Личное дело: бланк

Личное дело — папка, в которой собраны документы о сотруднике: заявление, копии документов, анкета, приказы, договоры. Ниже — бланк в Word и заполненный образец с описью и алфавитной карточкой.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ЛИЧНОЕ ДЕЛО № 14

Петров Иван Сергеевич

Дата заведения: 16 ноября 2026 г.

Личное дело

сотрудника отдела продаж

16 ноября 2026 г. № 14

Опись документов личного дела: 1) заявление о приёме на работу на 1 л.; 2) копия паспорта на 2 л.; 3) копия диплома на 1 л.; 4) копия СНИЛС на 1 л.; 5) анкета на 2 л.; 6) трудовой договор на 4 л.; 7) приказ о приёме на работу на 1 л.

Анкета: Петров Иван Сергеевич, 12 марта 1994 года рождения, образование высшее, окончил Финансовый университет в 2016 году, стаж работы в продажах 8 лет, место рождения — г. Тверь.

Отметка о снятии с учёта: личное дело выслано в ООО «Ромашка» 16 ноября 2026 г.

Ответственный за ведение дела

Специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

Что такое личное дело

Личное дело — это подборка документов о сотруднике, которую компания собирает с момента приёма на работу. В деле хранят заявление, копии паспорта, диплома, СНИЛС, анкету, трудовой договор, приказы о приёме, переводе, отпуске и увольнении.

Обязанность заводить личное дело на каждого работника закон для коммерческих компаний не устанавливает. Дело ведут, если так решил руководитель или этого требует отраслевое ведомство: свои правила есть у МВД, МЧС и других госструктур. В коммерческой компании порядок закрепляют в локальном акте — инструкции по делопроизводству или положении о персональных данных.

Что входит в личное дело

Опись документов — перечень всего, что подшито в папку, с номерами листов.
Анкета сотрудника: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование, стаж, адрес.
Копии паспорта, диплома, СНИЛС, ИНН, военного билета.
Заявление о приёме на работу.
Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему.
Приказы о приёме, переводе, отпуске, увольнении.
Алфавитная карточка — по ней дело находят, когда фамилия меняется или папка уходит в архив.
Согласие на обработку персональных данных.

Как завести личное дело

Возьмите бланк. Скачайте бланк в Word и утвердите его приказом или приложением к инструкции по делопроизводству.
Заполните обложку. Напишите название компании, номер дела, фамилию, имя и отчество сотрудника, дату заведения.
Соберите документы. Разложите бумаги по описи: заявление, копии, анкета, договор, приказы. Каждый документ пронумеруйте.
Заполните алфавитную карточку. Внесите фамилию, имя, отчество, год и место рождения, место работы — по карточке дело найдут в архиве.
Подшейте и подпишите. Скрепите папку, поставьте подпись ответственного за ведение дела и дату.

Частые ошибки

Хранят в деле оригинал трудовой книжки: её место — у работодателя в отдельной папке, а в деле достаточно копии.
Не ведут опись: при проверке невозможно понять, какие документы в папке и на каких листах.
Собирают медицинские справки и данные о здоровье без отдельного согласия — это персональные данные особой категории.
Не заводят алфавитную карточку: после смены фамилии дело не находят.
Хранят дело бессрочно: сроки устанавливает номенклатура дел компании, а для документов по личному составу они свои.

Частые вопросы

Обязательно ли заводить личное дело в коммерческой компании?

Нет, закон этого не требует. Дело ведут по решению руководителя, если порядок закреплён в локальном акте. В госорганах и ведомствах свои правила: например, в системе МВД личные дела ведут по приказу МВД России от 24.11.2020 № 800.

Чем личное дело отличается от трудовой книжки?

Трудовая книжка — один документ, где записаны приёмы, переводы и увольнения. Личное дело — папка с подборкой документов о сотруднике: копиями, анкетой, приказами, договором. Трудовая книжка хранится отдельно, в деле лежит её копия.

Какие документы нельзя подшивать в личное дело?

Медицинские справки, данные о здоровье и другие сведения особой категории — только с отдельным согласием и если они нужны для работы. Справки о беременности и диагнозах в дело не подшивают.

Сколько хранится личное дело?

Срок зависит от того, к какой группе отнесены документы в номенклатуре дел. Документы по личному составу, в том числе личные дела, хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Конкретный срок компания закрепляет в своей номенклатуре дел.

Что делать, если сотрудник сменил фамилию?

Внесите изменение в алфавитную карточку и опись, приложите копию свидетельства о браке. Номер дела при этом не меняют.

Когда папки с делами съедают время кадровика

Чтобы документы собирались сами

Заявления, копии и приказы на каждого сотрудника кадровик раскладывает вручную: проверяет комплектность, нумерует листы, заполняет карточки.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют комплектность и приносят готовое дело на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»