Акт об уничтожении документов: образец и бланк

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Ромашка»

А. А. Смирнов

«20» января 2026 г.

Акт об уничтожении документов

дел с истекшим сроком хранения

20 января 2026 г. № 3

Место составления: г. Москва.

Комиссия в составе: председатель — заместитель директора П. П. Петров, члены — начальник отдела кадров И. И. Иванова, главный бухгалтер С. С. Сидорова, назначенная приказом от 12 января 2026 г. № 2, составила акт о том, что отобраны к уничтожению как утратившие практическое значение документы за 2018–2019 годы согласно номенклатуре дел и перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Перечень документов: приказы о предоставлении ежегодных отпусков за 2018 год — 1 дело, 214 листов; табели учёта рабочего времени за 2018–2019 годы — 24 дела, 1 480 листов. Итого 25 дел.

Уничтожение произведено 20 января 2026 года путём измельчения в шредере. Акт составлен в двух экземплярах.

Председатель комиссии

Заместитель директора

____________ / П. П. Петров /

Члены комиссии

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

Что такое акт об уничтожении документов

Акт об уничтожении документов — внутренний документ компании. Им комиссия фиксирует, какие дела с истекшим сроком хранения отобраны и уничтожены, каким способом и когда. Без такого акта старые бумаги выбрасывать нельзя: если проверка или суд спросят, куда делось дело, подтвердить законность уничтожения будет нечем.

Унифицированной формы нет. Компания вправе утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству, а за основу обычно берут форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, из приложений к инструкциям по делопроизводству ведомств. Сроки хранения дел берут из перечня типовых архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и из номенклатуры дел компании.

Что указать в акте

Гриф утверждения: кто из руководителей утверждает акт, его подпись и дата.
Дату и регистрационный номер, место составления.
Состав комиссии: председатель и члены, должности и фамилии, реквизиты приказа о назначении комиссии.
Основание: перечень документов со сроками хранения и номенклатура дел компании.
Перечень дел: заголовок каждого дела, годы, количество листов, итоговое число дел цифрами и прописью.
Способ и дату уничтожения: измельчение, сжигание, удаление электронных файлов.
Подписи председателя и членов комиссии.

Как составить акт об уничтожении документов

Проверьте сроки хранения. Сверьте каждое дело с номенклатурой дел и перечнем Росархива от 20.12.2019 № 236. Уничтожать можно только то, чей срок истёк, и только после сверки.
Создайте комиссию. Приказом назначьте председателя и членов комиссии. Обычно в неё входят делопроизводитель, кадровик и бухгалтер.
Составьте перечень дел. Опишите каждое дело: заголовок, годы, число листов. Подведите итог числом дел цифрами и прописью.
Опишите способ уничтожения. Укажите, как именно уничтожили: шредер, сжигание, стирание файлов с сервера. Способ должен исключать восстановление.
Подпишите и утвердите. Акт подписывают члены комиссии и председатель, утверждает руководитель. Один экземпляр храните вместе с номенклатурой дел.

Частые ошибки

Уничтожают дела без акта: при проверке нечем подтвердить, что документ уничтожен законно.
В акте нет итога числом дел цифрами и прописью — документ легко оспорить.
Не указан способ уничтожения: непонятно, можно ли восстановить сведения.
В перечень попали дела, срок хранения которых не истёк, или дела постоянного хранения.
Акт подписал только руководитель, а комиссия не собиралась.

Частые вопросы

Обязателен ли акт об уничтожении документов?

Закон прямо не требует акта для любой компании, но без него нельзя доказать, что дело уничтожено правомерно. Проверяющие и суд смотрят на номенклатуру дел, перечень Росархива и акт. Поэтому его оформляют все, кто хранит кадровые и бухгалтерские документы.

Чем акт об уничтожении отличается от акта о выделении к уничтожению?

Акт о выделении к уничтожению составляют до уничтожения: в нём перечисляют дела, отобранные комиссией. Акт об уничтожении подтверждает, что дела уже уничтожены: в нём есть дата и способ уничтожения. На практике часто оформляют один документ, где есть и перечень, и отметка об уничтожении.

Кто подписывает акт об уничтожении документов?

Председатель и все члены комиссии, а утверждает руководитель компании. Если в компании есть экспертная комиссия или архив, её заключение тоже прикладывают.

Можно ли уничтожить электронные документы?

Да, если срок хранения истёк. В акте указывают, какие файлы и из какой системы удалены, кто это сделал и как исключено восстановление, например удаление из корзины и резервных копий.

Сколько хранить сам акт об уничтожении?

Постоянно. Акты о выделении дел к уничтожению входят в дело фонда, а его перечень Росархива относит к документам постоянного хранения (ст. 170 Перечня, утверждённого приказом от 20.12.2019 № 236). В номенклатуре дел компания этот срок только отражает.

Когда бумаги копятся быстрее, чем до них доходят руки

Чтобы разбор архива не занимал недели

Номенклатура, сроки хранения и акты — работа, которую откладывают до проверки или переезда. К этому моменту дел уже сотни, и вручную их не перебрать.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают документы по заданным правилам: определяют тип, сверяют срок хранения и готовят перечень дел к уничтожению — человеку остаётся проверить и подписать.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»