Положение о расчётах с подотчётными лицами: образец и бланк

Положение о подотчётных суммах — внутренний документ, который решает за бухгалтерию три вопроса: кому выдают деньги под отчёт, в какой срок сотрудник отчитывается и что делать с остатком. Ниже — бланк положения, приказ об утверждении и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДЕНО

приказом ООО «Ромашка»

от 12 января 2026 г. № 3

Положение о порядке расчётов с подотчётными лицами

(утверждено приказом от «___» __________ 20__ г. № ____)

1. Общие положения. 1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок выдачи денежных средств и денежных документов под отчёт, сроки представления авансовых отчётов и порядок расчётов по подотчётным суммам в ООО «Ромашка». 1.2. Положение разработано в соответствии с Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

2. Кому выдают под отчёт. 2.1. Денежные средства под отчёт выдаются работникам организации, в том числе руководителю, а также физическим лицам, с которыми заключён гражданско-правовой договор. 2.2. Перечень работников, имеющих право получать подотчётные суммы, приведён в приложении 1 к Положению. 2.3. Задолженность по ранее выданным подотчётным суммам не препятствует очередной выдаче.

3. Порядок выдачи. 3.1. Деньги под отчёт выдаются на основании заявления работника или распорядительного документа руководителя. В заявлении указывают сумму, срок и конкретные направления расходов. 3.2. Расчёты наличными с другими организациями и индивидуальными предпринимателями по одной сделке ограничены суммой 100 000 рублей.

4. Авансовый отчёт. 4.1. Работник представляет авансовый отчёт в бухгалтерию в течение 10 рабочих дней со дня истечения срока, на который выданы деньги. 4.2. По возвращении из командировки авансовый отчёт представляется в течение 3 рабочих дней. 4.3. К отчёту прикладывают документы, подтверждающие расходы.

5. Возврат остатка и удержание. 5.1. Неизрасходованный остаток работник возвращает в кассу в срок, установленный для представления авансового отчёта. 5.2. Если работник не вернул остаток в срок, организация вправе удержать его из заработной платы в порядке, установленном трудовым законодательством.

Руководитель организации

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужно положение о подотчётных суммах

Подотчётные деньги — те, что сотрудник получает из кассы на расходы компании: купить канцелярию, оплатить гостиницу в командировке, заправить служебную машину. Пока сотрудник не сдал авансовый отчёт, за ним числится долг, а у компании нет подтверждения расхода.

Закон требует, чтобы срок отчёта установила сама организация (подпункт 6.3 пункта 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Без письменного положения этот срок нигде не закреплён: бухгалтерия не может потребовать отчёт, а при споре с инспекцией нечем подтвердить, что сотрудник нарушил порядок.

Положение не обязательный бланк с номером формы. Это локальный акт компании: его утверждает руководитель приказом, и с этого дня правила действуют для всех работников.

Что прописать в положении

Кто получает под отчёт: работники по трудовому договору и подрядчики по гражданско-правовому.
Как оформляют выдачу: заявление работника с суммой, сроком и целями расходов или распоряжение руководителя.
Предел расчётов наличными с другими организациями и ИП по одной сделке — 100 000 ₽.
Срок, на который выдают деньги, и срок представления авансового отчёта после его истечения.
Отдельный срок для командировок: отчёт в течение 3 рабочих дней после возвращения.
Что делать с неизрасходованным остатком и как удерживают невозвращённые суммы.
Формы документов: заявление, авансовый отчёт, реестр подотчётных лиц.

Как утвердить положение

Решите, кто получает деньги. Составьте перечень должностей: обычно руководитель, водители, менеджеры по закупкам, сотрудники, которые ездят в командировки.
Назначьте сроки. Выберите срок отчёта после истечения срока выдачи денег и пропишите отдельно срок для командировок — 3 рабочих дня после возвращения.
Опишите порядок выдачи. Заявление с суммой и целями расходов или распоряжение руководителя; укажите, кто подписывает и куда передают документы.
Пропишите возврат остатка. Срок возврата в кассу и порядок удержания из зарплаты, если работник не вернул деньги вовремя.
Утвердите приказом. Подпишите приказ об утверждении положения и ознакомьте с ним работников под подпись.

Образец 2023 года: что в нём устарело

Образцы положения о подотчётных лицах 2023 года часто повторяют правило, которого больше нет: авансовый отчёт в течение 3 рабочих дней после истечения срока выдачи денег. Раньше этот срок был обязательным, теперь его устанавливает руководитель организации — он же закрепляет его в положении.

Второе устаревшее место — запрет выдавать деньги сотруднику, который не отчитался по прошлому авансу. Такого запрета нет: задолженность не мешает выдать новую сумму.

Если берёте готовый образец 2023 года, проверьте эти два пункта и замените их на свои сроки и правила. Остальное — состав реквизитов, порядок оформления заявления, лимит наличных расчётов — можно оставить.

Частые вопросы

Обязательно ли положение о расчётах с подотчётными лицами?

Отдельного закона, который требует именно такое положение, нет. Но срок авансового отчёта устанавливает руководитель организации (подпункт 6.3 пункта 6 Указания Банка России № 3210-У), и закрепить его нужно документом. Чаще всего это положение, утверждённое приказом.

Какой лимит наличных расчётов с подотчётными деньгами?

Если сотрудник расплачивается подотчётными деньгами с другой организацией или ИП, сумма по одной сделке не должна превышать 100 000 ₽. За нарушение лимита организации грозит штраф до 50 000 ₽, руководителю — до 5 000 ₽.

Можно ли выдать под отчёт сотруднику, который не отчитался по прошлой сумме?

Да. Указание № 3210-У не запрещает выдавать новую сумму при наличии задолженности по предыдущей. В положении можно прописать своё правило, но запрет не обязателен.

В какой срок сдают авансовый отчёт?

Срок устанавливает руководитель организации и закрепляет его во внутреннем документе. Для командировок действует отдельное правило: отчёт представляют в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки.

Можно ли выдать под отчёт человеку, который не работает в компании?

В общем случае нет. Исключение — физические лица, с которыми заключён гражданско-правовой договор: подрядчики и исполнители. Это разъяснено в письме Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Что будет, если сотрудник не вернул подотчётные деньги?

Организация вправе удержать остаток из заработной платы в порядке, установленном трудовым законодательством. Если удержать нельзя, долг взыскивают в суде или прощают с налогами — выбор за руководителем.

Когда подотчётные деньги теряются в бумагах

Чтобы авансовые отчёты собирались сами

Заявления, авансовые отчёты и напоминания о сроках отнимают у бухгалтерии дни: каждое заявление надо проверить, каждому сотруднику напомнить, каждый отчёт сверить с документами.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы и сроки и приносят бухгалтеру готовый отчёт на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»