График отпусков скачать в Excel

График отпусков — таблица, в которой видно, кто из сотрудников и в каком месяце идёт в отпуск. Ниже — шаблон в Excel, образец заполнения и порядок, по которому график утверждают.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор П. П. Петров

«___» __________ 20__ г.

График отпусков

на 2027 год

«17» декабря 2026 г. № 32

Структурное подразделение: отдел продаж. Должность: менеджер по продажам. Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович. Количество дней отпуска: 28. Запланированные даты: 12.01.2027–08.02.2027.

Структурное подразделение: бухгалтерия. Должность: главный бухгалтер. Фамилия, имя, отчество: Смирнова Анна Сергеевна. Количество дней отпуска: 28, из них 14 дней — 05.07.2027–18.07.2027, 14 дней — 02.11.2027–16.11.2027.

Начальник отдела кадров

Начальник отдела кадров

____________ / А. А. Кузнецова /

Согласовано

Председатель первичной профсоюзной организации

____________ / С. С. Орлов /

Что должно быть в графике отпусков

График отпусков — обязательный документ для каждой организации и каждого ИП с работниками: ст. 123 ТК РФ требует утверждать его не позднее чем за две недели до начала календарного года. То есть график на 2027 год нужно утвердить не позднее 17 декабря 2026 года.

Форму Т-7 Роскомстат утвердил постановлением от 05.01.2004 № 1. С 2013 года она необязательна: компания вправе разработать свою таблицу. В Excel удобно вести именно свою — с графами, которые нужны отделу кадров, а не для отчётности.

Графы шаблона в Excel

Номер строки по порядку.
Структурное подразделение — отдел, цех, филиал.
Должность по штатному расписанию.
Фамилия, имя, отчество работника полностью.
Табельный номер, если он присвоен.
Количество дней отпуска за год — с учётом дополнительных отпусков и ненормированного дня.
Дата начала отпуска и дата окончания.
Перенесённая часть отпуска — если человек делит отдых на части.
Примечание: основание переноса, согласие работника, льготная категория.
Подпись работника об ознакомлении — отдельная графа или лист ознакомления.

Как заполнить график в Excel

Соберите список работников. Возьмите штатное расписание и трудовые договоры. Включите всех, с кем действует трудовой договор на дату утверждения графика: основных сотрудников, совместителей, тех, у кого договор дольше шести месяцев, женщин в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребёнком, а также тех, кто в будущем году увольняется.
Посчитайте дни каждому. Обычный отпуск — 28 календарных дней за год работы (ст. 115 ТК РФ). Педагогам, медикам, работникам Крайнего Севера и тем, у кого есть право на дополнительный отпуск, дни прибавьте по закону или коллективному договору.
Разнесите отпуска по месяцам. В таблице заведите 12 столбцов по месяцам или столбец с датами. Отметьте, в каком месяце человек отдыхает: так видно, не уходит ли весь отдел одновременно.
Учтите льготников. Работники до 18 лет, родители ребёнка-инвалида и почётные доноры могут брать отпуск в удобное для них время. Женщине по её желанию предоставляют ежегодный отпуск перед отпуском по беременности и родам, непосредственно после него или по окончании отпуска по уходу за ребёнком. Учтите и другие категории, которым закон даёт право выбора. Их пожелание в графике — не рекомендация, а требование.
Согласуйте и утвердите. График согласуют с профсоюзом, если он есть, и утверждают приказом руководителя. Сотрудников знакомят с графиком под подпись.

Как учитывать отпуска в таблице Excel

Для учёта в отделе кадров одной таблицы графика мало: нужен ещё лист с остатками дней. На нём по каждому работнику считают, сколько дней отпуска накоплено, сколько использовано и сколько осталось, — иначе к концу года выясняется, что у части сотрудников отпуск не отгулян, а по ст. 124 ТК РФ отпуск нужно предоставлять ежегодно.

В Excel это делают двумя листами: на первом — график по месяцам, на втором — остатки. Формулы вроде «накоплено минус использовано» обновляются сами, если вносить даты отпусков в одном формате. Календарь отпусков на год удобно строить через условное форматирование: закрашивать ячейки месяцев, в которые человек отдыхает, — тогда загрузка отдела видна сразу.

Частые ошибки в графике отпусков

График утверждён позже 17 декабря: по ст. 123 ТК РФ это нарушение, за которое инспекция труда выносит предупреждение или штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.
В таблицу не попали совместители и работники в отпуске по уходу за ребёнком — они тоже в трудовых отношениях.
Отпуск льготника поставили в неудобное для него время, хотя закон даёт ему выбор.
Не учли дополнительные отпуска: у медработников, педагогов и «северян» дней больше 28.
Дни в таблице не сходятся с приказами и личными карточками: график живёт отдельно от учёта.

Частые вопросы

За сколько дней до нового года нужно утвердить график отпусков?

Не позднее чем за две недели до начала календарного года — так требует ст. 123 ТК РФ. Для графика на 2027 год последний срок — 17 декабря 2026 года.

Обязательно ли использовать форму Т-7?

Нет. Форма Т-7 утверждена постановлением Роскомнадзора от 05.01.2004 № 1 и с 2013 года необязательна. Компания может вести свою таблицу в Excel, если в ней есть сведения, нужные для предоставления отпусков.

Кого включать в график отпусков?

Всех, с кем на дату утверждения действует трудовой договор: основных работников, совместителей, тех, у кого договор дольше шести месяцев, женщин в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком, длительно болеющих и увольняющихся в будущем году.

Можно ли делить отпуск на части в графике?

Да, по соглашению между работником и работодателем. Одна из частей при этом должна быть не меньше 14 календарных дней — ст. 125 ТК РФ.

Что будет, если график не составить?

График отпусков — обязательный документ. За его отсутствие или нарушение срока утверждения инспекция труда может вынести предупреждение или оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ.

Можно ли вести график отпусков только в Excel?

Можно, если в компании нет кадровой программы. Excel подходит для таблицы и остатков, но при проверке важно, чтобы даты в графике совпадали с приказами на отпуск и личными карточками работников.

Когда таблица графика живёт отдельно от приказов

Чтобы график, заявки и приказы собирались сами

График в Excel быстро устаревает: заявки на отпуск приходят в мессенджерах, приказы готовят вручную, остатки дней считают к концу года.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают заявки на отпуск, сверяют остатки дней с графиком и приносят кадровику готовый проект приказа на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»