Акт об утрате документов: образец и бланк

Акт об утрате документов фиксирует, каких бумаг не хватает, при каких обстоятельствах это выяснилось и какие меры по розыску приняли. Ниже — бланк и образец заполнения для организации, которая снимает с учёта пропавшие документы.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Акт об утрате документов

о снятии с учёта документов, не найденных по результатам розыска

16 ноября 2026 г. № 7

В результате проверки наличия дел в архиве отдела продаж, проведённой с 9 по 13 ноября 2026 года, установлено отсутствие перечисленных ниже документов.

Принятые меры по розыску положительных результатов не дали: документы запрошены у сотрудников отдела, проверены папки на сервере и в бумажном архиве, направлены запросы контрагентам. В связи с этим считаем возможным снять документы с учёта.

Содержание утраченных документов может быть частично восполнено актами сверки с контрагентами и выписками по расчётному счёту за 2025 год.

Ответственный за учёт и хранение

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Члены комиссии

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем нужен акт об утрате документов

Акт об утрате документов — внутренний документ организации. Им фиксируют, что бумаг, которые должны быть в деле или в архиве, на месте нет, и что поиски не дали результата. Без такого акта документы числятся в номенклатуре дел как существующие, а на проверке или в споре нечем объяснить, почему их не предъявили.

Типовой формы, обязательной для всех компаний, закон не устанавливает. Форму акта об утрате документа дают ведомственные инструкции по делопроизводству — например, приложение № 22 к Инструкции Судебного департамента при Верховном Суде РФ, утверждённой приказом от 17.02.2017 № 25, и приложение № 47 к инструкции по делопроизводству в арбитражных судах. Компания может взять их за основу и утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству.

Что указать в акте об утрате документов

Наименование организации, дату и регистрационный номер акта.
Гриф утверждения руководителем, если акт утверждают, а не только подписывают.
Обстоятельства: в результате какой проверки или ревизии выявлено отсутствие документов, за какой период.
Перечень утраченных документов: номер, заголовок, дата, количество листов, предполагаемая причина отсутствия — таблицей или списком.
Итог: сколько документов утрачено — цифрами и прописью.
Какие меры по розыску приняли и с каким результатом.
Чем можно частично восполнить содержание утраченных документов: номера и наименования сохранившихся бумаг.
Должности, подписи и расшифровки ответственного за учёт и хранение и членов комиссии.

Как составить акт об утрате документов

Зафиксируйте, что документов нет. Проведите проверку наличия дел по номенклатуре или описи. Составьте служебную записку о том, что документов не оказалось на месте, — она запускает разбор.

Акт об утрате документов в архиве: что учесть

Проверяйте по описям и номенклатуре дел: в акте должны быть те же номера и заголовки, что и в учётных документах архива.
Укажите, за какие годы пропали дела и сколько листов было в каждом, — по описи это видно.
Если утрачены дела постоянного хранения, вопрос о снятии с учёта решает экспертная комиссия организации, а по некоторым категориям — и архивное учреждение.
Отметьте, какие дела можно восстановить по копиям, электронным версиям или документам контрагентов.
Храните акт вместе с номенклатурой дел и описями: он объясняет расхождение между учётом и фактическим наличием.

Акт об отсутствии документов в организации

Если документов нет не в архиве, а в текущем делопроизводстве — например, не нашли договор, счёт или кадровую бумагу, — акт составляют так же: описывают, что именно должно было быть, где это должно храниться и почему не найдено.

Случается, что документ не утрачен, а не создавался: договор заключали по переписке, приказ не издавали. Тогда правильнее составить акт об отсутствии документов с указанием причин — он покажет проверяющим или суду, что бумаги не прячут, а объясняют их отсутствие. Такой акт подписывают те, кто отвечает за участок работы, и утверждает руководитель.

Частые вопросы

Обязателен ли акт об утрате документов по закону?

Общей формы, обязательной для всех организаций, нет. Но без акта нельзя объяснить, почему документы числятся в учёте, а предъявить их невозможно. Ведомственные инструкции по делопроизводству дают форму акта об утрате документа, и компании часто берут её за образец.

Кто подписывает акт об утрате документов?

Ответственный за учёт и хранение документов и члены комиссии, проводившей проверку. Утверждает акт руководитель организации. Если в компании есть экспертная комиссия, её решение оформляют протоколом.

Что делать, если документы пропали из-за кражи или пожара?

Сначала зафиксируйте факт: при краже — заявление в полицию, при пожаре или затоплении — акт о происшествии от пожарной охраны или управляющей компании. Номер и дату этого документа укажите в акте об утрате — он подтвердит причину.

Можно ли восстановить утраченные документы?

Часть можно: копии у контрагентов, выписки из банка, электронные версии, данные из систем учёта. В акте перечислите, чем восполняется содержание утраченных бумаг, — это снижает последствия пропажи при проверке.

Нужно ли сообщать об утрате документов в налоговую?

Отдельного уведомления об утрате документов Налоговый кодекс не предусматривает. Но если пропали документы, по которым считали налог, при проверке придётся объяснять их отсутствие — акт и материалы розыска как раз для этого и нужны. При утрате персональных данных действуют правила о защите прав субъектов персональных данных.

Сколько хранить акт об утрате документов?

Срок зависит от того, какие документы утрачены: акт хранят столько же, сколько хранились бы сами документы по номенклатуре дел. Компания закрепляет срок в своей номенклатуре.

Когда бумаги теряются, а разбираться с этим ни у кого нет времени

Чтобы поиск и опись документов шли без ручной сверки

Сверять номенклатуру с фактическим наличием дел — работа на дни: папки, сканы, почта, запросы контрагентам. Пока её делают руками, пропажи всплывают через месяцы.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые сверяют документы по описи, находят расхождения и готовят черновик акта с перечнем отсутствующих бумаг — вам остаётся проверить и подписать.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»