о том, что дело ведётся в электронном виде.

Как составить номенклатуру дел отдела

Соберите состав документов. Выпишите все виды документов, которые создаёт или получает отдел: приказы, договоры, отчёты, переписку, журналы учёта.
Сгруппируйте по видам. Объедините документы одного вида и срока хранения в одно дело. Не смешивайте в одной папке приказы по основной деятельности и по личному составу.
Присвойте индексы. Код подразделения плюс порядковый номер. Внутри раздела ставьте сначала более важные дела с постоянным сроком хранения.
Определите сроки хранения. Возьмите срок из перечня типовых архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, или из отраслевого перечня.
Подпишите и согласуйте. Руководитель подразделения подписывает номенклатуру, архив согласует, руководитель организации утверждает. Согласование с экспертной комиссией нужно, если она есть в подразделении.

Частые ошибки

Заголовки дел слишком общие: «Разные документы» или «Переписка» — по ним невозможно найти нужную бумагу и определить срок хранения.
В одном деле соединяют документы с разными сроками хранения, например договоры (5 лет) и годовые отчёты (постоянно).
Не указывают статьи по перечню — архив не может проверить срок и возвращает номенклатуру на доработку.
Забывают включить журналы учёта и электронные документы, если они ведутся в отделе.
Номенклатуру подразделения не согласуют с архивом и не утверждают у руководителя организации — тогда она не имеет силы.

Частые вопросы

Кто составляет номенклатуру дел структурного подразделения?

Руководитель подразделения или назначенный им сотрудник, отвечающий за делопроизводство. Он собирает сведения о документах отдела, готовит проект, подписывает у руководителя и передаёт на согласование в архив.

На какой срок составляют номенклатуру дел?

Как правило, на календарный год. Если отдел только создан или в течение года появляются новые дела, номенклатуру можно дополнить: в конце года в неё вносят уточнения и составляют итоговую запись о количестве заведённых дел.

Обязательна ли номенклатура дел для коммерческой организации?

Коммерческие организации составляют номенклатуру дел по Правилам, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Компания, которая не является источником комплектования государственного или муниципального архива, утверждает её самостоятельно. Но без неё трудно организовать хранение документов и подготовить их к передаче в архив. Если компания ведёт делопроизводство по правилам архива, номенклатура становится внутренним обязательным документом.

Чем номенклатура дел подразделения отличается от сводной?

Сводная номенклатура охватывает все подразделения организации и утверждается руководителем организации. Номенклатура подразделения — её часть: перечень дел только этого отдела, который после согласования включается в сводную.

Что такое отметка ЭПК в сроке хранения?

ЭПК — экспертно-проверочная комиссия архива. Отметка означает, что часть документов в деле может иметь постоянный срок хранения, и по окончании дела комиссия решит, что оставить навсегда, а что уничтожить.

Когда бумаги отдела теряются в папках

Чтобы документы находились без перебора папок

Номенклатура дел помогает разложить документы по местам, но поиск нужного договора или акта всё равно занимает время, если папки хранятся в шкафу.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящие документы, находят нужный файл по названию или контрагенту и готовят подборку к запросу руководителя.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»