Журнал входящей и исходящей корреспонденции: образец скачать в Excel

Журнал корреспонденции — таблица, в которой отмечают каждое полученное и отправленное письмо: от кого, о чём, кому передано на исполнение и что сделано. Ниже — образец такого журнала в Excel: графы, порядок заполнения и частые ошибки.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

2026 год

Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции

образец таблицы для Excel

Начат 11 января 2026 г.

Графы входящих: номер по порядку, дата регистрации, дата и номер письма отправителя, отправитель, краткое содержание, кому передан документ, срок исполнения, отметка об исполнении.

Графы исходящих: номер по порядку, дата регистрации, адресат, краткое содержание, кто подписал, кому передан оригинал, отметка об отправке.

Нумерация входящих и исходящих — отдельная, в течение календарного года по порядку с 1.

Ответственный за делопроизводство

Секретарь

____________ / А. А. Смирнова /

Зачем вести журнал корреспонденции

Журнал нужен, чтобы в любой момент найти письмо, восстановить, когда оно пришло и кто его получил, и доказать, что компания ответила в срок. Без записи письмо теряется среди почты и вложений в мессенджерах.

Форму журнала закон не устанавливает. Компания закрепляет её в инструкции по делопроизводству, а реквизиты документов оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2025: дата, регистрационный номер, адресат, подпись. Журнал — это учётная таблица, а не сам документ, поэтому строгих требований к его графам нет.

Какие графы включить в реестр

Номер по порядку — отдельная нумерация для входящих и для исходящих, в пределах календарного года.
Дата регистрации — день, когда письмо получено или отправлено.
Дата и номер письма отправителя — для входящих, чтобы сослаться на него в ответе.
Отправитель или адресат — название организации, фамилия и инициалы.
Краткое содержание — одна строка: о чём письмо.
Кому передан документ на исполнение и срок исполнения.
Отметка об исполнении: дата ответа, номер исходящего.
Для исходящих — способ отправки и отметка о вручении, если она есть.

Как заполнять журнал

Заведите отдельные листы. На листе Excel — входящие, на втором — исходящие: так нумерация не путается, а фильтры работают по каждому потоку отдельно.
Регистрируйте в день получения. Письмо получает номер в день поступления: дата регистрации — это дата, когда письмо попало в компанию, а не дата на бланке отправителя.
Пишите краткое содержание. Одна строка по сути: «о продлении договора», «претензия по поставке». По ней письмо потом находят поиском.
Отмечайте исполнение. Когда готов ответ, впишите дату и номер исходящего — так видно, на какие письма ответили, а на какие нет.
Сохраняйте файл с датой. Копию журнала за месяц или квартал сохраняйте отдельным файлом: так проще восстановить запись, если таблицу случайно изменили.

Чем журнал отличается от реестра и номенклатуры дел

Реестр — это тот же список писем, но обычно за период или по одному контрагенту: реестр входящих документов за месяц, реестр исходящих писем по договору. Журнал ведут непрерывно в течение года, а реестр составляют выгрузкой из журнала, когда нужно передать список в суд, контрагенту или в архив.

Номенклатура дел — другой документ: перечень дел компании с индексами и сроками хранения. Журнал корреспонденции в неё включают как отдельное дело, а срок хранения определяют по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В инструкции по делопроизводству компания указывает свой срок.

Частые вопросы

Можно ли вести журнал корреспонденции в Excel?

Да. Закон форму не устанавливает, а Excel удобен: фильтры по отправителю и дате, отдельные листы для входящих и исходящих. Ведите файл на общем диске с ограничением прав, чтобы записи не правил кто угодно.

Нужна ли отдельная нумерация для входящих и исходящих?

Да, так принято в делопроизводстве: у входящих и исходящих свои номера, иначе в ответе нельзя однозначно сослаться на письмо. Нумерация обычно начинается заново с 1 января.

Что писать в графе «краткое содержание»?

Суть письма одной строкой: о чём просят, на что жалуются, что сообщают. Не пересказывайте весь текст — графа нужна для поиска, а не для замены самого письма.

Сколько хранить журнал корреспонденции?

Срок зависит от того, какие документы в нём учтены, и устанавливается по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел и инструкции по делопроизводству.

Чем журнал отличается от реестра писем?

Журнал ведут непрерывно в течение года и регистрируют в нём каждое письмо. Реестр — выгрузка из журнала за период или по одному контрагенту, её делают, когда список нужно кому-то передать.

Когда регистрация писем держится на одном человеке

Чтобы письма регистрировались сами

Журнал заполняется вручную, и стоит секретарю уйти в отпуск, как входящие копятся неразобранными, а сроки ответа проходят.

Я настраиваю ИИ-агента, который разбирает почту, вытаскивает отправителя, дату и суть письма и заносит строку в журнал — человеку остаётся проверить и отметить исполнение.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»