Приказ о хранении документов в организации: образец

Приказ о хранении документов закрепляет, кто в компании отвечает за архив, где лежат бумаги и сколько их держать. Ниже — готовый текст приказа и бланк, который можно заполнить под свою организацию.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ № 27

г. Москва

Приказ

о хранении документов в организации

16 ноября 2026 г.

В соответствии с подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ и в целях обеспечения сохранности документов ООО «Ромашка» приказываю:

1. Назначить ответственным за хранение документов организации секретаря-делопроизводителя Смирнову Анну Павловну.

2. Утвердить номенклатуру дел организации на 2026 год согласно приложению № 1 к настоящему приказу.

3. Хранить документы по месту нахождения организации в помещении архива, оборудованном запирающимися шкафами. Выдачу документов из архива производить по служебной записке руководителя подразделения с отметкой в журнале выдачи.

4. Электронные документы хранить в информационной системе организации с резервным копированием не реже одного раза в рабочий день; доступ к копиям предоставлять по заявке ответственного за хранение.

5. Руководителям подразделений передавать законченные делопроизводством документы в архив в течение 10 рабочих дней после завершения дела.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

С приказом ознакомлены

Секретарь-делопроизводитель

____________ / А. П. Смирнова /

Зачем нужен приказ о хранении документов

Закон требует, чтобы документы, нужные для расчёта и уплаты налогов, хранились пять лет, если в Налоговом кодексе не установлен другой срок — это подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Для кадровых, бухгалтерских и производственных документов сроки задаёт перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Приказ переводит эти требования в правило компании: называет ответственного, место хранения, порядок выдачи и передачи дел в архив. Без такого приказа бумаги расходятся по кабинетам и столам сотрудников, а к проверке или суду нужный документ не находится.

Что прописать в приказе

Ответственного за хранение: должность и фамилию с инициалами, а не «отдел» без фамилии.
Номенклатуру дел — перечень дел с индексами и сроками хранения; её удобно оформить приложением к приказу.
Место хранения: помещение архива, запирающиеся шкафы, сейф для документов с персональными данными.
Порядок выдачи: кто и по какой заявке получает документ и где ставится отметка о выдаче.
Правила для электронных документов: где лежат файлы, как часто делается резервная копия, кто даёт доступ.
Срок передачи законченных дел в архив и кто контролирует исполнение приказа.

Как издать приказ

Составьте номенклатуру дел. Перечислите дела по подразделениям, поставьте индекс и срок хранения по перечню Росархива. Для документов по личному составу, бухгалтерских и налоговых сроки разные.
Назначьте ответственного. Подойдёт секретарь-делопроизводитель или сотрудник, который уже ведёт архив. Пропишите, что он делает: принимает дела, ведёт журнал выдачи, следит за сроками.
Опишите хранение электронных документов. Укажите систему, папки, частоту резервного копирования и порядок доступа. Электронные документы хранят в той же срок, что и бумажные аналоги.
Издайте приказ и ознакомьте сотрудников. Подпишите приказ у руководителя, ознакомьте ответственного и руководителей подразделений под подпись.
Проверяйте сроки раз в год. Сверяйте номенклатуру с фактическими делами: часть документов пора уничтожить по акту, новые виды — добавить.

Частые ошибки

Сроки хранения берут «на глаз»: пять лет для всех документов — неверно, для части кадровых документов срок 50 или 75 лет.
Ответственным назначают «бухгалтерию» без фамилии — при проверке непонятно, кто отвечает.
Не описывают электронные документы: файлы лежат на личных компьютерах и теряются при увольнении сотрудника.
Приказ издают, но номенклатуру дел не утверждают — хранить нечего сверять, и сроки остаются на бумаге.

Частые вопросы

Обязателен ли приказ о хранении документов?

Прямой обязанности издавать именно такой приказ закон не устанавливает. Но хранить документы организация обязана: налоговые — по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, остальные — по перечню Росархива. Приказ закрепляет ответственного и порядок, без него обязанность есть, а исполнения нет.

Сколько лет хранить бухгалтерские документы?

Данные бухгалтерского и налогового учёта и документы, нужные для исчисления и уплаты налогов, хранят пять лет, если НК РФ не устанавливает иной срок. Для отдельных документов перечень Росархива даёт более длительные сроки — их проверяют по номенклатуре дел.

Где хранить документы, если в компании нет архива?

В запирающихся шкафах в помещении, куда нет свободного доступа. Место хранения указывают в приказе, а выдачу фиксируют в журнале. Отдельная комната не обязательна, важнее ограниченный доступ и учёт.

Электронные документы хранят столько же, сколько бумажные?

Да, срок хранения зависит от вида документа, а не от носителя. Электронный документ с усиленной квалифицированной электронной подписью хранят в том же сроке, что и его бумажный аналог, вместе со сведениями о подписи.

Кто подписывает приказ о хранении документов?

Руководитель организации. Он же назначает ответственного и утверждает номенклатуру дел. Если приказ готовит секретарь или юрист, подпись руководителя всё равно нужна — без неё приказ не действует.

Когда документы ищут всем офисом

Чтобы нужный документ находился за минуту

Без порядка документы оседают в почте, мессенджерах и папках сотрудников: к проверке или сделке их собирают вручную, а часть не находится вовсе.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящие документы, раскладывают их по правилам и находят нужный по запросу — вместо перебора папок вручную.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»