Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Приказ о выдаче ключей от помещений: образец

Приказ о выдаче ключей закрепляет, кто из сотрудников имеет доступ в помещение и какой именно ключ получил. Ниже — бланк приказа, форма журнала выдачи и порядок возврата ключа при увольнении.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ № 27

г. Москва

18 ноября 2026 г.

Приказ

о выдаче ключей от помещений

18 ноября 2026 г. № 27

В связи с расширением отдела продаж и передачей ему помещений № 214 и № 215 на втором этаже, в целях обеспечения сохранности имущества и разграничения доступа сотрудников в служебные помещения

ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Выдать ключи от помещений № 214 и № 215 на втором этаже с 19 ноября 2026 года: менеджеру отдела продаж Сергеевой Анне Павловне — один ключ от помещения № 214, один ключ от помещения № 215; старшему менеджеру отдела продаж Кузнецову Дмитрию Олеговичу — один ключ от помещения № 214. 2. Начальнику отдела продаж Смирнову Игорю Викторовичу обеспечить внесение сведений о выдаче ключей в журнал учёта ключей в день выдачи. 3. Установить, что ключи хранятся у сотрудников, получивших их по настоящему приказу, и передача ключей другим лицам без письменного разрешения руководителя не допускается. 4. При увольнении или переводе сотрудника на другую должность ключ сдаётся начальнику отдела продаж в день увольнения или перевода с отметкой в журнале учёта ключей.

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела продаж Смирнова И. В.

Приложение: журнал учёта ключей — на 4 л. в 1 экз.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

С приказом ознакомлены

Менеджер отдела продаж

____________ / А. П. Сергеева /

Зачем нужен приказ о выдаче ключей

Приказ фиксирует, кто из сотрудников получил доступ в помещение и какой ключ ему выдан. Без такого документа при пропаже вещей или поломке оборудования нельзя установить, у кого был ключ и кто заходил в комнату.

Закон не требует единой формы приказа: компания составляет его сама. В приказе перечисляют помещения, сотрудников, которым выдают ключи, и ответственного за учёт ключей. К приказу прикладывают журнал, где расписываются за каждый выданный и сданный ключ.

Что указать в приказе

  • Название компании, дату и номер приказа.
  • Помещения, от которых выдают ключи: номера кабинетов, этаж, назначение.
  • Сотрудников: должность, фамилию, имя, отчество и число ключей каждому.
  • Дату, с которой ключи выданы.
  • Ответственного за журнал учёта ключей и срок внесения записи — обычно день выдачи.
  • Правило хранения и запрет передавать ключ другим лицам.
  • Порядок сдачи ключа при увольнении или переводе.
  • Подпись руководителя и ознакомление сотрудников с приказом.

Как оформить выдачу ключей

  1. Определите помещения и сотрудников. Составьте список кабинетов и тех, кому нужен доступ по работе: руководители отделов, менеджеры, уборщицы, охрана.
  2. Издайте приказ. Укажите помещения, сотрудников, число ключей каждому и ответственного за учёт. Ознакомьте сотрудников под подпись.
  3. Заведите журнал учёта ключей. В журнале запишите номер ключа или помещения, фамилию получившего, дату выдачи и подпись. Отдельные графы — для возврата.
  4. Выдайте ключи под подпись. Ключ передают лично сотруднику, он расписывается в журнале в день выдачи.
  5. Сдайте ключ при увольнении. В день увольнения или перевода сотрудник возвращает ключ, ответственный ставит отметку в журнале. Пока ключ не сдан, обходной лист не закрывают.

Что записать в журнале учёта ключей

  • Номер по порядку и дату записи.
  • Номер помещения и номер ключа или его дубликата.
  • Фамилию, имя, отчество и должность получившего.
  • Число выданных ключей.
  • Подпись получившего и подпись ответственного за выдачу.
  • Дату возврата и подпись того, кто принял ключ.
  • Отметку об уничтожении или замене ключа при утере.

Частые ошибки

  • Ключи выдают без приказа и журнала: при споре не доказать, у кого был доступ.
  • В приказе не указаны номера помещений — непонятно, от чего именно выдан ключ.
  • Сотрудник уволился, а ключ остался у него: обходной лист закрывают, не проверив возврат.
  • Журнал ведут небрежно, без подписей получивших — записи не имеют силы.
  • Дубликаты ключей хранят без учёта, и никто не знает, сколько их всего.

Частые вопросы

Обязателен ли приказ о выдаче ключей?

Закон форму не устанавливает, но приказ нужен для порядка в компании: он подтверждает, кому и когда выдан ключ. Без него сложно доказать, кто имел доступ в помещение, если пропало имущество или случилась поломка.

Можно ли выдать ключи без журнала?

Можно, если в приказе перечислены сотрудники и число ключей каждому. Но журнал удобнее: в нём видно, кто расписался за ключ и когда его вернул. При увольнении журнал заменяет отдельный акт возврата.

Что делать, если сотрудник потерял ключ?

Составьте акт об утере, замените замок или изготовьте новый ключ, а старый запишите как уничтоженный. Потерю фиксируют в журнале. Если утерянный ключ давал доступ в помещение с ценностями, замок меняют в тот же день.

Нужно ли знакомить сотрудника с приказом под подпись?

Да, сотрудника знакомят с приказом под подпись: так он знает, что ключ нельзя передавать другим и что при увольнении его нужно сдать. Подпись ставят на самом приказе или в листе ознакомления.

Сколько хранить приказ и журнал ключей?

Срок хранения зависит от того, к какой группе документов компания относит приказ. Приказы по основной деятельности и журналы учёта обычно хранят несколько лет; точный срок компания закрепляет в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда выдача ключей и доступов держится на памяти руководителя

Чтобы доступы выдавались и закрывались сами

Приказы, журналы и заявки на доступ отнимают время: каждый новый сотрудник требует ключ, пропуск и учётную запись, а при увольнении всё это надо вовремя закрыть.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, ведут журнал выдачи и напоминают руководителю, когда доступ пора закрыть.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы