Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2020 год: образец

Номенклатура дел — перечень дел компании с индексами и сроками хранения. Утверждают её приказом руководителя, и на 2020 год такой приказ издавали до начала года. Ниже — бланк и заполненный образец приказа с приложением-номенклатурой.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ

от 20 декабря 2019 г. № 118

Приказ

об утверждении номенклатуры дел на 2020 год

г. Москва

В соответствии с Правилами делопроизводства, утверждёнными приказом Росархива от 22.05.2018 № 77, и в целях единого учёта документов, образующихся в деятельности общества, приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2020 года номенклатуру дел общества на 2020 год согласно приложению к настоящему приказу.

2. Руководителям структурных подразделений обеспечить формирование дел в соответствии с номенклатурой и передачу дел на хранение в установленные сроки.

3. Секретарю О. А. Смирновой ознакомить с номенклатурой дел руководителей подразделений под подпись.

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор

Генеральный директор

____________ / А. А. Иванов /

С приказом ознакомлена

Секретарь

____________ / О. А. Смирнова /

Зачем нужен приказ об утверждении номенклатуры дел

Номенклатура дел закрепляет, какие документы в компании складывают в какие дела, как эти дела называют и сколько хранят. Без приказа перечень остаётся проектом: сотрудники не обязаны раскладывать бумаги по указанным папкам, а архив не принимает дела.

Приказ издают ежегодно, чтобы номенклатура действовала на следующий год. Приказ на 2020 год подписывали в конце 2019 года и вводили в действие с 1 января 2020 года: так у подразделений оставалось время подготовить папки и завести дела.

Что входит в приказ

Шапка: название компании, вид документа, дата, регистрационный номер и место издания.
Основание: Правила делопроизводства, утверждённые приказом Росархива от 22.05.2018 № 77, и ссылка на учёт документов в компании.
Приказная часть: утвердить номенклатуру и ввести её в действие с 1 января, поручить подразделениям формировать дела по ней.
Приложение: сама номенклатура дел с индексами, заголовками, сроками хранения и количеством дел.
Подпись руководителя и ознакомление ответственных под подпись.

Как устроена номенклатура дел

Разделы по направлениям работы: руководство, бухгалтерия, кадры, продажи, снабжение.
Индекс дела: номер раздела и порядковый номер внутри раздела, например 02-03.
Заголовок дела в именительном падеже: «Приказы по основной деятельности», «Личные карточки работников».
Срок хранения со ссылкой на статью перечня, действовавшего при составлении номенклатуры. С 18 февраля 2020 года сроки сверяют с перечнем, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Количество дел: заполняют по итогам года, когда дела уже сформированы.
Итоговая запись о числе заведённых дел и о делах, переданных в архив.

Как издать приказ на 2020 год

Соберите состав документов. Пройдите по отделам и выпишите, какие документы создаются за год: договоры, приказы, заявления, отчёты, переписка.
Сверьте сроки хранения. Каждому делу найдите статью перечня, действовавшего на дату составления номенклатуры, и поставьте срок хранения. С 18 февраля 2020 года сроки сверяют с перечнем № 236.
Согласуйте проект. Номенклатуру подписывает руководитель архива или лицо, отвечающее за архив, и согласует экспертная комиссия компании.
Оформите приложение. Перенесите номенклатуру в таблицу приложения к приказу: индекс, заголовок, срок, количество дел, примечание.
Подпишите и ознакомьте. Руководитель подписывает приказ, ответственные знакомятся с ним под подпись, копию передают в архив и канцелярию.

Частые вопросы

Кто утверждает номенклатуру дел?

Руководитель компании — приказом. Саму номенклатуру готовит секретарь, делопроизводитель или архивист, а сроки хранения проверяет экспертная комиссия компании.

Нужно ли согласовывать номенклатуру с архивом?

Компания согласует номенклатуру с экспертной комиссией своего архива. Если документы потом сдают в государственный или муниципальный архив, номенклатуру дополнительно согласуют с ним по правилам этого архива.

Что делать, если номенклатура на 2020 год не утверждена вовремя?

Издают приказ задним числом нельзя: приказ вступает в силу с даты, которую в нём указали. Если год начался без номенклатуры, её утверждают текущей датой и вводят в действие с этой даты, а дела за прошедшие месяцы формируют по ней же.

Можно ли менять номенклатуру в течение года?

Да. Новые дела заводят по мере появления новых документов и вносят в номенклатуру отдельным приказом или дополнением, которое утверждают так же, как основную номенклатуру.

Сколько хранить саму номенклатуру дел?

Номенклатуру дел компании хранят постоянно: она показывает, какие документы создавались и куда их сдали. Приказ об утверждении хранят вместе с ней.

Чем номенклатура дел отличается от описи дел?

Номенклатура — план на год: какие дела будут заведены. Опись — итог: какие дела фактически сформированы и переданы на хранение, с их номерами и количеством листов.

Когда папки и приказы собираются вручную

Чтобы документы раскладывались по делам сами

Номенклатура, приказы и описи отнимают время у секретаря и руководителя: каждое дело надо завести, назвать и вовремя передать в архив.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, сверяют индексы дел и приносят на подпись готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»