Авансовый отчёт: образец заполнения и бланк АО-1

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отчёт за период с 10 по 16 ноября 2026 г.

Отдел продаж

Авансовый отчёт

№ 27 от 16 ноября 2026 г.

16 ноября 2026 г. № 27

Иванов Иван Иванович, табельный номер 014, менеджер по продажам.

Аванс на хозяйственные расходы — 12 000 руб. 00 коп. по расходному кассовому ордеру № 118 от 10 ноября 2026 г.

Израсходовано 11 480 руб. 00 коп. Остаток 520 руб. 00 коп. внёс в кассу по приходному кассовому ордеру № 96 от 16 ноября 2026 г.

Приложение: кассовые чеки и товарные чеки на бумагу, картридж и канцелярские товары — на 4 л. в 1 экз.

Подотчётное лицо

Менеджер по продажам

____________ / И. И. Иванов /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Что такое авансовый отчёт

Авансовый отчёт — первичный документ, которым сотрудник подтверждает, на что потратил деньги, выданные ему под отчёт. На его основании бухгалтерия списывает расходы и закрывает задолженность сотрудника перед компанией.

Правила выдачи наличных под отчёт и требования к отчёту устанавливает Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Обязательной формы закон не вводит: компания может применять унифицированную форму № АО-1, утверждённую постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55, или свой бланк с обязательными реквизитами первичного документа из статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Что указать в авансовом отчёте

Номер и дату отчёта, период, за который отчитывается сотрудник.
Фамилию, имя, отчество, табельный номер и должность подотчётного лица.
Сумму выданного аванса и документ, по которому деньги выдали: расходный кассовый ордер, платёжное поручение, корпоративная карта.
Назначение аванса: командировка, хозяйственные расходы, представительские, оплата услуг.
На оборотной стороне — таблицу расходов: номер и дата документа, наименование поставщика, сумма, счёт учёта и сумма по счёту.
Итог: сколько израсходовано, остаток или перерасход.
Подпись сотрудника, проверка бухгалтера, утверждение руководителем.

Как заполнить авансовый отчёт

Заполните лицевую сторону. Сотрудник пишет своё имя, должность и табельный номер, период отчёта, сумму аванса и документ, по которому её получил.
Перенесите расходы в таблицу. На оборотной стороне по порядку перечислите каждый подтверждающий документ: чек, накладную, акт, билет. Суммы — до копеек.
Подведите итог. Посчитайте израсходованную сумму и сравните с авансом: остаток сдаётся в кассу, перерасход возмещается сотруднику.
Приложите документы. К отчёту идут оригиналы чеков, квитанций и накладных. Без них расход не подтверждён, и бухгалтерия его не спишет.
Сдайте в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет отчёт, считает суммы по счетам учёта и передаёт руководителю на утверждение.

Частые ошибки

Нет подтверждающих документов или в чеке не видно, что куплено: расход не признают, а сумму удержат с сотрудника.
Сумма в отчёте не совпадает с суммой в чеке — из-за округления или опечатки бухгалтерия возвращает документ на переделку.
Отчёт сдан позже срока: срок сдачи авансового отчёта устанавливает руководитель (п. 6.3 Указания № 3210-У в ред. Указания № 5587-У), а по командировке отчитаться нужно в течение трёх рабочих дней после возвращения (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства № 749).
Расход не связан с работой: личные покупки в отчёт не включают, иначе компания не вправе учесть их в расходах.
Забыли указать счёт учёта — бухгалтеру приходится угадывать, куда отнести затраты.

Частые вопросы

Обязательно ли применять форму АО-1?

Нет. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, компания вправе утвердить свой бланк. Но у него должны быть все обязательные реквизиты первичного документа из статьи 9 закона № 402-ФЗ, иначе расход не подтвердить.

В какой срок сотрудник сдаёт авансовый отчёт?

Срок сдачи авансового отчёта устанавливает руководитель компании в приказе или положении о подотчётных суммах; по командировке отчёт сдают в течение трёх рабочих дней после возвращения. Если срок пропущен, деньги считаются задолженностью сотрудника.

Что будет, если сотрудник не подтвердил расходы?

Неподтверждённую сумму компания вправе удержать из зарплаты, если решение принято не позднее месяца со дня окончания срока возврата аванса и работник не оспаривает основания и размер удержания (ст. 137 ТК РФ); при каждой выплате удерживают не больше 20 % (ст. 138 ТК РФ). Без согласия сотрудник возвращает добровольно или через суд.

Можно ли выдать под отчёт деньги на карту?

Да. Указание № 3210-У разрешает перечислять подотчётные суммы на банковскую карту сотрудника, а также оплачивать расходы корпоративной картой. В отчёте указывают платёжное поручение или выписку по карте.

Нужна ли печать на авансовом отчёте?

Нет. Форма АО-1 печати не предусматривает: отчёт подписывают сотрудник и бухгалтер, а утверждает руководитель.

Как быть с расходами в валюте?

Сумму пересчитывают в рубли по официальному курсу Банка России на дату утверждения отчёта руководителем. Курс и дату указывают в отчёте.

Когда подотчётные деньги теряются в чеках и таблицах

Чтобы отчёты собирались без ручной сверки

Каждый авансовый отчёт — это десяток чеков, которые надо сверить с суммами, назначением и лимитом. У бухгалтерии на это уходят часы, а ошибки всплывают на проверке.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают присланные чеки и документы, сверяют суммы с выданным авансом и приносят бухгалтеру готовый отчёт на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»