Положение о защите персональных данных работников: образец и бланк

Положение о защите персональных данных работников — локальный акт, которым компания устанавливает, какие данные сотрудников собирает, зачем, кто к ним имеет доступ и как они хранятся. Ниже — бланк и образец заполнения: его можно взять за основу и подогнать под свою структуру.

Бланк в WordWord, 12 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 73 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДЕНО

приказом ООО «Ромашка»

от 12 января 2026 г. № 3

Положение о защите персональных данных работников

(локальный нормативный акт)

12 января 2026 г.

1. Общие положения. 1.1. Настоящее Положение определяет порядок обработки, хранения и использования персональных данных работников ООО «Ромашка» и меры по их защите. 1.2. Положение разработано в соответствии с Трудовым кодексом РФ (глава 14), Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и другими нормативными правовыми актами.

2. Состав персональных данных. 2.1. К персональным данным работника относятся: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; паспортные данные; адрес регистрации и фактического проживания; контактный телефон и адрес электронной почты; сведения об образовании и квалификации; сведения о трудовой деятельности; ИНН, СНИЛС; сведения о семейном положении и детях; документы воинского учёта. 2.2. Работодатель не получает и не обрабатывает данные о политических, религиозных и иных убеждениях, о частной жизни, о членстве в общественных объединениях и профсоюзной деятельности, кроме случаев, прямо предусмотренных законом.

3. Цели обработки. 3.1. Данные обрабатываются для заключения и исполнения трудового договора, ведения кадрового учёта, расчёта заработной платы и налогов, предоставления отчётности в государственные органы, обеспечения пропускного режима и охраны труда.

4. Порядок сбора и хранения. 4.1. Все персональные данные работника получаются у него самого. 4.2. Личные дела хранятся в сейфе в кабинете отдела кадров; доступ к ним имеет только уполномоченный сотрудник. 4.3. Электронные данные хранятся в защищённой информационной системе с разграничением прав доступа. 4.4. Срок хранения документов кадрового учёта — в соответствии с номенклатурой дел организации.

5. Передача данных. 5.1. Передача персональных данных работника третьим лицам допускается только с его письменного согласия, кроме случаев, предусмотренных законом (например, по запросу государственных органов в установленном порядке).

6. Права работника. 6.1. Работник имеет право на полную информацию о своих персональных данных и их обработке, на доступ к ним, на требование уточнения, блокирования или уничтожения неполных или недостоверных данных, на защиту своих прав в суде.

7. Ответственность. 7.1. Лица, виновные в нарушении правил обработки и защиты персональных данных, несут дисциплинарную, административную и уголовную ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Согласовано (при наличии профсоюза)

Председатель профсоюзного комитета

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужно положение о персональных данных работников

Трудовой кодекс прямо требует от работодателя разработать локальный акт об обработке, защите, хранении и использовании персональных данных сотрудников (ст. 86, 87 ТК РФ). Без такого документа компания не может доказать, что установила порядок работы с данными, а инспектор труда и Роскомнадзор считают это нарушением.

Положение не заменяет политику оператора по 152-ФЗ и согласия на обработку, когда они нужны: это три разных документа. Политика описывает обработку данных оператором, положение — работу с данными работников, а согласие оформляют для тех целей, где закон его требует.

Все образцы положения о защите персональных данных работников 2023 года, которые лежат в сети, писались под старую редакцию 152-ФЗ: до поправок об утечках и ужесточения штрафов. Брать такой текст без правок рискованно — в нём нет обязанностей, которые появились позже. Ниже — бланк и образец, собранные под действующие нормы, их можно скачать бесплатно и переделать под свою компанию.

