Журнал регистрации актов: образец и бланк

Журнал регистрации актов — учётный документ, в котором компания по порядку записывает каждый составленный акт: номер, дату, название, исполнителя. Ниже — бланк в Word и образец заполнения на примере акта об уничтожении документов.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 68 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ

Начат 11 января 2026 г.

Окончен 25 декабря 2026 г.

На 48 листах

Журнал регистрации актов

за 2026 год

Ответственный за ведение журнала

Секретарь

____________ / О. В. Смирнова /

Зачем нужен журнал регистрации актов

Акт фиксирует событие: приёмку товара, списание оборудования, уничтожение документов, оказанные услуги. Когда актов десятки, без журнала невозможно понять, какой номер уже занят, что случилось с актом под номером 7 и кто его составлял.

Журнал решает три задачи: даёт сквозную нумерацию, показывает, что акт существует и подписан, и помогает найти документ по дате или событию. Часто его ведут вместе с номенклатурой дел: по журналу видно, сколько актов за год заведено в дело.

Что завести в журнале

Порядковый номер записи — с 1 в начале года или с продолжением нумерации прошлых лет, если так принято в инструкции по делопроизводству.
Дату акта — та, что стоит в самом акте, а не дата записи в журнал.
Название акта с номером: «Акт № 12 об уничтожении документов».
Краткое содержание: о чём акт, одной строкой.
Кто составил: должность и фамилия с инициалами.
Подпись составителя в журнале — если журнал ведут в бумажном виде.
Отметку о приложении или месте хранения, если акт ушёл в отдельное дело.

Как заполнять журнал

Заведите журнал на год. Прошейте листы, укажите даты начала и окончания, число листов. Ответственного за ведение назначьте приказом.
Записывайте акт сразу. Строку вносят в день подписания акта: так нумерация не сбивается и акт не теряется.
Пишите название полностью. «Акт № 5 об оказанных услугах по договору № 17» точнее, чем «Акт». По такой записи документ найдут через год.
Ставьте подпись. Составитель подписывает запись — это подтверждает, что акт действительно составлен и передан.
Закрывайте журнал в конце года. Укажите дату последней записи и сдайте журнал в архив вместе с актами.

Частые ошибки

Нумерация с пропусками: акт подписали, а в журнал не внесли — при проверке непонятно, был ли документ.
В графе «название» стоит только «Акт», без предмета — найти нужный документ через полгода невозможно.
Дата в журнале не совпадает с датой акта: путаница начинается при сверке с номенклатурой дел.
Журнал ведут в одном файле без резервной копии — при сбое теряется вся нумерация за год.
Акты разных видов валят в один журнал без разделов, хотя удобнее вести отдельные журналы по видам: приёмка, списание, уничтожение документов.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал регистрации актов?

Закон не требует единого журнала для всех актов. Обязанность вести учёт возникает из правил делопроизводства компании и из отдельных норм: например, акты об уничтожении документов фиксируют в учётных документах архива. Компания закрепляет форму журнала в инструкции по делопроизводству.

Можно ли вести журнал в Excel?

Можно. Электронный журнал удобнее для поиска, но тогда продумайте защиту от правок и резервную копию. Бумажный журнал с прошнурованными листами надёжнее как доказательство при спорах.

Нужна ли печать на журнале?

Нет. Журнал подписывает ответственный за ведение, а печать ставят, только если компания использует её по своим правилам.

Сколько хранить журнал регистрации актов?

Срок зависит от актов, которые в нём записаны. Журнал идёт в дело вместе с ними, а сроки хранения дел компания определяет по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Что делать, если акт потерялся, а запись в журнале есть?

Запись не аннулируют. В графе делают отметку об утрате с датой и подписью руководителя, а взамен составляют новый акт с новым номером и ссылкой на прежний.

Когда акты и журналы собираются вручную

Чтобы документы регистрировались сами

Акты приёмки, списания и оказанных услуг повторяются каждый месяц. Секретарь вносит их в журнал руками, сверяет номера и рассылает копии — на это уходят часы.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, присваивают следующий номер, вносят запись в журнал и приносят руководителю готовое на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»