Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Образец заверения копии трудовой книжки в 2023 году: образец заполнения

Копию трудовой книжки заверяет работодатель — тот, кто ведёт книжку или уже её выдал. Ниже образец надписи и заполненный пример: где поставить отметку о верности, как подписать запись о работе по настоящее время и что делать, если книжка электронная.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Копия верна

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

Подпись ____________

Дата: 16 ноября 2023 г.

М. П.

Заверение копии трудовой книжки

образец надписи и заполнения

16 ноября 2023 г.

Работает по настоящее время в ООО «Ромашка» в должности менеджера по продажам.

Заверяю копию трудовой книжки на 3 листах.

Копия снята с трудовой книжки ТК-IV № 1234567, выданной 12 марта 2018 года.

Лицо, заверившее копию

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Кто и как заверяет копию трудовой книжки

Копию трудовой книжки заверяет работодатель: кадровая служба или руководитель компании, где человек работает или работал. Сотрудник сам себе копию не заверяет — нужна подпись уполномоченного лица и, если печать в компании есть, её оттиск.

Правила ведения и хранения трудовых книжек установлены приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Он действует с 1 сентября 2021 года и заменил прежнюю инструкцию; порядок заверения копий в нём не расписан по шагам, поэтому компании берут за основу ГОСТ Р 7.0.97-2025 и собственный порядок делопроизводства.

Что должно быть на заверенной копии

  • Надпись «Копия верна» — её ставят на каждом листе копии или один раз на последнем, если копия сшита.
  • Должность, подпись и расшифровка того, кто заверил: руководителя, начальника отдела кадров или другого уполномоченного сотрудника.
  • Дата заверения — число, месяц и год.
  • Оттиск печати, если компания её использует; отсутствие печати копию не портит.
  • Запись о текущем месте работы, если человек продолжает работать: «Работает по настоящее время» с названием организации и должностью.
  • Отметка, со скольких листов снята копия и реквизиты самой книжки, если копия идёт в дело или в другой город.

Как заверить копию трудовой книжки

  1. Снимите копии нужных страниц. Копируют титульный лист с фотографией и все страницы с записями о работе. Пустые страницы не копируют, если получатель не просит иное.
  2. Проверьте записи. Сверьте, что на копии читаются печати, подписи и даты. Размытые или обрезанные записи получатель вправе не принять.
  3. Напишите «Копия верна». Надпись ставят от руки или штампом на свободном месте листа, не поверх записей.
  4. Укажите текущее место работы. Если сотрудник работает в компании сейчас, ниже надписи пишут: «Работает по настоящее время в ООО „Ромашка“ в должности менеджера по продажам».
  5. Подпишите и поставьте дату. Подпись заверяющего с расшифровкой, дата и печать, если она есть в компании.
  6. Зарегистрируйте выдачу. Если копию выдают на руки, её регистрируют в журнале или книге выдачи копий документов: кому, когда и зачем выдали.

Что писать про работу по настоящее время

Формулировка «работает по настоящее время» подтверждает, что человек ещё числится в компании. Её пишут, когда копию готовят для банка, суда, другого работодателя или для личного дела: получатель должен видеть, что запись о работе не закрыта увольнением.

Если сотрудник уже уволился, эту строку не пишут вовсе: последняя запись в книжке — об увольнении, и заверяется копия в том виде, в каком книжка закрыта. Дописывать что-то от себя в копию нельзя.

Электронная трудовая книжка

Тем, кто отказался от бумажной книжки, копию снимают не с книжки, а со сведений о трудовой деятельности. Их выдают по форме СТД-Р или СТД-СФР — приказ Минтруда от 10.11.2022 № 713н. Эти сведения формирует работодатель или Социальный фонд, и они уже содержат данные о работе; заверять их как копию бумажной книжки не нужно.

Если работодатель просит именно заверенную копию, он получает заверенные сведения о трудовой деятельности, а не копию несуществующей книжки.

Частые ошибки

  • Заверяют копию без даты: получатель не может понять, когда копия снята.
  • Ставят только подпись без должности и расшифровки — непонятно, кто и на каком основании заверил.
  • Копируют только страницу с последней записью, пропуская титульный лист и предыдущие места работы.
  • Пишут «работает по настоящее время» на копии книжки уволенного сотрудника.
  • Заверяют копию печатью отдела кадров, которая не подтверждает полномочия подписанта.
  • Сами дописывают или исправляют записи в копии: копия должна повторять документ один в один.

Частые вопросы

Нужна ли печать на заверенной копии трудовой книжки?

Если в компании есть печать, её ставят. Закон не требует печати для копии внутреннего документа, но банки, суды и кадровые службы часто её ждут, поэтому проще поставить.

Может ли работник заверить копию своей трудовой книжки сам?

Нет. Заверяет работодатель или организация, которая вела книжку. Своя подпись работника на копии не подтверждает её верность.

Сколько действует заверенная копия трудовой книжки?

Срока действия у копии нет: она подтверждает состояние книжки на дату заверения. Получатель вправе попросить свежую копию, если с даты прошло много времени или изменились записи.

Нужно ли заверять каждый лист копии?

Если копия идёт на несколько листов и не сшита, надпись «Копия верна» ставят на каждом листе. У сшитой копии достаточно заверить последний лист и указать число листов.

Кто вправе заверить копию, если сотрудник уже уволился?

Бывший работодатель: он продолжает хранить книжку или её копию в личном деле. После ликвидации компании копию снимают с самой книжки у нотариуса или подтверждают сведения о работе через Социальный фонд.

Когда копии и справки собирают вручную

Чтобы кадровые документы собирались без ручной работы

Заверенные копии, справки и выписки нужны постоянно: банк, суд, новый работодатель, тендер. Каждую копию сотрудник отдела кадров готовит руками, и на это уходят часы.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые по запросу собирают комплект документов по шаблону, подставляют данные сотрудника и приносят на подпись готовые листы.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы