Акт приёма-передачи документов: образец и бланк

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

г. Москва

Акт приёма-передачи документов

о передаче документов от главного бухгалтера новому главному бухгалтеру

16 ноября 2026 г. № 7

В связи с увольнением главного бухгалтера И. И. Ивановой и назначением на должность главного бухгалтера С. П. Сидоровой передаются документы бухгалтерского учёта и отчётности за 2024–2026 годы.

Передающая сторона: главный бухгалтер И. И. Иванова. Принимающая сторона: главный бухгалтер С. П. Сидорова.

Перечень передаваемых документов: 1) бухгалтерская отчётность за 2024–2025 годы — 2 папки, 84 листа; 2) книга покупок и книга продаж за 2026 год — 1 папка, 210 листов; 3) первичные документы за 2026 год — 6 папок, 1 240 листов; 4) регистры налогового учёта за 2026 год — 1 папка, 96 листов.

Все документы переданы в подшитом виде, в полном составе, без повреждений. Замечаний у принимающей стороны нет.

Экземпляр акта получила С. П. Сидорова.

Приложение: опись документов на 4 л. в 1 экз.

Передаёт

Главный бухгалтер

____________ / И. И. Иванова /

Принимает

Главный бухгалтер

____________ / С. П. Сидорова /

Утверждаю

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Что такое акт приёма-передачи документов

Акт приёма-передачи документов — документ, которым одна сторона передаёт другой конкретный перечень бумаг, а принимающая сторона подтверждает, что получила их полностью и в том состоянии, которое указано в акте.

Обязательной формы в законе нет. Компании и ведомства составляют акт в свободной форме, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: название документа, дата и номер, место составления, стороны, перечень документов, подписи. Суды принимают подписанный обеими сторонами акт как доказательство передачи: без него бывшему ответственному сотруднику трудно доказать, что бумаги он сдал, а новому — что принял их в полном составе.

Когда без акта не обойтись

Увольнение или перевод сотрудника, который отвечает за документы: главного бухгалтера, кадровика, секретаря, делопроизводителя.
Смена руководителя компании: новый директор принимает печати, учредительные документы, дела.
Передача документов между отделами, например из бухгалтерии в архив.
Передача бумаг контрагенту по договору: заказчик отдаёт исполнителю исходные документы, подрядчик сдаёт результат.
Отправка документов в архив или на хранение в специализированную организацию.
Передача документов при продаже бизнеса, реорганизации или ликвидации.

Что указать в акте

Название документа и заголовок к тексту: какие именно документы передаются.
Дату и номер акта, место составления.
Стороны: кто передаёт и кто принимает — должность, фамилия, инициалы или название организации.
Основание передачи: приказ об увольнении, договор, приказ о назначении.
Перечень документов: название, период, количество папок и листов, при большом объёме — отдельной описью со ссылкой на неё.
Состояние документов: подшиты ли, нет ли повреждений, что отсутствует.
Подписи обеих сторон с расшифровкой, при необходимости — утверждающая подпись руководителя.
Отметку о том, что экземпляр акта получила принимающая сторона.

Как составить акт приёма-передачи

Составьте опись. Пересчитайте папки и листы, запишите название и период каждого дела. Опись удобнее делать в таблице, а в акте сослаться на неё как на приложение.
Заполните шапку. Укажите название компании или подразделения, место и дату, номер акта, основание передачи.
Опишите стороны. Передающего и принимающего — с должностями и фамилиями; если стороной выступает организация, добавьте её название.
Перечислите документы. В тексте акта или в приложении: название, период, количество папок и листов, состояние.
Подпишите в двух экземплярах. Один остаётся у передающей стороны, второй — у принимающей; если акт утверждает руководитель, поставьте его подпись.
Зарегистрируйте акт. Внесите запись в журнал регистрации, если в компании акты регистрируют, и подшейте экземпляр в дело.

Частые ошибки

Общая фраза «переданы документы за 2026 год» без перечня и количества листов — такой акт ничего не доказывает.
Нет подписи принимающей стороны: без неё акт подтверждает только намерение передать.
Не указано состояние документов — потом невозможно предъявить претензию об утрате или порче.
Опись не подписана и не приложена, хотя акт на неё ссылается.
Акт составлен в одном экземпляре: у одной из сторон не остаётся доказательства.

Частые вопросы

Обязателен ли акт приёма-передачи документов по закону?

Общей обязанности составлять акт закон не устанавливает. Но при передаче дел от ответственного сотрудника к другому акт нужен, чтобы снять ответственность с прежнего и закрепить её за новым: без подписанного акта спор о том, какие документы и в каком виде передавались, решить трудно.

Чем акт приёма-передачи отличается от описи?

Опись — это перечень документов, обычно таблица с названиями, датами и количеством листов. Акт — документ, которым стороны фиксируют саму передачу и подтверждают её подписями. Опись часто становится приложением к акту.

Сколько экземпляров акта нужно?

По одному для каждой стороны: передающей и принимающей. Если акт утверждает руководитель или его нужно сдать в архив, делают дополнительный экземпляр.

Нужна ли печать на акте?

Нет. Акт подписывают стороны, а печать ставят, только если компания использует её по своим правилам или этого требует контрагент.

Как оформить передачу документов при увольнении главного бухгалтера?

Издайте приказ о передаче дел, составьте опись и акт приёма-передачи, укажите в них основание — приказ об увольнении. Акт подписывают увольняющийся и новый главный бухгалтер, утверждает руководитель. Один экземпляр остаётся у увольняющегося.

Можно ли составить акт задним числом?

Дату в акте ставят фактическую. Оформлять документ задним числом рискованно: при споре это обнаружится, и акт могут не принять как доказательство.

Когда передача документов идёт вручную и теряется

Чтобы документы передавались по описи сами

Передача дел, описи и сверки отнимают дни у бухгалтерии и руководителей: каждый лист надо пересчитать, сверить и подписать.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают перечень документов, готовят акт и опись по шаблону и приносят на подпись готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»