Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Доверенность на подписание документов ЭЦП от имени юридического лица

Квалифицированную электронную подпись организация получает на руководителя. Остальные сотрудники подписывают документы от имени компании своей личной подписью и машиночитаемой доверенностью. Ниже — что в ней указать, как оформить и где хранить, чтобы контрагент и налоговая приняли подпись.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Доверитель: ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, ОГРН 1157746123456

в лице генерального директора П. П. Петрова, действующего на основании устава

Представитель: начальник отдела продаж И. И. Иванов, ИНН 770123456789, СНИЛС 123-456-789 00

Сертификат ключа проверки электронной подписи: 01a2b3c4d5e6f7a8, выдан УЦ ФНС России, действует до 12 марта 2027 г.

Машиночитаемая доверенность

на подписание электронных документов от имени ООО «Ромашка»

16 ноября 2026 г. № МЧД-14

Настоящей доверенностью ООО «Ромашка» уполномочивает Иванова И. И. подписывать своей квалифицированной электронной подписью от имени общества электронные документы: счета-фактуры, универсальные передаточные документы, акты, договоры и соглашения с контрагентами, а также переписку по ним.

Представитель вправе подписывать документы в информационных системах операторов электронного документооборота, на электронных торговых площадках и в сервисах ФНС России, в том числе сдавать налоговую и бухгалтерскую отчётность.

Доверенность действует по 31 декабря 2027 года. Полномочия по подписанию налоговой отчётности действуют по 31 декабря 2026 года.

Доверенность может быть отозвана доверителем в любой момент. Об отзыве доверитель уведомляет представителя и операторов систем, в которых действует доверенность.

Доверитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужна машиночитаемая доверенность

Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи удостоверяющий центр ФНС России выдаёт организации на её руководителя. Подпись остальных сотрудников — личная: она подтверждает, что документ подписал конкретный человек, но не говорит, что он вправе действовать от имени компании.

Эти полномочия подтверждает машиночитаемая доверенность — электронный документ в формате XML. Программа контрагента, налоговой или электронной площадки считывает её автоматически и сверяет: кто доверитель, кто представитель, что именно ему разрешено и до какого срока. Без действующей доверенности подпись сотрудника от имени организации юридической силы не имеет.

Понятие машиночитаемой доверенности введено Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». С 1 сентября 2024 года представитель компании или предпринимателя при использовании квалифицированной электронной подписи применяет собственный сертификат физического лица и машиночитаемую доверенность.

Что указать в доверенности

  • Доверителя: полное наименование, ИНН и ОГРН организации, а также руководителя, который действует от её имени.
  • Представителя: фамилию, имя, отчество, ИНН, СНИЛС и отпечаток сертификата его электронной подписи.
  • Полномочия: какие документы и в каких системах представитель вправе подписывать. Чем точнее перечень, тем меньше поводов отказать в приёме подписи.
  • Срок действия доверенности и отдельно — срок для каждого полномочия, если они разные.
  • Возможность и порядок передоверия, если представитель будет передавать полномочия дальше.
  • Порядок отзыва доверенности.

Как оформить доверенность

  1. Определите полномочия. Решите, что сотрудник подписывает: только первичные документы с контрагентами, только отчётность или и то и другое. От этого зависит перечень в доверенности.
  2. Выберите формат. Для обмена через операторов электронного документооборота, площадки и сервисы ФНС используют формат XML по требованиям, которые публикует ФНС России. Для отдельных систем оператор или ведомство задаёт свою форму.
  3. Заполните документ. Внесите данные доверителя и представителя, отпечаток сертификата, полномочия и сроки. Проверьте ИНН и СНИЛС: ошибка в них делает доверенность недействительной для системы.
  4. Подпишите. Доверенность подписывает руководитель своей квалифицированной электронной подписью — той, что выдана организации. Без его подписи документ недействителен.
  5. Передайте и сохраните. Отправьте доверенность представителю и разместите в системе, где он работает. Копию храните у себя: при споре она подтвердит объём полномочий.

Частые ошибки

  • Выдают доверенность на подпись документов вообще, без перечня систем и видов документов: контрагент не может проверить полномочия и отказывает в приёме.
  • Указывают неверный отпечаток сертификата или СНИЛС — система не находит представителя.
  • Забывают про срок: доверенность без срока действует год со дня совершения, и об этом легко забыть при продлении.
  • Оформляют доверенность от имени организации, а подписывает её сотрудник без полномочий: нужна подпись руководителя или лица, уполномоченного уставом.
  • Не отзывают доверенность при увольнении сотрудника: полномочия продолжают действовать, пока доверенность не отменена.

Частые вопросы

Кто может выдать доверенность от имени организации?

Руководитель, действующий без доверенности, — как правило, генеральный директор. Доверенность от имени юридического лица подписывает руководитель или лицо, уполномоченное на это законом и учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

Обязательно ли оформлять доверенность в электронном виде?

Если сотрудник подписывает электронные документы от имени компании своей личной подписью, доверенность нужна в машиночитаемом виде — её проверяет система. Бумажная доверенность для этого не подходит: программа её не прочитает.

Можно ли выдать одну доверенность на несколько сотрудников?

Нет, машиночитаемая доверенность оформляется на одного представителя. На каждого сотрудника, который подписывает документы от имени компании, нужна отдельная доверенность со своим сертификатом.

Что будет, если подписать документ без доверенности?

Подпись не подтвердит полномочия, и контрагент или налоговая вправе не принять документ. Для налоговой отчётности это означает, что она считается непредставленной, а организация рискует штрафом по ст. 119 НК РФ.

Как отозвать доверенность?

Доверитель отменяет доверенность и уведомляет об этом представителя и известных третьих лиц (п. 1 ст. 189 ГК РФ). В системах электронного документооборота отзыв оформляют через ту же систему, где действовала доверенность.

Доверенности, подписи и доступы копятся без учёта

Чтобы полномочия не терялись между сервисами

Когда сотрудников много, а систем ещё больше, доверенности и сертификаты живут в почте и папках: кто что подписывает, до какого срока и что отозвано — неясно.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые следят за сроками доверенностей и сертификатов, собирают документы по шаблону и напоминают, когда полномочия пора продлить или отозвать.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы