Журнал выезда и заезда автотранспорта: образец

Журнал регистрации транспортных средств, въезжающих на территорию, нужен, чтобы знать, кто и когда был на площадке. По нему охрана сверяет пропуска, бухгалтерия подтверждает время разгрузки, а служба безопасности разбирает спор: был ли подрядчик на объекте в тот день.

Обязательной формы для такого журнала закон не устанавливает. Компания сама решает, какие графы нужны, и закрепляет бланк в инструкции по пропускному режиму. Если объект охраняется по договору с частной охранной организацией, требования к записям обычно прописывают в этом договоре.

Готовый бланк журнала регистрации въезда и выезда автотранспорта можно скачать в Word или Excel и подогнать под свою площадку: добавить графу для номера пропуска, убрать графу с целью визита, расширить колонку примечаний. Скачанный файл распечатайте и прошейте, а на первой странице укажите организацию, объект и год.

Если готовый файл не подходит, начертите таблицу в обычной тетради: графы те же, а законной силы у рукописного журнала не меньше, если он прошнурован и подписан руководителем. Главное — заполнять его при каждом въезде и выезде, а не задним числом.

Записи ведёт дежурный по проходной, охранник или вахтёр — тот, кто фактически открывает шлагбаум. Водитель в журнале не расписывается: его данные проверяют по документам и пропуску.

Если журнал ведут в электронном виде, запись делает сотрудник охраны в системе пропусков, а время въезда и выезда фиксирует оборудование. Бумажный журнал при этом не нужен, но выгрузку из системы стоит сохранять: она заменяет записи при разборе.