Журнал предметно-количественного учёта: приказ 378н

Приказ Минздрава от 17.06.2013 № 378н задаёт правила регистрации операций с лекарствами из перечня ПКУ и три формы журналов. Ниже — кто ведёт журнал, что записывать в каждую графу, как хранить и какие ошибки чаще всего находят при проверке.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Аптечная организация ООО «Ромашка», лицензия № ЛО-77-01-000000 от 12.03.2024

Дозировка, лекарственная форма, единица измерения: 10 мг, таблетки, упаковка

Наименование лекарственного средства: Прегабалин

Журнал учёта операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения

подлежащих предметно-количественному учёту

Начат 1 января 2026 г. Окончен 31 декабря 2026 г.

Поступление, 12.01.2026, № 14, ООО «Поставщик», приходная накладная № 137 от 12.01.2026, поступило 200 упаковок, остаток 200 упаковок.

Отпуск по рецепту, 15.01.2026, № 15, рецепт серии АА № 000123 от 15.01.2026, израсходовано 2 упаковки, остаток 198 упаковок.

Лист пронумерован, прошнурован и скреплён подписью руководителя и печатью организации.

Лицо, ответственное за ведение журнала

Заведующая аптекой

____________ / И. И. Иванова /

Что регулирует приказ 378н

Приказ Минздрава от 17.06.2013 № 378н утвердил две вещи: правила регистрации операций с лекарствами из перечня предметно-количественного учёта и правила ведения и хранения журналов, в которых эти операции записывают.

Перечень самих лекарств, подлежащих ПКУ, задаёт другой документ — приказ Минздрава от 01.09.2023 № 459н. Если препарата нет в этом перечне, журнал по 378н на него не заводят.

Журнал нужен, чтобы по каждому наименованию и каждой дозировке было видно, сколько лекарства поступило, сколько ушло и сколько осталось. Это не складской учёт ради порядка на полке, а документ, который проверяет Росздравнадзор.

Кто обязан вести журнал

Производители лекарств из перечня ПКУ.
Организации оптовой торговли медикаментами.
Аптечные организации и индивидуальные предприниматели с лицензией на фармацевтическую деятельность.
Медицинские организации и ИП с лицензией на медицинскую деятельность, включая их подразделения в сельских населённых пунктах, где нет аптеки.

Три формы журнала

Приказ даёт три приложения — по одной форме на каждый вид организации. Приложение № 1 — для производителей и оптовой торговли, приложение № 2 — для аптечных организаций и ИП с фармацевтической лицензией, приложение № 3 — для медицинских организаций и ИП с медицинской лицензией.

Формы различаются шапкой и набором граф: у медицинской организации в записи появляется отметка об индивидуальном назначении лекарства конкретному больному. Брать бланк не своей формы — ошибка: проверяющий увидит, что журнал ведут не по приложению, которое относится к виду деятельности.

Что записывать в журнал

Приход: поступление от поставщика — дата, номер и дата приходного документа, наименование поставщика, количество.
Расход: отпуск по рецепту, отпуск по требованию медицинской организации, передача в другое подразделение, уничтожение, возврат поставщику.
По каждой операции — дата, номер документа, по которому она прошла.
Количество поступившего или израсходованного и остаток после операции.
Подпись лица, ответственного за ведение журнала, и расшифровка.

Как заполнять журнал

Заведите отдельный лист или журнал на каждое наименование. Учёт ведут по каждому торговому наименованию, отдельно по каждой дозировке и лекарственной форме. Развёрнутый лист на одно наименование — допустимый вариант, отдельная тетрадь на каждое — тоже.
Заполните шапку. Наименование организации или ИП, номер и дата лицензии, наименование лекарства, дозировка, лекарственная форма, единица измерения, даты начала и окончания журнала.
Записывайте каждую операцию в день, когда она произошла. Дата записи — дата операции, а не дата, когда дошли руки. Номер и дата документа должны совпадать с накладной, рецептом или требованием.
Выводите остаток после каждой строки. Остаток — это предыдущий остаток плюс приход минус расход. Он должен сходиться с фактическим наличием в месте хранения.
Закройте журнал по окончании года. До начала ведения сброшюруйте и пронумеруйте бумажный журнал, заверьте его подписью руководителя и печатью организации. По окончании года укажите дату окончания журнала.

Хранение и сроки

Текущий журнал хранят в металлическом шкафу или сейфе, ключи — у ответственного за журнал. Заполненный журнал передают в архив.
Записи ведут на бумаге или в электронном виде. Листы электронного журнала ежемесячно распечатывают, нумеруют, подписывают и брошюруют по наименованию лекарства, дозировке и форме.
Срок хранения журналов — не меньше трёх лет после окончания календарного года, в котором сделана последняя запись. Точный срок закрепите в номенклатуре дел организации.
Исправления в журнале заверяют подписью ответственного лица; зачёркивать и замазывать записи нельзя.

Частые ошибки

Ведут один журнал на все дозировки одного наименования — остатки по разным дозировкам смешиваются.
Записывают операцию не датой операции, а датой, когда освободилось время.
Не выводят остаток после каждой строки — сверить наличие с журналом невозможно.
Не нумеруют и не прошнуровывают журнал, не ставят печать — при проверке такой документ не принимают.
Берут форму не своего приложения: медицинская организация заполняет бланк аптеки.
Не заводят журнал на препарат, который включили в перечень ПКУ, потому что раньше его там не было.

Частые вопросы

Действует ли приказ 378н сейчас?

Да. Приказ зарегистрирован в Минюсте 15.08.2013 под № 29404 и остаётся действующим. Новые правила учёта препаратов ПКУ Минздрав готовит: проект приказа размещён для публичного обсуждения в марте 2026 года и должен заменить 378н. Пока новый приказ не принят и не вступил в силу, журналы ведут по 378н.

Нужен ли журнал, если организация не продаёт лекарства, а только применяет их?

Да, если у организации есть лицензия на медицинскую деятельность и она обращается с лекарствами из перечня ПКУ. Медицинские организации ведут журнал по приложению № 3 к приказу.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно. Листы электронного журнала ежемесячно распечатывают, нумеруют, подписывают и брошюруют по наименованию лекарства, дозировке и форме. По окончании года их оформляют в журнал.

Что делать, если в журнале обнаружена ошибка?

Исправление заверяют подписью ответственного лица. Зачёркивать, замазывать или переписывать страницу заново нельзя: проверяющий должен видеть, что именно исправлено и кем.

Сколько хранить журнал?

Не меньше трёх лет после окончания года, в котором сделана последняя запись. Конкретный срок организация закрепляет в своей номенклатуре дел; сокращать его ниже трёх лет нельзя.

Что грозит за отсутствие журнала?

Отсутствие журнала ПКУ — нарушение лицензионных требований в фармацевтической и медицинской деятельности. Росздравнадзор включает проверку журналов в проверочные листы по отпуску лекарств и лицензионному контролю, а по итогам проверки выносит предписание и рассматривает вопрос об административной ответственности.

Журналы, которые проверяют чаще всего

Чтобы журналы ПКУ заполнялись сами и без расхождений с остатками

Журнал ПКУ сходится с наличием только тогда, когда каждая накладная и каждый рецепт попадают в него в день операции. В загруженной аптеке или отделении это отнимает часы, а расхождения всплывают на проверке.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые переносят данные о поступлении и расходе лекарств из накладных и рецептов в журнал по форме приложения к приказу, сверяют остаток с учётной системой и показывают расхождения до того, как их найдёт проверяющий.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»