Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Запись о приёме — первая, которую новый сотрудник видит в своей трудовой книжке. Ниже — заполненный образец по графам, образец титульного листа и правила из Порядка ведения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 53 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

ООО «Ромашка»

Сведения о работе

запись о приёме на работу

16 ноября 2026 г.

№ записи — 1

Дата приёма — 16.11.2026

Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам

Приказ от 16.11.2026 № 14-к

Работник

С приказом ознакомлен

____________ / И. И. Иванов /

Каким документом руководствоваться

Правила ведения трудовых книжек устанавливает Порядок, утверждённый приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Он действует до 1 сентября 2027 года — в нём же собраны требования к записям о приёме, переводе и увольнении.

Запись о приёме вносят в раздел «Сведения о работе» не позднее 5 рабочих дней (п. 9 Порядка). Срок считают от даты приказа о приёме, а не от первого рабочего дня.

Работодатель вносит запись, если сотрудник продолжает вести бумажную книжку. Тем, кто выбрал электронные сведения о трудовой деятельности, книжку не заполняют — сведения о приёме передают в СФР по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа.

Как внести запись о приёме: по графам

Графа 3 — заголовок. Первой строкой в графе 3 пишут полное наименование организации, ниже — сокращённое, если оно есть в уставе. Это заголовок, порядковый номер в графе 1 у него не ставят. Если сотрудник принят к индивидуальному предпринимателю, вместо наименования организации указывают фамилию, имя и отчество предпринимателя.
Графа 1 — номер записи. Под заголовком в графе 1 ставят порядковый номер записи. Нумерация идёт сквозная по всем записям раздела «Сведения о работе»: следующая запись получит номер на единицу больше.
Графа 2 — дата приёма. Указывают дату приёма на работу, а не дату приказа и не дату, когда книжку заполнили. Формат — день и месяц двумя цифрами, год четырьмя: 16.11.2026.
Графа 3 — сама запись. Сначала структурное подразделение, если условие о работе в нём есть в трудовом договоре, затем должность, специальность или профессия с квалификацией. Запись начинается со слова «Принят» или «Принята» — по роду работника.
Графа 4 — основание. Здесь указывают дату и номер приказа о приёме: «Приказ от 16.11.2026 № 14-к». Без этой строки запись о приёме считается неполной.

Образец записи о приёме на работу

Сотрудник принят в отдел продаж менеджером по продажам с 16 ноября 2026 года, приказ № 14-к от той же даты.

Графа 1 — 1. Графа 2 — 16.11.2026. Графа 3 — «Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам». Графа 4 — «Приказ от 16.11.2026 № 14-к».

Над записью в графе 3 стоит заголовок: «Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»», под ним — «ООО «Ромашка»».

Как сделать запись о приёме к индивидуальному предпринимателю

Если работодатель — ИП, заголовком в графе 3 пишут его фамилию, имя и отчество полностью, без сокращений: «Индивидуальный предприниматель Петров Пётр Петрович».

Дальше запись обычная: «Принят на должность продавца», в графе 4 — дата и номер приказа. Структурное подразделение указывают, только если оно названо в трудовом договоре.

Остальные графы заполняют так же, как у организации: номер записи в графе 1, дата приёма в графе 2, основание в графе 4.

Как заполнить титульный лист трудовой книжки

Фамилию, имя и отчество пишут полностью, без сокращений, от руки или печатными буквами — как в паспорте.
Дату рождения указывают цифрами: день и месяц двумя цифрами, год четырьмя.
Образование и профессию вписывают на основании документа: аттестата, диплома, свидетельства. Уровень образования — «среднее общее», «среднее профессиональное», «высшее — бакалавриат» и так далее.
Профессию, специальность или направление подготовки записывают так, как они названы в документе об образовании.
Дату заполнения трудовой книжки ставят цифрами, подпись — владелец книжки, ниже — подпись лица, ответственного за выдачу.
Исправления на титульном листе не допускаются: неверную запись зачёркивают и рядом пишут правильную, а на внутренней стороне обложки повторяют верные сведения и заверяют их подписью и печатью организации.

Частые ошибки

Запись внесли позже 5 рабочих дней после приказа — это нарушение Порядка.
В графе 2 поставили дату приказа или дату заполнения книжки вместо даты приёма на работу.
Забыли заголовок с наименованием организации в графе 3 — запись считается неполной.
Наименование организации сократили произвольно, не так, как в уставе.
В графе 4 нет даты и номера приказа — запись о приёме не подтверждена основанием.
Запись сделали шариковой ручкой не того цвета или карандашом: по Порядку записи вносят ручкой с чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета.
Заполнили книжку сотруднику, который подал заявление о переходе на электронные сведения, — ему книжку не ведут.

Частые вопросы

За сколько дней нужно внести запись о приёме?

Не позднее 5 рабочих дней с даты приказа о приёме (п. 9 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Срок считают в рабочих днях, а не календарных.

Что писать в графе 3: «принят» или «назначен»?

По общему правилу — «Принят» или «Принята» по роду работника. «Назначен» используют, когда работника утверждают в должности решением органа компании, например директора общества.

Нужно ли указывать структурное подразделение?

Только если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор. Если в договоре подразделение не названо, в графе 3 его не пишут.

Можно ли внести запись о приёме, если сотрудник уже написал заявление о переходе на электронные сведения?

Если заявление написано при приёме, сначала вносят запись о приёме в бумажную книжку, затем — запись о переходе на электронные сведения и выдают книжку на руки. Так разъяснил Минтруд в письме от 31.07.2023 № 14-6/ООГ-5052.

Чем заполнять трудовую книжку?

Ручкой с чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета. Записи должны быть разборчивыми, без сокращений слов, кроме общепринятых. Карандаш и корректирующие средства не допускаются.

Что делать, если в записи о приёме нашли ошибку?

После последней записи поставьте следующий номер и дату, напишите «Запись за номером ... недействительна», затем внесите правильную запись о приёме и укажите её основание.

Читать в журнале

Когда кадровые бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы приём, приказы и записи собирались по шаблону

Приём на работу — это приказ, запись в трудовой, сведения в СФР и ещё несколько бумаг на каждого нового человека. На потоке что-то неизбежно теряется.

Я собираю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, сверяют данные сотрудника и приносят руководителю готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»