Письмо о взаимозачёте денежных средств: образец

Письмо о зачёте денежных средств — документ, которым одна сторона сообщает другой, что закрывает встречные долги без перечисления денег. Ниже — образец письма и акт взаимозачёта, а также разбор: когда хватит письма, а когда без соглашения сторон не обойтись.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Василёк»

С. С. Сидорову

от ООО «Ромашка»

ИНН 7700000000

Письмо о зачёте встречных требований

между ООО «Ромашка» и ООО «Василёк»

16 ноября 2026 г. № 27

По договору поставки от 12 января 2026 г. № 5 ООО «Василёк» должно оплатить ООО «Ромашка» 480 000 рублей за партию товара, отгруженную по УПД от 20 октября 2026 г. № 118.

По договору аренды от 3 февраля 2026 г. № 11 ООО «Ромашка» должно оплатить ООО «Василёк» 300 000 рублей за аренду помещения за сентябрь — октябрь 2026 года.

ООО «Ромашка» заявляет о зачёте встречных требований на 300 000 рублей. После зачёта задолженность ООО «Василёк» по договору поставки составляет 180 000 рублей.

Прошу в течение 10 рабочих дней подписать приложенный акт взаимозачёта либо направить мотивированные возражения.

Директор ООО «Ромашка»

Генеральный директор

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужно письмо о зачёте

Письмо о зачёте денежных средств нужно, когда у двух компаний есть долги друг перед другом и платить их деньгами невыгодно или незачем. Вместо двух переводов стороны закрывают встречные требования на меньшую сумму.

Основание — статья 410 Гражданского кодекса: обязательство прекращается полностью или частично зачётом встречного требования, срок которого наступил. Для зачёта достаточно заявления одной стороны, если закон или договор не запрещает такой способ и не устанавливает иное.

Что указать в письме о зачёте

Реквизиты обеих сторон: наименование, ИНН, адрес, руководитель.
Основание вашего долга перед адресатом: договор, дата, номер, сумма, документ отгрузки или акт.
Основание долга адресата перед вами: тот же набор реквизитов.
Сумма зачёта цифрами и прописью и остаток задолженности после зачёта.
Дата, с которой зачёт считается произведённым.
Просьба подписать акт взаимозачёта или направить возражения в срок.
Приложения: акт, копии договоров, УПД или актов оказанных услуг, акт сверки.

Как оформить зачёт

Сверьте долги. Подпишите с контрагентом акт сверки: без подтверждённых сумм зачёт оспорят. Проверьте срок требования к контрагенту и возможность досрочно исполнить собственный долг, если срок его оплаты ещё не наступил.
Проверьте ограничения. Зачёт недопустим, если истёк срок исковой давности по требованию заявителя. Истечение срока по долгу, против которого заявляют зачёт, само по себе зачёту не препятствует. Зачёт также недопустим, если речь о возмещении вреда жизни и здоровью, о взыскании алиментов или о пожизненном содержании (ст. 411 ГК).
Напишите письмо. Укажите оба долга, сумму зачёта и остаток. Заявление должно быть получено другой стороной — иначе зачёт не считается совершённым.
Подпишите акт. Акт взаимозачёта фиксирует результат для бухгалтерии и на случай спора. В нём повторяют реквизиты договоров и суммы.
Сохраните подтверждение. Оставьте копию письма с отметкой о получении, квитанцию об отправке заказного письма или электронное подтверждение.

Когда письма мало

Заявление одной стороны работает, если оба долга бесспорны и встречны. Если контрагент возражает, долг не подтверждён документами или стороны хотят изменить сроки, заключается соглашение о зачёте — документ, который подписывают обе стороны.

Отдельный случай — зачёт в счёт предстоящих поставок или авансов: здесь удобнее соглашение, потому что стороны меняют не только суммы, но и порядок исполнения.

Частые вопросы

Обязательно ли согласие второй стороны для зачёта?

Нет, если оба требования бесспорны и встречны. По статье 410 ГК достаточно заявления одной стороны. Соглашение нужно, когда есть спор, разный размер требований с оговорками или стороны меняют условия договоров.

Можно ли зачесть долг, по которому истёк срок исковой давности?

Если давность истекла по требованию заявителя, односторонний зачёт не допускается. Если срок истёк по долгу, против которого заявляют зачёт, это само по себе зачёту не мешает.

Нужен ли акт взаимозачёта, если есть письмо?

Для бухгалтерии и суда акт удобнее: в нём обе стороны подтверждают суммы и дату зачёта. Письмо и акт обычно оформляют вместе.

С какого момента зачёт считается совершённым?

Заявление должно дойти до другой стороны. После этого обязательства по общему правилу считаются прекращёнными с момента, когда они стали способны к зачёту. Сохраните подтверждение доставки.

Как зачёт отражается в учёте?

Зачёт закрывает дебиторскую и кредиторскую задолженность на одну и ту же сумму. Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учёте зависит от договоров и НДС — его стоит согласовать с бухгалтером.

Читать в журнале

Когда зачёты и сверки держат деньги в оборот

Чтобы сверки и зачёты не тонули в переписке

Сверки с контрагентами, письма о зачёте и акты собираются вручную: бухгалтер сверяет суммы, менеджер ищет договоры, руководитель подписывает.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы по данным учётной системы и приносят готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»