Акт приёма-передачи ЭЦП

Акт приёма-передачи ЭЦП фиксирует, что сотрудник получил ключ электронной подписи и сертификат и теперь отвечает за их сохранность. Ниже — бланк и заполненный образец для передачи ключа сотруднику.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, ОГРН 1157746123456

г. Москва

Акт приёма-передачи электронной подписи

о передаче ключа электронной подписи и сертификата ключа проверки электронной подписи

16 ноября 2026 г. № 7

ООО «Ромашка» в лице генерального директора П. П. Петрова, действующего на основании устава, передало, а менеджер по продажам И. И. Иванов принял ключ электронной подписи и сертификат ключа проверки электронной подписи.

Сертификат ключа проверки электронной подписи: серийный номер 01A2B3C4D5E6F789, владелец — Иванов Иван Иванович, ИНН 770123456789, выдан удостоверяющим центром АО «УЦ» 10 ноября 2026 г., действует до 10 ноября 2027 г. Ключ записан на защищённый носитель Rutoken ЭЦП 2.0, серийный номер 1234567890.

Иванов И. И. ознакомлен с обязанностью не передавать ключ третьим лицам, хранить носитель в сейфе и немедленно сообщать об утере или компрометации ключа. Ключ передан в рабочем кабинете 16 ноября 2026 г.

Приложение: копия сертификата ключа проверки электронной подписи на 1 л. в 1 экз.

Передающая сторона

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Принимающая сторона

Менеджер по продажам

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужен акт приёма-передачи ЭЦП

Электронная подпись — это ключ, которым сотрудник подписывает документы от имени компании. Пока ключ у сотрудника, компания должна доказать, что передала его именно этому человеку и именно в эту дату. Акт приёма-передачи это фиксирует: кто получил, какой сертификат, на каком носителе и когда.

Закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ обязывает участников электронного взаимодействия обеспечивать конфиденциальность ключей и не допускать их использование без согласия владельца. Акт помогает выполнить это требование и защититься, если ключом подпишут лишнее.

Что указать в акте

Стороны: компания и сотрудник, который получает ключ, с должностями и реквизитами.
Сертификат ключа проверки электронной подписи: серийный номер, владелец, удостоверяющий центр, срок действия.
Носитель ключа: тип и серийный номер защищённого носителя, на который записан ключ.
Дата и место передачи ключа.
Обязанности сотрудника: не передавать ключ третьим лицам, хранить носитель в установленном месте, сообщать об утере или компрометации.
Подписи сторон с расшифровкой.

Как оформить передачу ключа сотруднику

Выпустите сертификат. Сотрудник получает сертификат ключа проверки электронной подписи в удостоверяющем центре или у доверенного лица компании.
Заполните акт. Внесите данные сертификата и носителя: серийные номера, срок действия, владельца.
Передайте ключ. Запишите ключ на защищённый носитель и передайте сотруднику лично. В акте укажите дату передачи.
Ознакомьте с обязанностями. Сотрудник ставит подпись, что ознакомлен с правилами хранения и запретом передачи ключа.
Храните акт. Акт храните в деле сотрудника или в отделе кадров. Копию сертификата приложите к акту.

Частые ошибки

В акте нет серийного номера сертификата — невозможно доказать, какой именно ключ передан.
Не указан носитель: сотрудник получил ключ на флешке, а в акте только подпись.
Акт подписан только сотрудником, без представителя компании.
Сотрудник не ознакомлен с обязанностью сообщать об утере ключа — компания узнаёт о компрометации поздно.
Акт не хранится: при споре нечем подтвердить передачу.

Частые вопросы

Обязателен ли акт приёма-передачи ЭЦП по закону?

Прямой обязанности в законе нет. Но акт подтверждает передачу ключа и помогает выполнить требование статьи 10 закона № 63-ФЗ о конфиденциальности ключей. Без акта компания не докажет, что ключ передан сотруднику и что он отвечает за его сохранность.

Можно ли передать ключ по акту, подписанному электронной подписью?

Да, если стороны договорились об электронном документообороте. Акт можно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью обеих сторон. Тогда бумажный экземпляр не нужен, но хранить электронный акт нужно так же, как бумажный.

Что делать, если сотрудник потерял ключ?

Прекратите использовать ключ. Если его конфиденциальность нарушена, уведомите удостоверяющий центр и других участников электронного взаимодействия не позднее одного рабочего дня со дня, когда узнали об этом. Обратитесь в удостоверяющий центр для прекращения действия сертификата и выпуска нового. По акту видно, какой ключ был у сотрудника, — это ускоряет разбирательство и помогает доказать, что компания не подписывала документы после утери.

Нужно ли оформлять акт при увольнении сотрудника?

Да, при увольнении ключ возвращают компании. Оформляют акт приёма-передачи ключа от сотрудника компании или уничтожают носитель с составлением акта. Это фиксирует, что сотрудник больше не может подписывать документы.

Сколько хранить акт приёма-передачи ЭЦП?

Срок хранения зависит от внутреннего перечня дел компании. Обычно акты хранят не меньше срока действия сертификата и ещё несколько лет, чтобы при споре подтвердить передачу ключа. Конкретный срок закрепите в номенклатуре дел.

Когда подписи и согласования съедают рабочий день

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Акты, заявки и согласования отнимают у руководителей часы: каждую бумагу надо проверить, сверить с данными и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют реквизиты и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»