Номенклатура дел: образец

Номенклатура дел — список всех дел компании на год: что за документы, в какую папку их подшивают, сколько хранят и кто отвечает. Ниже — заполненный образец на год и разбор каждой графы.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

___________ П. П. Петров

«15» декабря 2026 г.

Номенклатура дел

на 2027 год

№ 12

Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во ед. хр. | Срок хранения и № статьи по перечню | Примечание

01 | Приказы по основной деятельности | 45 | Постоянно, ст. 19 | —

02 | Договоры с поставщиками и покупателями, не указанные в отдельных статьях перечня | 120 | 5 лет ЭПК после истечения срока договора и прекращения обязательств, ст. 11 | —

03 | Личные карточки работников (Т-2) | 18 | 50 лет, ст. 444 | ЭПК

04 | Годовая бухгалтерская (финансовая) отчётность | 1 | Постоянно, ст. 268а | —

Составил

Делопроизводитель

____________ / И. И. Иванова /

Согласовано

Начальник отдела кадров

____________ / С. С. Сидорова /

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, которые заводят в компании за год, с указанием срока хранения каждого. Она нужна для трёх вещей: документы не теряются по папкам, у каждого дела понятный срок хранения, а при передаче в архив не приходится разбирать шкафы заново.

Порядок составления задают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (пункты 10–13). Компания составляет номенклатуру в конце года на следующий календарный год и утверждает у руководителя.

Видов два: номенклатура дел организации — сводная, на всю компанию, и номенклатура структурного подразделения — на отдел. Сводную собирают из номенклатур отделов, а если отделов нет, составляют одну на организацию.

Что в образце номенклатуры дел

Шапка: наименование организации, гриф утверждения руководителем и дата.
Заголовок «Номенклатура дел на 2027 год» и номер документа, если номенклатуры нумеруют.
Графа 1 — индекс дела: номер раздела и порядковый номер внутри раздела, например 02-04.
Графа 2 — заголовок дела: что именно подшивают, одной фразой в именительном падеже.
Графа 3 — количество единиц хранения: сколько папок или томов завели.
Графа 4 — срок хранения и номер статьи по перечню типовых документов.
Графа 5 — примечание: отметка ЭПК, переходящее дело, «до минования надобности».
Подписи составителя и согласующих, итоговая запись о количестве дел в конце года.

Как заполнить номенклатуру дел

Соберите все документы года. Пройдитесь по отделам и выпишите, какие документы создаются, подписываются и хранятся. Удобнее по номенклатуре прошлого года: что добавилось, что убрали.
Разбейте на разделы. Разделы — по структурным подразделениям или по направлениям работы: руководство, бухгалтерия, кадры, продажи, производство. Каждому разделу — свой номер.
Сформулируйте заголовки дел. Заголовок отвечает на вопрос «что за документы»: «Приказы по основной деятельности», «Договоры с поставщиками», «Личные карточки работников». Не «разные документы» и не «папка бухгалтера».
Проставьте сроки хранения. Срок и номер статьи берите из перечня типовых архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, или из отраслевого перечня. Если дело хранят постоянно, так и пишите: «Постоянно».
Утвердите и введите в работу. Подпишите номенклатуру у руководителя, доведите до отделов. В конце года добавьте итоговую запись: сколько дел завели, сколько постоянного и временного хранения.

Частые ошибки в номенклатуре дел

Заголовки вида «Прочие документы» или «Переписка» — по ним потом не найти нужную бумагу и не определить срок хранения.
Срок хранения написан «на глаз», без статьи перечня: при проверке архива нечем подтвердить, что дело можно уничтожить.
Номенклатуру составили, но не утвердили у руководителя — документ без грифа не действует.
Одна номенклатура на все годы: каждый год составляется новая, прошлая остаётся в деле как история.
Забыли переходящие дела: те, что начаты в этом году и закончатся в следующем, помечают в графе «Примечание».

Частые вопросы

Кто утверждает номенклатуру дел?

Руководитель организации. Он ставит гриф «УТВЕРЖДАЮ» с подписью и датой. Номенклатуру структурного подразделения дополнительно согласуют с делопроизводством или архивом.

Когда составляют номенклатуру дел на следующий год?

В конце текущего года, чтобы с января она уже работала. Точный срок компания определяет сама — приказом или инструкцией по делопроизводству.

Нужна ли номенклатура дел в небольшой компании без архива?

Да. Она нужна не только архиву: по ней понятно, какие документы хранить и сколько, а это важно при проверках и при увольнении сотрудников, когда надо сдать дела.

Чем номенклатура дел отличается от описи дел?

Номенклатура — план на год: какие дела будут заведены и сколько их хранить. Опись — итог: какие дела фактически завели и передают в архив. Опись составляют по номенклатуре.

Можно ли менять номенклатуру в течение года?

Да, если появилось новое направление работы или дело. Изменения вносят приказом или новой редакцией номенклатуры, а старые записи не затирают.

Когда бумаги ищут дольше, чем решают вопрос

Чтобы документы находились за секунды

Номенклатура задаёт порядок, но папки и поиск по ним всё равно отнимают время: нужный договор ищут в переписке, а сроки хранения сверяют вручную.

Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он разбирает входящие документы, раскладывает их по делам из номенклатуры и подсказывает, где лежит нужный файл. Проверяем на ваших настоящих документах.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»