Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Номенклатура дел бухгалтерии: образец

Номенклатура дел бухгалтерии — перечень папок, в которые в течение года подшиваются документы: квартальные отчёты, платёжные поручения, авансовые отчёты, требования-накладные. В перечне у каждого дела есть индекс, заголовок и срок хранения. Ниже — образец на год и порядок, по которому его составляют и утверждают.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«15» декабря 2026 г.

Номенклатура дел бухгалтерии

на 2027 год

Индекс отдела: 02. На 2027 год.

02-01. Бухгалтерская (финансовая) отчётность за год. Хранить постоянно.

02-02. Бухгалтерская (финансовая) отчётность за квартал. Хранить 5 лет.

02-03. Платёжные поручения и выписки банка по расчётному счёту. Хранить 5 лет.

02-04. Авансовые отчёты работников. Хранить 5 лет.

02-05. Требования-накладные и накладные на отпуск материалов. Хранить 5 лет.

02-06. Налоговые декларации и расчёты. Хранить 5 лет.

02-07. Договоры с контрагентами. Хранить 5 лет после истечения срока действия.

02-08. Акты сверки расчётов с контрагентами. Хранить 5 лет.

Составил

Главный бухгалтер

____________ / И. И. Иванова /

Согласовано

Начальник отдела делопроизводства

____________ / С. С. Сидорова /

Зачем бухгалтерии номенклатура дел

Номенклатура дел закрепляет, какой документ в какую папку попадает и сколько там лежит. Без неё платёжные поручения, авансовые отчёты и накладные копятся в общих шкафах, а к проверке или передаче дел в архив нужную бумагу ищут неделю.

Номенклатура — основание для формирования дел: по ней на папках пишут индексы и заголовки, а в конце года по ней же составляют описи для архива. Для бухгалтерии это ещё и опора при налоговых проверках: инспектор просит документы по описи, и вы знаете, где они лежат.

Правила ведения номенклатуры задают Правила, утверждённые приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а сроки хранения — перечень типовых архивных документов, утверждённый тем же приказом. Сроки хранения бухгалтерских документов дублирует статья 29 закона № 402-ФЗ и подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ: данные учёта и документы, нужные для расчёта налогов, хранят 5 лет, если НК РФ не устанавливает иной срок.

Что входит в номенклатуру дел бухгалтерии

  • Индекс отдела: обычно двузначный номер бухгалтерии по номенклатуре всей компании, например 02.
  • Индексы дел внутри отдела: 02-01, 02-02 и далее — по порядку, без пропусков на будущее.
  • Заголовок дела во множественном числе: «Авансовые отчёты работников», «Платёжные поручения», а не название одного документа.
  • Срок хранения: постоянный, 5 лет, 75 лет или 50 лет — по перечню; у дел с истекающим сроком указывают, от какой даты его считать.
  • Количество единиц хранения за год — заполняют в конце года по факту.
  • Примечание: для дел, которые передают в архив или уничтожают, — отметки о передаче и уничтожении.

Как составить номенклатуру дел бухгалтерии

  1. Соберите состав документов. Пройдитесь по участкам: банк, касса, расчёты с подотчётными лицами, склад, зарплата, налоги, отчётность, договоры. Выпишите, какие документы создаются и подшиваются в папки.
  2. Сгруппируйте по делам. Однородные документы объедините в одно дело: все квартальные отчёты — в одну папку, все авансовые отчёты — в другую. Не смешивайте документы разных сроков хранения в одном деле.
  3. Присвойте индексы и заголовки. Индекс — номер отдела и порядковый номер дела через дефис. Заголовок формулируйте так, чтобы по нему было понятно, что внутри, и во множественном числе.
  4. Проставьте сроки хранения. Возьмите срок из перечня типовых архивных документов по приказу № 236. Для документов учёта ориентир — 5 лет, для годовой отчётности — постоянно.
  5. Согласуйте и утвердите. Номенклатуру подписывает главный бухгалтер, согласует служба делопроизводства или архив, утверждает руководитель. Согласование с архивом обязательно, если документы потом передают на хранение.
  6. Введите в действие с 1 января. Утверждать номенклатуру на следующий год принято в конце предыдущего: она начинает действовать с 1 января. В течение года в неё вносят новые дела по мере появления.

Сроки хранения: на что смотреть

  • Годовая бухгалтерская отчётность — постоянно.
  • Квартальная отчётность — 5 лет.
  • Первичные учётные документы, регистры, платёжные документы — 5 лет, если по ним нет спора или проверки.
  • Документы по налогам, нужные для исчисления и уплаты, — 5 лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ.
  • Лицевые счета и расчётные ведомости по зарплате — 50 лет, если делопроизводство закончено после 01.01.2003, и 75 лет, если раньше.
  • Договоры — 5 лет после истечения срока действия.

Частые вопросы

Кто утверждает номенклатуру дел бухгалтерии?

Руководитель организации. До утверждения её подписывает главный бухгалтер и согласует служба делопроизводства или архив: без этого документы потом сложно передать на хранение.

Обязательна ли номенклатура дел для небольшой компании?

Вести номенклатуру предписывают Правила делопроизводства по приказу Росархива № 236. Для компании без архива это минимум: перечень дел со сроками хранения, по которому видно, что и когда можно уничтожить.

Можно ли менять номенклатуру в течение года?

Да. Новые дела вносят в номенклатуру по мере появления, а в конце года к ней составляют итоговую запись о количестве заведённых дел. Утверждать заново из-за одного нового дела не нужно.

Что делать с делами, срок хранения которых истёк?

Уничтожают только после проверки: проводят экспертизу ценности, составляют акт о выделении дел к уничтожению и утверждают его у руководителя. Пока идёт спор или налоговая проверка, документы не уничтожают.

Нужна ли номенклатура, если бухгалтерия на аутсорсинге?

Документы компании хранит сама компания, даже если учёт ведёт сторонняя организация. Номенклатура дел остаётся у неё: по ней видно, какие документы есть и сколько их хранить.

Когда бумаг больше, чем полок

Чтобы документы находились за минуту

Бухгалтерия тонет в бумагах: каждый месяц новые папки, а к проверке нужные документы ищут по всему офису.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящие документы по типам, раскладывают их по папкам и приносят нужное по запросу — без ручного перебора.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы