Доверенность на получение товара: образец и бланк

Доверенность — письменное полномочие, которое одно лицо выдаёт другому, чтобы тот действовал перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ). В закупке это значит: поставщик отдаёт товар не любому человеку с улицы, а представителю покупателя, и потом не отвечает за то, что груз ушёл не туда.

Руководитель компании и индивидуальный предприниматель забирают товар лично по паспорту, доверенность им не нужна. Любому другому сотруднику — кладовщику, водителю, менеджеру — нужен документ, иначе поставщик вправе не отгружать.

Форму М-2 компания применяет по своему решению: унифицированные формы для учёта торговых операций не обязательны, но на практике именно М-2 поставщики узнают без вопросов.

Форма М-2 — разовая доверенность: один получатель, один поставщик, конкретный перечень ТМЦ и короткий срок, который организация ставит сама, обычно 15 дней или месяц.

М-2 и М-2а — обе формы доверенности на получение ТМЦ; журнал учёта выданных доверенностей ведут в свободной форме, отдельной унифицированной формы журнала нет: в нём нумеруют и учитывают выданные документы, чтобы не потерять, кто и что забирает.

Если сотрудник получает товар регулярно у разных поставщиков, удобнее доверенность в свободной форме или генеральная: доверенность выдаётся на любой срок; если срок не указан — сохраняет силу один год (ст. 186 ГК РФ), а полномочия описать шире — получать ТМЦ, подписывать сопроводительные документы. Передоверие требует нотариального удостоверения.

Образец доверенности М-2 начинается с шапки: наименование организации, её ИНН и банковские реквизиты, дата выдачи и срок действия. Дальше — строка «Выдана» с должностью, фамилией, именем, отчеством и паспортными данными получателя.

В основной части пишут, у кого и по какому договору или счёту забирают товар, и заполняют таблицу: номер строки, наименование ТМЦ, единица измерения, количество, цена, сумма. Внизу — подпись получателя, которую удостоверяют руководитель и главный бухгалтер.

Готовый образец заполнения М-2 с двумя позициями ноутбуков и мониторов — в бланке выше. Корешок заполняют теми же данными: он остаётся в бухгалтерии и подтверждает, что документ выдан.

Если документы подписывают электронной подписью, бумажный бланк не подходит: нужна машиночитаемая доверенность (МЧД) — файл в утверждённом формате, в котором перечислены полномочия представителя.

МЧД выдают на срок до пяти лет, если в ней не указано иное, и регистрируют в распределённом реестре ФНС. Поставщику передают её идентификатор, чтобы он мог проверить полномочия.

Бумажную М-2 и МЧД не смешивают: если отгрузка идёт по электронному документообороту, оформляйте МЧД; если товар забирают на складе по бумажной накладной, хватит М-2.