Служебная записка: образец 2023

Служебная записка — внутренний документ, которым сотрудник просит, предлагает или сообщает что-то руководителю или коллегам из другого отдела. Ниже — бланк и образец заполнения с просьбой о командировке, оформленный по тем же правилам, что применяют с 2023 года.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о командировании в Казань

16 ноября 2026 г. № 14

Для подписания договора о поставке с ООО «Волга-Трейд» нужно согласовать условия на месте: стороны расходятся в сроках отгрузки и порядке приёмки товара. Переговоры назначены на 24 ноября 2026 года в Казани.

Прошу командировать меня в Казань с 23 по 25 ноября 2026 года на три календарных дня для переговоров с ООО «Волга-Трейд» и подписания договора. Проезд железнодорожным транспортом, проживание — гостиница «Казань» (счёт прилагаю).

Приложение: приглашение ООО «Волга-Трейд» от 10.11.2026 на 1 л. в 1 экз.; счёт гостиницы на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Что такое служебная записка

Служебная записка — внутренний документ компании. Ею сотрудник обращается к руководителю или в другой отдел: просит денег на закупку, предлагает изменить процесс, сообщает о проблеме, обосновывает командировку или списание.

Единой формы в законе нет. Компания утверждает свой бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов»: адресат, автор, название документа, дата и номер, заголовок к тексту, подпись. Образцы 2023 года, которые ходят по сети, собраны по тем же правилам — с 2023 года состав реквизитов не менялся, поменялся только номер ГОСТ.

Что указать в служебной записке

Адресата: должность и фамилию с инициалами в дательном падеже, не больше четырёх адресатов в одном документе.
Автора: должность и фамилию с инициалами — от кого записка.
Название документа и заголовок к тексту: о чём записка, одной строкой — «О командировании в Казань».
Дату подписания и регистрационный номер, если записки в компании регистрируют.
Текст в три части: основание, суть с фактами и датами, затем просьба или предложение.
Приложения: что прикладываете и на скольких листах.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать служебную записку

Определите адресата. Пишите тому, кто принимает решение: руководителю компании, начальнику другого отдела, в бухгалтерию.
Поставьте дату и номер. Дата — день подписания. Номер присваивает секретариат, канцелярия или система электронного документооборота по правилам компании.
Сформулируйте заголовок. Одна строка, отвечающая на вопрос «о чём?»: «О закупке ноутбуков», «О сбое в работе пропускной системы».
Начните с основания. Первый абзац — факты: что случилось или что предстоит и почему без этого не обойтись.
Сформулируйте просьбу. Абзац начинается со слов «прошу» или «предлагаю»: что сделать, сколько стоит, к какому сроку.
Приложите подтверждения. Счета, приглашения, коммерческие предложения — всё, что поможет решить без лишних вопросов.

Частые ошибки

Нет конкретной просьбы: записка описывает проблему, но не говорит, какое решение нужно.
Нет суммы и срока — руководителю приходится переспрашивать, и решение откладывается.
Записку путают с докладной: о нарушении дисциплины руководителю пишут докладную, а не служебную.
Несколько вопросов в одной записке: каждый вопрос лучше вынести в отдельную, чтобы решения не ждали друг друга.
Заголовок вроде «Важно» или «По работе»: заголовок к тексту должен называть вопрос.

Частые вопросы

Чем служебная записка отличается от докладной?

Докладную пишут руководителю, чтобы сообщить о событии или нарушении, — по вертикали. Служебную чаще пишут коллегам из другого отдела или руководителю с просьбой и предложением. Строгого правила закон не даёт: деление задаёт инструкция по делопроизводству компании.

Образец 2023 года ещё применим?

Да. Состав реквизитов служебной записки с 2023 года не менялся, а действующий ГОСТ Р 7.0.97-2025 повторяет прежние требования к адресату, дате, заголовку к тексту и подписи. Образец 2023 года можно брать за основу, если компания не утвердила свой бланк.

Можно ли написать служебную записку от руки?

Да. Закон форму не устанавливает, поэтому рукописная записка с подписью имеет ту же силу, если в компании не утверждён обязательный бланк.

Сколько адресатов можно указать?

Не больше четырёх в одном документе. Если решают несколько руководителей, каждому направляют свой экземпляр с тем же текстом.

Нужна ли печать на служебной записке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает только автор, а решение руководитель ставит резолюцией.

Сколько хранят служебные записки?

Срок зависит от содержания: записки по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет сроки в своей номенклатуре дел.

Когда записки и согласования съедают рабочий день

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Записки, заявки и согласования отнимают у руководителей часы: каждую надо прочитать, сверить с бюджетом и переслать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы по бюджету и приносят руководителю уже готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»