Реестр путевых листов: образец заполнения

Реестр путевых листов — сводная таблица, куда построчно вносят каждый выданный путевой лист: номер, дату, водителя, автомобиль, показания одометра и расход топлива. Ниже — бланк реестра и журнала выдачи в Word и заполненный образец за месяц.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Реестр путевых листов за ноябрь 2026 г.

Реестр путевых листов

за ноябрь 2026 года

Составил: диспетчер С. С. Смирнова, 30 ноября 2026 г.

Реестр ведётся по путевым листам, выданным за месяц. Записи идут в порядке номеров путевых листов; каждый лист занимает одну строку.

Графы реестра: номер и дата путевого листа; фамилия и инициалы водителя; марка и государственный регистрационный номер автомобиля; показания одометра при выезде и возвращении; пробег; расход топлива по норме и фактически; подпись лица, принявшего лист.

Путевые листы хранятся вместе с реестром не менее пяти лет по месту нахождения организации.

Составитель реестра

Диспетчер

____________ / С. С. Смирнова /

Утвердил

Генеральный директор

____________ / А. А. Орлов /

Зачем нужен реестр путевых листов

Путевой лист — документ, по которому списывают топливо и подтверждают расходы на автомобиль. Каждый выданный лист надо учесть: без нумерации и сводной записи легко потерять лист, а вместе с ним и подтверждение расхода.

Реестр решает две задачи. Первая — учёт выдачи и возврата: видно, какой лист выдан, кому и когда вернулся. Вторая — сводка за период: по реестру бухгалтер списывает топливо и сверяет пробег, а руководитель видит, сколько машина прошла и сколько ушло горючего.

Обязательной формы реестра закон не устанавливает. Компания утверждает свою таблицу приказом руководителя и ведёт её в бухгалтерской программе или в Excel.

Что указать в реестре

Порядковый номер записи и номер путевого листа — они совпадают, если нумерация сквозная с начала года.
Дату выдачи и дату возврата путевого листа.
Фамилию и инициалы водителя, номер его водительского удостоверения.
Марку, модель и государственный регистрационный номер автомобиля.
Показания одометра при выезде и при возвращении, пробег за смену.
Расход топлива по норме и фактически, разницу.
Отметку о приёме листа: подпись и дату принявшего лица.

Как заполнять реестр

Присвойте номер. Нумеруйте путевые листы по порядку с начала года; в реестр переносите тот же номер, чтобы записи совпадали.
Заполните строку при выдаче. Внесите дату, водителя, автомобиль и показания одометра на выезде — до того, как машина ушла в рейс.
Допишите данные при возврате. Поставьте показания одометра на возвращении, посчитайте пробег и расход топлива, сверьте с нормами.
Проверьте и подпишите. Сверьте пробег с записями в путевом листе, поставьте подпись принявшего и дату.
Закройте месяц. Подведите итог за месяц: число листов, общий пробег, общий расход топлива; реестр утверждает руководитель.

Чем реестр отличается от журнала выдачи

Журнал выдачи путевых листов фиксирует только движение бланков: когда лист выдан, кому и когда возвращён. Его ведёт диспетчер или другое лицо, которое выдаёт бланки водителям.

Реестр шире: в него попадают ещё пробег, топливо и отметка о приёме. На практике удобно вести один документ — журнал выдачи с графами реестра: тогда не приходится дважды переписывать одни и те же данные.

Если в компании несколько автомобилей и водителей, реестр ведут отдельно по каждому автомобилю или одной таблицей с графой «автомобиль» — как удобнее сверять с бухгалтерией.

Частые ошибки

Номера в реестре не совпадают с номерами путевых листов — при проверке не сходится ни одна строка.
Показания одометра вносят со слов водителя, не сверяя с путевым листом: пробег расходится, топливо списывают неверно.
Реестр заполняют задним числом в конце месяца — теряются листы, а записи не совпадают с датами выездов.
Нет подписи принявшего лист: непонятно, кто проверил данные и когда лист вернулся.
Путевые листы хранят отдельно от реестра, и при проверке нечем подтвердить, что лист действительно был.

Частые вопросы

Обязателен ли реестр путевых листов?

Обязательной формы нет. Но путевой лист подтверждает расходы на топливо и работу автомобиля, поэтому компания сама утверждает порядок учёта листов приказом. Реестр — самый простой способ не потерять листы и свести их за период.

Кто ведёт реестр?

Тот, кто выдаёт путевые листы: диспетчер, механик, секретарь. В небольшой компании это делает бухгалтер или сам руководитель. Главное — одно ответственное лицо и подпись в каждой строке.

Сколько хранить реестр и путевые листы?

Путевые листы и реестр хранят не менее пяти лет по месту нахождения организации. Срок устанавливают по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и закрепляют в номенклатуре дел.

Можно ли вести реестр в Excel?

Можно. Таблица в Excel с теми же графами годится, если её распечатывают за месяц, подписывают и хранят вместе с путевыми листами. Многие бухгалтерские программы ведут такой реестр автоматически.

Нужно ли ставить печать на реестре?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает составитель и утверждает руководитель. Печать ставят, только если компания использует её по уставу или по решению руководителя.

Когда бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы путевые листы и реестр собирались без ручной сверки

Диспетчер вручную переносит номера, пробег и топливо из путевых листов в таблицу, а бухгалтер потом сверяет всё заново. На десятке машин это часы каждую неделю.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают путевые листы, переносят данные в реестр, сверяют пробег с топливом и приносят руководителю готовую сводку за месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»