Служебная записка за совмещение должностей: образец на доплату

Доплату за совмещение устанавливают соглашением сторон, а не приказом по желанию директора. Служебная записка запускает это соглашение: в ней пишут, какую работу сотрудник берёт дополнительно, на какой срок и сколько просит. Ниже — бланк и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от менеджера по продажам

И. И. Иванова

Служебная записка

о доплате за совмещение должностей

16 ноября 2026 г. № 14

С 1 декабря 2026 года освобождается должность офис-менеджера: сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам, а замену до её выхода не нашли. Пока обязанности некому передать, заявки клиентов и документы останутся без обработки.

Прошу поручить мне с 1 декабря 2026 года на время отпуска сотрудницы выполнение обязанностей офис-менеджера в порядке совмещения должностей по ст. 60.2 Трудового кодекса вместе с моей основной работой. Объём дополнительной работы: приём и распределение заявок, оформление документов по сделкам — до 3 часов в день. Прошу установить доплату за совмещение в размере 40 % оклада офис-менеджера по ст. 151 ТК.

Приложение: должностная инструкция офис-менеджера на 3 л. в 1 экз.

Автор записки

Менеджер по продажам

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна служебная записка

Совмещение должностей — это когда сотрудник наряду со своей работой выполняет другую по другой должности. По ст. 60.2 Трудового кодекса поручить её можно только с письменного согласия работника, а размер доплаты по ст. 151 ТК стороны определяют соглашением.

Служебная записка фиксирует это согласие и просьбу о деньгах: сотрудник сам пишет, какую работу готов взять, на какой срок и какую доплату просит. На её основе руководитель ставит резолюцию, а кадры и бухгалтерия оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ.

Что указать в служебной записке

Кому адресована: должность и фамилия руководителя, который принимает решение о доплате.
От кого: должность, фамилия и инициалы сотрудника.
Какую должность или работу сотрудник берёт дополнительно и на каком основании — ст. 60.2 ТК.
Срок: с какой даты и по какую, например на время отпуска или болезни коллеги.
Объём дополнительной работы: какие обязанности и сколько времени в день они занимают.
Размер доплаты: процент от оклада по совмещаемой должности или конкретная сумма по ст. 151 ТК.
Приложения: должностная инструкция, положение об оплате, служебная записка об отсутствии коллеги.

Как составить записку на доплату

Проверьте, что это совмещение. Совмещение — дополнительная работа по другой должности. Если сотруднику поручают больше работы по той же должности, это увеличение объёма работы или расширение зоны обслуживания: за такую дополнительную работу тоже положена доплата по ст. 151 ТК РФ.
Согласуйте объём с руководителем. До письменной записки обсудите, какие обязанности передаются и сколько времени они займут: от этого зависит размер доплаты.
Напишите записку. Укажите должность, срок, объём работы и размер доплаты со ссылкой на ст. 60.2 и 151 ТК.
Получите резолюцию. Руководитель пишет «согласен» или называет свою сумму — это основание для дополнительного соглашения.
Оформите документы. Кадры готовят дополнительное соглашение к трудовому договору, бухгалтерия — приказ об установлении доплаты.

Частые ошибки

Нет письменного согласия сотрудника: по ст. 60.2 ТК без него поручить совмещение нельзя.
Не указан срок: совмещение устанавливают на определённый срок, а без даты окончания его легко превратить в постоянную неоплачиваемую нагрузку.
Доплата не названа: если в записке только просьба «оформить совмещение», размер доплаты придётся согласовывать заново.
Путают совмещение с совместительством: совместительство — отдельный трудовой договор и работа в свободное время, а совмещение — дополнительная работа в рабочее время.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель доплачивать за совмещение?

Да, если работа поручена по ст. 60.2 ТК. По ст. 151 ТК размер доплаты устанавливают соглашением сторон с учётом содержания и объёма дополнительной работы. Без доплаты совмещение оформлять нельзя.

Можно ли написать служебную записку задним числом?

Лучше не надо: совмещение оформляют до того, как сотрудник начал дополнительную работу. Записка задним числом создаёт спор о том, была ли работа поручена официально.

Нужно ли согласие сотрудника, если совмещение оформляют по записке?

Да. Сама записка — это и есть письменное согласие сотрудника взять дополнительную работу. Дополнительно согласие подтверждают в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Как оформить совмещение на время отпуска коллеги?

В записке указывают срок — на время отпуска сотрудника. Если отпуск продлят, совмещение тоже продлевают отдельным соглашением, иначе после окончания срока доплата прекращается.

Можно ли установить доплату в фиксированной сумме?

Да. Ст. 151 ТК не требует считать доплату в процентах от оклада: можно указать конкретную сумму или процент — как договорятся стороны.

Когда бумаги на доплаты собираются вручную

Чтобы записки и соглашения не терялись

Записки на совмещение, дополнительные соглашения и приказы о доплате проходят через несколько рук, и без учёта легко потерять, кому и сколько платить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы с положением об оплате и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»