Журнал учёта отпусков образец скачать

Журнал учёта отпусков — внутренний документ компании, в котором кадровик записывает, кому и когда предоставлен отпуск и каким приказом он оформлен. Ниже — бланк и образец заполнения, состав граф и ответы на частые вопросы.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 55 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Журнал регистрации отпусков

2026 год

Начат 01 января 2026 г.

Журнал ведёт специалист по кадрам. Записи вносятся в день издания приказа об отпуске, исправления заверяются подписью.

Хранится в отделе кадров, по окончании года передаётся в архив.

Ответственный за ведение

Специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

Что такое журнал учёта отпусков

Журнал учёта отпусков — это учётный документ отдела кадров. В него подряд записывают приказы об отпусках: номер и дату приказа, работника, вид отпуска, даты начала и окончания, число дней, основание.

В отличие от графика отпусков, который составляют заранее на календарный год, журнал заполняют по факту: каждой строке соответствует уже изданный приказ. Поэтому его ещё называют журналом регистрации приказов на отпуск или журналом регистрации отпусков.

Какие графы завести в журнале

Порядковый номер записи.
Дата записи и номер приказа об отпуске.
Фамилия, имя, отчество работника, табельный номер.
Должность и подразделение.
Вид отпуска: ежегодный основной, дополнительный, без сохранения заработной платы, по беременности и родам, по уходу за ребёнком.
Даты начала и окончания отпуска, число календарных дней.
Основание: заявление работника, график отпусков.
Подпись работника об ознакомлении с приказом и подпись кадровика.

Как вести журнал

Заведите бланк на год. Прошейте или заведите файл: страницы нумеруют, журнал подписывает ответственный и руководитель.
Регистрируйте приказ в день издания. Запись делают сразу после подписания приказа, чтобы номер записи совпал с номером приказа.
Отражайте вид отпуска. Ежегодный, дополнительный и отпуск без сохранения заработной платы ведите отдельными строками: у них разные основания и оплата.
Сверяйте с графиком отпусков. Перед изданием приказа проверьте, что отпуск предоставлен по графику или по заявлению работника.
Закрывайте год. По окончании года подведите итог, укажите число записей и передайте журнал в архив по номенклатуре дел.

Частые ошибки

Журнал путают с графиком отпусков: график — план на год, журнал — учёт уже изданных приказов.
Не указывают вид отпуска, и по журналу нельзя понять, оплачен он или нет.
Записи вносят задним числом, и номер записи расходится с номером приказа.
Журнал не прошит и не подписан — при проверке сложно доказать, что записи не менялись.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал учёта отпусков по закону?

Обязательной формы журнала в Трудовом кодексе нет. Компания вправе вести его как удобный учётный документ и закрепить форму в инструкции по делопроизводству или учётной политике. Обязателен график отпусков — его утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года по ст. 123 ТК РФ.

Чем журнал учёта отпусков отличается от журнала регистрации приказов?

Журнал регистрации приказов охватывает все приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение, отпуск. Журнал учёта отпусков — выборка только по отпускам, поэтому в нём больше граф: вид отпуска, даты, число дней.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если в компании так принято и есть электронный документооборот. Для бумажных приказов надёжнее бумажный журнал с подписями, а электронный ведут параллельно как справочник.

Где скачать журнал регистрации отпусков бесплатно?

Бланк журнала регистрации отпусков и приказов на отпуск — выше на этой странице, его можно скачать бесплатно и заполнить под свою компанию: добавить или убрать графы, вписать название организации и ответственного за ведение.

Сколько хранить журнал учёта отпусков?

Срок хранения зависит от вида документа и определяется перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в своей номенклатуре дел.

Нужна ли печать на журнале?

Нет. Журнал — внутренний документ, его подписывает ответственный за ведение и руководитель подразделения.

Когда кадровые бумаги отнимают время у бизнеса

Чтобы приказы и журналы собирались сами

Журналы, приказы и заявления отнимают у кадровика часы: каждую запись надо сверить с приказом, датами и графиком.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают кадровые документы по шаблону, сверяют данные с графиком отпусков и приносят на подпись готовый приказ.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»