Что включить в положение

Общие положения: на основании каких статей ТК РФ и 152-ФЗ принято, на кого распространяется.
Состав данных: какие сведения собираете и какие не собираете никогда (убеждения, членство в объединениях, частная жизнь без письменного согласия).
Цели обработки: трудовой договор, кадровый учёт, зарплата и налоги, отчётность в госорганы, пропускной режим, охрана труда.
Порядок сбора и хранения: где лежат личные дела, кто имеет доступ, как хранятся электронные данные, сроки хранения по номенклатуре дел.
Передача третьим лицам: с письменного согласия работника либо без него в случаях, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами, в том числе для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника.
Права работника: доступ к своим данным, требование уточнить, заблокировать или уничтожить недостоверные сведения, обращение в суд.
Ответственность за нарушение: дисциплинарная, административная, уголовная.

Как принять положение

Проверьте, что уже есть. Политика по 152-ФЗ, согласия, приказы о доступе к данным. Положение не должно им противоречить.
Составьте текст под свою компанию. Перечислите реальные системы: 1С, кадровый сервис, бумажные личные дела. Шаблон без правок проверяющие замечают.
Согласуйте с профсоюзом. Если в компании есть профсоюз, положение о хранении и использовании данных работников принимают с учётом его мнения по ст. 372 ТК РФ.
Утвердите приказом. Руководитель подписывает приказ, положение получает дату и номер. С этого момента акт действует.
Ознакомьте работников. Каждый сотрудник знакомится под подпись — при приёме и при изменении положения. Подписи храните вместе с трудовым договором.

Частые ошибки

Копируют шаблон из интернета и оставляют в нём чужое название компании и несуществующие системы.
Перечисляют в составе данных то, что нельзя собирать: убеждения, членство в профсоюзе, сведения о частной жизни без письменного согласия.
Не указывают цели обработки — тогда любая обработка выглядит избыточной.
Забывают согласование с профсоюзом, когда он есть, — акт могут признать принятым с нарушением процедуры.
Не знакомят сотрудников под подпись — документ есть, а обязанность не выполнена.
Не пересматривают положение при смене кадровой системы или передаче учёта на аутсорсинг.

Частые вопросы

Обязательно ли положение о персональных данных работников?

Да. Статьи 86 и 87 ТК РФ обязывают работодателя установить порядок обработки, хранения и использования персональных данных работников локальным актом. Отсутствие документа — нарушение трудового законодательства.

Годится ли образец положения о персональных данных 2023 года?

Брать за основу можно, копировать целиком — нет. С 2023 года в 152-ФЗ появились новые обязанности оператора: сообщать в Роскомнадзор об утечках, усилились требования к защите данных и выросли штрафы. В старом образце этих пунктов нет, и его придётся дополнять.

Чем положение отличается от политики по 152-ФЗ?

Политика описывает обработку персональных данных оператором и должна быть доступна без ограничений. Если компания собирает данные через сайт, политику публикуют на страницах, через которые идёт сбор. Положение — внутренний акт о данных работников: составе, целях, хранении, доступе и передаче.

Нужно ли согласие работника, если есть положение?

Положение не заменяет согласие там, где оно требуется. Обработка в рамках трудового договора и закона может идти без отдельного согласия. Для передачи данных третьим лицам обычно нужно письменное согласие работника, кроме случаев, предусмотренных законом; основания для публикации фото и обработки сведений о частной жизни проверяют отдельно.

Надо ли согласовывать положение с профсоюзом?

Если в компании есть профсоюз, положение о хранении и использовании персональных данных работников принимают с учётом его мотивированного мнения по ст. 372 ТК РФ. Без профсоюза согласование не требуется.

Как часто обновлять положение?

Срока в законе нет. Пересматривайте при смене кадровой системы, передаче учёта на аутсорсинг, изменении состава данных или структуры компании. Новую редакцию снова утверждают приказом и знакомят работников под подпись.

Как ознакомить работников с положением?

Под подпись. Новых сотрудников знакомят при приёме, действующих — при утверждении и при каждом изменении. Лист ознакомления храните вместе с трудовым договором.

Когда бумаги о данных сотрудников собираются вручную

Чтобы положение и согласия не жили в разных папках

Положение, согласия, листы ознакомления и приказы о доступе к данным сотрудников обычно лежат в разных местах: часть в бумаге, часть в почте, часть в файлах у кадровика.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, следят за сроками ознакомления и приносят кадровику готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»