Как хранятся приказы по личному составу

Приказ по личному составу оформляет трудовые отношения: приём, перевод, увольнение, отпуск, командировку, поощрение. Срок его хранения зависит от вида приказа и считается не с даты подписания, а с 1 января года, следующего за годом, когда дело закончено делопроизводством. Ниже — сроки по видам приказов, порядок хранения оригиналов и копий и правила составления приказа.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ № 14-лс

г. Москва

Приказ по личному составу

о приёме на работу

16 ноября 2026 г.

ПРИНЯТЬ Иванову Марию Сергеевну на должность менеджера по продажам в отдел продаж с 1 декабря 2026 года с окладом согласно штатному расписанию.

Установить испытательный срок три месяца — с 1 декабря 2026 года по 28 февраля 2027 года.

Основание: трудовой договор от 16 ноября 2026 г. № 27.

Руководитель организации

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

С приказом ознакомлена

Менеджер по продажам

____________ / М. С. Иванова /

Какие приказы относятся к личному составу

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения: приём, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки, совмещение и совместительство, поощрение, награждение, дисциплинарные взыскания, изменение анкетно-биографических данных. Всё, что не касается работников, — приказы по основной деятельности, и сроки хранения у них другие.

Один и тот же приказ может касаться нескольких работников: тогда его хранят по самому длинному сроку из тех, что установлены для включённых в него записей. Отдельный приказ по каждому сотруднику нужен, только если в компании так принято номенклатурой дел.

Сроки хранения по видам приказов

О приёме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, изменении анкетно-биографических данных — 50 лет, если дело закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше (п. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; ст. 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
О ежегодных и учебных отпусках — 5 лет; об отпусках работников с вредными или опасными условиями труда — 50/75 лет.
Об отпусках без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребёнком, о дополнительных отпусках за вредные и опасные условия труда — 50 лет после 1 января 2003 года и 75 лет, если дело закончено раньше.
О командировках — 5 лет; о командировках работников с вредными или опасными условиями труда — 50/75 лет.
О дисциплинарных взысканиях — 3 года.

С какой даты считать срок хранения

Срок считают не с даты подписания приказа, а с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ). Приказ о приёме от 16 ноября 2026 года, подшитый в дело 2026 года, хранят 50 лет начиная с 1 января 2027 года.

Дата окончания делопроизводства — день, когда документ подшит в дело и внесён во внутреннюю опись. Для приказов, которые ведутся накопительно в течение года, это 31 декабря соответствующего года.

Где хранить оригиналы и копии

Оригиналы приказов по личному составу хранит кадровая служба; они подшиты в дела по номенклатуре дел, у каждого дела свой срок хранения.
Копии приказов о приёме, переводе, увольнении и поощрении кладут в личное дело работника. Личные дела хранят 50 лет после 1 января 2003 года и 75 лет, если дело закончено раньше.
В бухгалтерии держат копии приказов, нужные для расчётов: об отпуске, командировке, поощрении.
Приказы о дисциплинарных взысканиях хранят отдельно от приказов о поощрениях: у них разные сроки.
Электронные приказы, подписанные электронной подписью, хранят в системе электронного документооборота с журналом подписей и метаданными; бумажный дубликат не нужен, если компания не решила иначе.

Как составить приказ по личному составу

Возьмите унифицированную или свою форму. Для приёма, перевода и увольнения есть формы Т-1, Т-5 и Т-8, утверждённые постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. С 2013 года они необязательны, но удобны: в них уже есть нужные реквизиты. Свою форму утверждает руководитель.
Заполните шапку. Название организации, вид документа, дата и номер с индексом «лс», место издания. Номер с индексом помогает отделить приказы по личному составу от приказов по основной деятельности.
Опишите действие. Строка начинается с глагола: «принять», «перевести», «уволить», «предоставить отпуск». Дальше — фамилия, имя, отчество работника, должность, подразделение, дата и основание.
Укажите основание. Трудовой договор, заявление работника, дополнительное соглашение, служебная записка — с датой и номером.
Подпишите и ознакомьте. Приказ подписывает руководитель или уполномоченное лицо. Работника знакомят с приказом под подпись; для приказов об отпуске и командировке достаточно ознакомления, для дисциплинарного взыскания — три рабочих дня по ст. 193 ТК РФ.
Подшейте в дело. Внесите приказ во внутреннюю опись дела по номенклатуре и определите срок хранения по перечню № 236.

Частые ошибки

Считают срок с даты подписания приказа, а не с 1 января следующего года.
Хранят все приказы по личному составу 75 лет: для дел после 2003 года срок 50 лет.
Держат приказы об отпусках вместе с приказами о приёме и увольнении — у отпускных срок 5 лет.
Не кладут копию приказа в личное дело, и при запросе работника или СФР документ приходится искать по всему архиву.
Подшивают приказ без внутренней описи — при передаче дел в архив не подтвердить состав и сроки.

Частые вопросы

Сколько хранится приказ о приёме на работу?

50 лет, если дело закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Срок считают с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.

Сколько хранится приказ об отпуске?

О ежегодном и учебном отпуске — 5 лет; об отпусках работников с вредными или опасными условиями труда — 50/75 лет. Об отпуске без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребёнком и о дополнительном отпуске за вредные условия труда — 50 лет после 2003 года и 75 лет, если дело закончено раньше.

Сколько хранится приказ о дисциплинарном взыскании?

3 года. Срок считают с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.

Нужен ли приказ по личному составу на каждого работника отдельно?

Нет. Один приказ может касаться нескольких работников. Если в нём есть записи с разными сроками хранения, дело хранят по самому длинному сроку.

Можно ли хранить приказы только в электронном виде?

Можно, если приказы подписаны электронной подписью и хранятся в системе электронного документооборота с журналом подписей. Бумажные приказы, подписанные от руки, оцифровывать и выбрасывать нельзя: оригинал хранится до конца срока.

Что делать с приказами после истечения срока?

Уничтожают по акту после экспертизы ценности, если документ не нужен для текущей работы и не отобран в архив. Акт утверждает руководитель; до утверждения описи дел за тот же период уничтожать нельзя.

Когда кадровые приказы собираются вручную

Чтобы приказы и сроки хранения не терялись

Приказы по личному составу заводятся вручную: шаблон, реквизиты, подпись, подшивка, опись. На потоке приёма и увольнений теряются номера, копии не попадают в личные дела, а сроки хранения никто не отслеживает.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят приказы по шаблону из данных заявки, подставляют основание и реквизиты, раскладывают копии по личным делам и напоминают, когда дело пора сдавать в архив.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»