Выписка из приказа: как правильно оформить

Выписка из приказа — это часть распорядительного документа, где остались только сведения об одном сотруднике или событии. Ниже — бланк и образец заполнения: что перенести из приказа, как заверить и что делать, если в приказе упомянуты чужие фамилии и суммы.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Образец заполнения

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

(ООО «Ромашка»)

Выписка из приказа

о приёме на работу

16 ноября 2026 г. № 14-к

Выписка из приказа от 16 ноября 2026 г. № 14-к «О приёме на работу».

ПРИНЯТЬ:

Иванову Марию Сергеевну — на должность бухгалтера в бухгалтерию с 17 ноября 2026 года с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: трудовой договор от 16 ноября 2026 г. № 27.

Генеральный директор ООО «Ромашка» П. П. Петров

Верно:

Начальник отдела кадров И. И. Иванова

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Тот, кто заверил выписку

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

Что такое выписка из приказа

Выписка из приказа — это не весь приказ, а его часть: шапка с реквизитами и тот фрагмент распорядительного текста, который относится к одному сотруднику или одному событию. Остальные пункты, фамилии и суммы в выписку не попадают.

Выписку делают, когда полный текст выдать нельзя: в приказе есть личные данные коллег, их оклады и премии. Запросить сведения о себе работник вправе, а разглашать чужие данные работодатель не должен. Выписка решает это противоречие: человек получает то, что касается его, и ничего лишнего.

Выписка, заверенная надписью «Верно» с подписью уполномоченного лица, как правило, принимается как подтверждение сведений, но обязанности её принять у банков, судов и фондов нет: они могут потребовать оригинал или нотариально заверенную копию.

Что перенести из приказа в выписку

Наименование организации и её код по ОКПО, если он есть в бланке приказа.
Дату и регистрационный номер приказа — те же, что в подлиннике.
Заголовок к тексту: о чём приказ, например «О приёме на работу».
Преамбулу, если она есть: например, «на основании трудового договора».
Только тот пункт распорядительной части, который касается нужного сотрудника: фамилию, имя, отчество, должность, подразделение, дату и условие.
Основание: реквизиты трудового договора, заявления или другого документа.
Подпись руководителя в том виде, как она стоит в приказе, и отметку о заверении.

Как правильно оформить выписку

Возьмите подлинник. Сверьте дату, номер и заголовок — они должны совпадать с приказом буквально.
Скопируйте шапку. Перенесите наименование организации, дату и номер приказа, заголовок к тексту.
Оставьте один пункт. Перепишите дословно только тот пункт, который относится к сотруднику или событию. Многоточием или словами «далее не приводится» отметьте пропуск, чтобы было видно: текст сокращён осознанно.
Укажите основание. Впишите реквизиты документа, на котором держится решение: трудовой договор, заявление, служебная записка.
Заверьте. Поставьте подпись руководителя, как в приказе, затем надпись «Верно», должность, подпись и расшифровку того, кто выписку выдал, и дату заверения.

Чем выписка отличается от копии

Копия повторяет весь документ целиком, включая пункты о других людях.
Выписка содержит только нужный фрагмент, поэтому чужие персональные данные в неё не попадают.
И копию, и выписку заверяет уполномоченное лицо (кадровик, делопроизводитель) отметкой «Верно» с подписью и датой; подпись руководителя в выписке приводится как реквизит подлинника.
Если приказ касается одного человека и состоит из одного-двух пунктов, проще сделать копию: выписка нужна там, где в документе есть лишние сведения.

Частые вопросы

Нужна ли печать на выписке из приказа?

Печать не обязательна: выписку удостоверяют подпись руководителя и надпись «Верно» с подписью того, кто её выдал. Если в компании печать применяется по инструкции по делопроизводству, её могут поставить, но отсутствие оттиска не делает выписку недействительной.

Кто подписывает выписку из приказа?

Подпись руководителя переносят с подлинника — она удостоверяет само решение. Ниже ставит подпись тот, кто заверил выписку: обычно это сотрудник кадровой службы или делопроизводитель, которому такое право дано.

Можно ли выдать выписку в электронном виде?

Можно, если в компании работает электронный документооборот. Тогда выписку подписывают электронной подписью в порядке, принятом у работодателя; для внешних организаций надёжнее бумажный экземпляр с живой подписью и отметкой о заверении.

Обязан ли работодатель выдать выписку по просьбе работника?

Работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать надлежаще заверенные копии документов, связанных с работой, не позднее трёх рабочих дней — это следует из статьи 62 Трудового кодекса. Выписка из приказа как раз и позволяет выдать нужные сведения, не раскрывая данные коллег.

Что делать, если в приказе нет пункта об одном сотруднике?

Если приказ касается только одного человека, выписка не нужна: достаточно копии. Выписку составляют, когда в документе несколько пунктов или упомянуты другие работники.

Сколько хранить выписку из приказа?

Срок зависит от того, о чём приказ. Выписки по личному составу и выписки по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; конкретные сроки компания закрепляет в номенклатуре дел.

Когда выписки и справки собирают вручную

Чтобы кадровые бумаги готовились сами

Выписки, справки и уведомления по одному шаблону отнимают время у кадровика: каждую надо открыть, сверить реквизиты, убрать лишние фамилии и передать на подпись.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону из данных учётной системы и приносят на подпись уже готовый файл с нужными реквизитами.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»