Специалист по договорной работе: должностная инструкция

Должностная инструкция закрепляет, какие договоры ведёт специалист, что он проверяет перед подписанием и где заканчиваются его полномочия. Ниже — бланк и образец с обязанностями для договорного отдела компании.

Бланк в WordWord, 12 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 68 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«___» __________ 20__ г.

Должностная инструкция

специалиста по договорной работе

1. Общие положения. 1.1. Специалист по договорной работе относится к категории специалистов и подчиняется непосредственно начальнику договорного отдела. 1.2. На должность назначается лицо с высшим юридическим или экономическим образованием и опытом договорной работы не менее года. 1.3. Специалист руководствуется законодательством Российской Федерации, уставом компании, приказами руководителя, положением о договорной работе и настоящей инструкцией.

2. Обязанности. 2.1. Готовит проекты договоров подряда, поставки, оказания услуг и дополнительных соглашений к ним по заявкам подразделений. 2.2. Проверяет проект договора: предмет, сроки, цену и порядок оплаты, ответственность сторон, реквизиты контрагента. 2.3. Согласует проект с юридической, финансовой и производственной службами и собирает замечания. 2.4. Ведёт реестр договоров: существенные условия, срок действия, оплаты, подписанные акты. 2.5. Следит за сроками действия договоров и готовит дополнительные соглашения о продлении или изменении условий. 2.6. Проверяет первичные документы контрагентов: акты выполненных работ, счета, накладные — на соответствие условиям договора. 2.7. Готовит служебные записки о заключении договоров и об оплате. 2.8. Взаимодействует с контрагентами по вопросам исполнения обязательств и ведёт переписку.

3. Права. 3.1. Запрашивать у подразделений документы и сведения, нужные для подготовки договора. 3.2. Возвращать проект договора на доработку, если условия расходятся с типовой формой или решением руководителя. 3.3. Вносить руководителю предложения по типовым формам договоров и порядку согласования.

4. Ответственность. 4.1. За ненадлежащее исполнение обязанностей — в пределах, установленных трудовым законодательством. 4.2. За ошибки в договоре, приведшие к убыткам компании, — в пределах, установленных законом. 4.3. За разглашение сведений о цене и условиях договоров — в пределах, установленных законом.

Начальник договорного отдела

Начальник договорного отдела

____________ / И. И. Иванов /

С инструкцией ознакомлен

Специалист по договорной работе

____________ / А. А. Сидоров /

Зачем специалисту по договорной работе инструкция

Специалист по договорной работе ведёт договоры от заявки подразделения до подписанного акта: готовит проект, собирает согласования, следит за сроками и оплатами. Без инструкции границы размываются: одни ждут от него юридической экспертизы, другие — только регистрации бумаг.

Должностная инструкция фиксирует три вещи: какие договоры он ведёт, что обязан проверить до подписания и что решает сам, а что выносит руководителю или юристу. Это внутренний документ компании, единой формы в законе нет — за основу берут обычную структуру: общие положения, обязанности, права, ответственность.

Что входит в обязанности специалиста договорного отдела

Готовить проекты договоров подряда, поставки, оказания услуг и дополнительных соглашений по заявкам подразделений.
Проверять существенные условия: предмет, сроки, цену и порядок оплаты, ответственность сторон, полномочия подписанта и реквизиты контрагента.
Собирать согласования с юридической, финансовой и производственной службами и сводить замечания.
Вести реестр договоров: условия, срок действия, оплаты, подписанные акты выполненных работ.
Следить за сроками действия и исполнением обязательств, готовить продление и изменения.
Проверять первичные документы контрагентов — акты, счета, накладные — на соответствие договору.
Готовить служебные записки о заключении договоров и об оплате.
Вести переписку с контрагентами по исполнению обязательств.

Как составить инструкцию

Опишите место в структуре. Кому подчиняется специалист, кто его замещает, какие подразделения для него внутренние заказчики.
Перечислите виды договоров. Подряд, поставка, услуги, проектные и строительно-монтажные работы — только те, что действительно ведёт специалист в вашей компании.
Отделите проверку от экспертизы. Пропишите, что специалист проверяет сам, а что передаёт юристу: спорные условия, нестандартную ответственность, иностранного контрагента.
Закрепите полномочия. Подписывает ли он договор сам или только визирует проект; что вправе вернуть на доработку.
Укажите ответственность. За ошибки в договоре и срыв сроков — в пределах, установленных трудовым законодательством.
Ознакомьте под подпись. Специалист ставит подпись и дату ознакомления; экземпляр хранится в его личном деле.

Частые ошибки

В инструкцию переписали обязанности юриста — и компания ждёт от специалиста правовой экспертизы, которую он не делает.
Не указано, какие договоры он ведёт: в работе оказываются и те, что должны идти через закупки.
Нет порядка согласования — каждый раз специалист выясняет, чья подпись нужна.
Ответственность описана общими словами без привязки к обязанностям, и взыскать ущерб сложно.
Инструкцию утвердили, но с работником не ознакомили — для дисциплинарной ответственности это важно.

Частые вопросы

Чем специалист по договорной работе отличается от юриста?

Юрист даёт правовую оценку: законность условий, риски, судебная перспектива. Специалист по договорной работе ведёт процесс: собирает проект, проверяет его на соответствие типовой форме и решению руководителя, согласует, регистрирует, следит за сроками и оплатами. В небольшой компании обе роли может совмещать один человек — тогда это прямо пишут в инструкции.

Обязательно ли высшее юридическое образование?

Закон этого не требует: профессии в квалификационных справочниках нет, требования устанавливает работодатель. В вакансиях просят высшее юридическое или экономическое образование и опыт договорной работы, но компания вправе заменить это знанием её типовых договоров и внутренних процедур.

Можно ли включить в инструкцию анализ дебиторской задолженности?

Можно, если специалист действительно этим занимается: сводит оплаты по реестру договоров и сообщает о просроченных. Взыскание долга и претензионная работа — уже задача юриста, в обязанности специалиста по договорной работе их лучше не вписывать.

Нужно ли знакомить специалиста с инструкцией под подпись?

Да, если инструкция — приложение к трудовому договору или на неё ссылаются как на документ, за неисполнение которого возможна дисциплинарная ответственность. Подпись и дата ознакомления подтверждают, что работник знал свои обязанности.

Как часто пересматривать инструкцию?

Строгого срока нет. Пересматривают при изменении структуры, видов договоров или порядка согласования — например, когда компания переходит на типовые формы или электронный документооборот.

Когда договоры теряются между почтой, CRM и папками

Чтобы договор не ждал согласования неделю

Проект договора проходит через заявку, почту, юриста и финансы, а специалист вручную переносит условия в реестр и напоминает о сроках. На потоке это часы работы и забытые продления.

Я собираю ИИ-агентов под одну задачу: агент разбирает входящий договор, вытаскивает существенные условия, сверяет с типовой формой и раскладывает по реестру, а специалисту оставляет то, что требует решения.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»