Договор хранения документов: образец и условия

Договор хранения документов передаёт архивной организации бумаги компании на хранение: она принимает дела, обеспечивает их сохранность и возвращает по требованию. Ниже — образец договора и разбор условий, которые защищают заказчика.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

г. Москва

10 января 2027 г.

ООО «Ромашка», в лице генерального директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Заказчик», с одной стороны

АО «Архив-Сервис», в лице директора Сидорова Ивана Ивановича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Исполнитель», с другой стороны

Договор хранения документов

между организацией и архивом

№ 7-Х

Исполнитель принимает на хранение документы Заказчика, перечисленные в описи (приложение № 1), обеспечивает их сохранность и возвращает по требованию Заказчика.

Срок хранения документов — 5 лет с даты подписания акта приёма-передачи. По истечении срока Исполнитель возвращает документы Заказчику или уничтожает их по его письменному указанию.

Заказчик оплачивает услуги по хранению ежемесячно не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчётным, по тарифам, указанным в приложении № 2.

Исполнитель отвечает за утрату или повреждение документов, произошедшие по его вине, в размере документально подтверждённого ущерба Заказчика.

Все споры разрешаются путём переговоров, а при недостижении согласия — в Арбитражном суде г. Москвы.

Заказчик

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Исполнитель

Директор АО «Архив-Сервис»

____________ / И. И. Сидоров /

Зачем нужен договор хранения документов

Договор хранения документов заключают, когда у компании нет места для архива или нужны гарантии сохранности бумаг. По договору архивная организация принимает дела, обеспечивает их сохранность и возвращает по требованию.

Договор оформляют письменно. В нём указывают, какие именно документы передаются, на какой срок, как они описаны и что архив делает при утрате или повреждении. Без такой описи доказать состав переданных бумаг почти невозможно.

Что указать в договоре

Предмет: какие документы передаются — с описью по каждому делу, с указанием количества листов.
Срок хранения: конкретная дата или период, после которого архив возвращает дела или уничтожает их по акту.
Порядок приёма-передачи: акт с подписями сторон, где перечислены все дела.
Ответственность архива: что он возмещает при утрате или повреждении и в каком размере.
Порядок возврата: по какому требованию и в какой срок архив выдаёт дела.
Цена и порядок расчётов: тарифы за хранение и за дополнительные услуги (переплёт, описи).

Как заключить договор

Составьте опись. Перечислите каждое дело: заголовок, крайние даты, количество листов. Опись — приложение к договору.
Согласуйте условия. Проверьте срок хранения, ответственность архива и порядок возврата. Если архив предлагает свой бланк, впишите свои условия в протокол разногласий.
Подпишите акт приёма-передачи. Без акта нельзя доказать, что документы действительно переданы. В акте укажите дату и перечень дел.
Храните договор и акт. Они подтверждают ваши права на документы. Держите копии в офисе, пока действует договор.

Частые ошибки

Нет описи документов — архив принимает «что-то», и вернуть нужное дело не получается.
Не указан срок хранения — архив может уничтожить документы, посчитав их бесхозными.
Ответственность архива ограничена символической суммой, которая не покрывает ущерб.
Забыли про возврат: в договоре нет порядка выдачи дел, и архив отдаёт их только после полной оплаты.

Частые вопросы

Можно ли хранить документы в архиве без договора?

Нет. Письменное оформление и опись защищают обе стороны: они помогают подтвердить передачу документов, их состав и условия хранения. При отсутствии описи эти обстоятельства придётся доказывать другими допустимыми доказательствами.

Какие документы нельзя передавать в архив?

Документы с ограниченным доступом, если у архива нет условий для их хранения. Перечень таких документов компания определяет сама, а архив должен подтвердить, что обеспечит конфиденциальность.

Что делать, если архив потерял документы?

По договору архив возмещает ущерб. Если сумма не покрывает потерь, спор решает суд. Поэтому в договоре важно зафиксировать реальную ответственность, а не символическую.

Нужен ли договор хранения, если документы хранятся в самом офисе?

Нет, для хранения в собственном помещении договор с архивом не нужен. Но если вы передаёте документы другой организации, даже на время, договор защитит обе стороны.

Когда документы теряются в папках и почте

Чтобы бумаги собирались и находились сами

Договоры, акты и описи теряются, пока руководитель ищет нужный файл. Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы по шаблону, проверяют комплектность и складывают в архив с понятными именами.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»