Протокол заседания комиссии по закупкам: образец и бланк

Протокол заседания комиссии по закупкам фиксирует, кто из членов комиссии собрался, что рассматривали и каким числом голосов приняли решение. Ниже — бланк в Word и образец заполнения по закупке способом запроса предложений.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Комиссия по закупкам

«26» марта 2026 г. № 7/РЗ

г. Москва

Протокол заседания комиссии по закупкам

по рассмотрению заявок на участие в запросе предложений

«26» марта 2026 г. № 7/РЗ

На заседании комиссии по рассмотрению заявок, поданных на участие в открытом запросе предложений в электронной форме на право заключения договора на поставку расходных материалов, присутствовало 5 (Пять) членов комиссии из 5. Кворум соблюдён.

Председатель комиссии — Шепелева Людмила Георгиевна. Члены комиссии: Ляшевич Елена Валерьевна, Родионова Ольга Леонидовна, Ачинович Анна Валерьевна, Звирык Юрий Дмитриевич. Секретарь комиссии — Теребиленко Елена Владимировна.

Повестка дня: рассмотрение заявок, поданных на участие в запросе предложений, на соответствие требованиям закупочной документации и подведение итогов.

Слушали: секретарь комиссии огласила состав заявок и результаты их проверки на соответствие требованиям документации. Поступило три заявки, все допущены к участию.

Голосовали: «за» — 5, «против» — 0, «воздержались» — 0.

Решили: признать заявки соответствующими требованиям документации, определить победителем заявку с наилучшими условиями исполнения договора и заключить договор на условиях этой заявки.

Председатель комиссии

Председатель комиссии

____________ / Л. Г. Шепелева /

Члены комиссии

Член комиссии

____________ / Е. В. Ляшевич /

Секретарь комиссии

Секретарь комиссии

____________ / Е. В. Теребиленко /

Что фиксирует протокол комиссии по закупкам

Протокол заседания комиссии по закупкам — документ, которым закупочная комиссия оформляет своё решение: о допуске заявок, об отклонении, о выборе победителя или об отмене закупки. Он показывает, что решение принято коллегиально, при кворуме и с подсчётом голосов.

Когда закупку проводят по Закону № 223-ФЗ, состав протоколов и порядок их размещения задаёт положение о закупке конкретного заказчика. По Закону № 44-ФЗ протоколы составляют по правилам статьи 52 и размещают в единой информационной системе. В обоих случаях протокол — документ заседания, а не справка для внутреннего пользования: по нему видно, кто голосовал и как.

Что указать в протоколе

Название заказчика и название коллегиального органа — комиссия по закупкам, единая комиссия, аукционная комиссия.
Дату, номер протокола и место заседания.
Сведения о закупке: способ, предмет, номер извещения.
Кворум: сколько членов комиссии присутствовало и из сколького.
Состав: председатель, члены комиссии, секретарь — с фамилиями, именами и отчествами.
Повестку дня: что именно рассматривают на этом заседании.
Решение по каждому вопросу с результатами голосования.
Подписи председателя, членов комиссии и секретаря.

Как оформить протокол заседания

Проверьте кворум. Заседание правомочно, если собралось не меньше половины членов комиссии. Число присутствующих и общее число членов впишите в протокол до начала обсуждения.
Запишите состав. Перечислите председателя, членов комиссии и секретаря полностью — так, как они указаны в приказе о создании комиссии.
Сформулируйте повестку. Один пункт — один вопрос: допуск заявок, рассмотрение предложений, подведение итогов. Повестка должна совпадать с тем, что решали.
Занесите ход заседания. Коротко: что огласили, какие заявки поступили, что проверили. Без пересказа всей документации.
Посчитайте голоса. По каждому решению запишите результаты голосования. Порядок принятия решений, включая действия при равенстве голосов, проверьте в правилах работы комиссии заказчика.
Подпишите. Протокол подписывают все присутствовавшие члены комиссии и секретарь; председатель подписывает первым.

Протокол рассмотрения заявок и итоговый протокол

Закупка обычно проходит через несколько заседаний, и у каждого свой протокол. На отборочной стадии комиссия проверяет заявки на соответствие требованиям и оформляет протокол рассмотрения — здесь видно, кого допустили и кого отклонили с причиной.

На стадии подведения итогов комиссия оценивает допущенные заявки и оформляет итоговый протокол: в нём победитель и условия его заявки. Если закупка не состоялась, это тоже фиксируют протоколом с указанием причины.

Частые ошибки

В протоколе нет кворума или числа членов комиссии — тогда непонятно, правомочно ли заседание.
Состав комиссии в протоколе расходится с приказом о её создании: другой человек, другая должность.
Решение записано без результатов голосования.
Отклонение заявки без причины: комиссия обязана указать, какому требованию заявка не соответствует.
Один протокол на несколько разных заседаний: у каждого заседания свой номер и дата.
Протокол не подписан кем-то из присутствовавших членов комиссии.

Частые вопросы

Обязателен ли протокол заседания комиссии по закупкам?

Да. Решение закупочной комиссии оформляют протоколом — это документ, которым заказчик подтверждает, что заявки рассмотрены и итог подведён. По Закону № 44-ФЗ протоколы размещают в единой информационной системе; по Закону № 223-ФЗ порядок задаёт положение о закупке заказчика.

Какой кворум нужен для заседания комиссии?

Заседание правомочно, если присутствует не меньше половины членов комиссии. Число членов и порядок принятия решений закрепляют в положении о закупке и в приказе о создании комиссии.

Как принимают решение, если голоса разделились?

Порядок голосования и действия при равенстве голосов проверьте в положении о закупке и правилах работы комиссии. Решающим голос председателя будет, если это предусмотрено этими правилами.

Можно ли оформить протокол в электронном виде?

Можно, если закупка проводится в электронной форме: протокол формируют в системе электронной площадки и подписывают электронными подписями членов комиссии. Бумажный экземпляр с подписями остаётся у заказчика.

Сколько хранят протоколы комиссии по закупкам?

Срок хранения зависит от вида документа и устанавливается номенклатурой дел заказчика по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Документы о закупках относят к документам по основной деятельности.

Когда протоколы и заявки собирают вручную

Чтобы документы закупки собирались сами

На каждое заседание комиссии нужен протокол: состав, кворум, повестка, голоса, решение. Пока их набирают вручную, ошибки в составе и номерах тянутся из протокола в протокол.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подставляют состав комиссии и данные закупки и приносят на подпись готовый протокол.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»