Лист ознакомления с графиком отпусков: образец и бланк

Лист ознакомления с графиком отпусков подтверждает, что работники знают даты своих отпусков. Закон не требует отдельного листа ознакомления с графиком. О времени начала отпуска работника нужно известить под роспись не позднее чем за две недели. Ниже — бланк и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Утверждён приказом от 15.12.2026 № 45

Лист ознакомления с графиком отпусков

на 2027 год

16 декабря 2026 г.

С графиком отпусков на 2027 год, утверждённым приказом от 15.12.2026 № 45, ознакомлены:

Работники

Иванов Иван Иванович, менеджер, 16.12.2026, подпись

____________ / Петрова Анна Сергеевна, бухгалтер, 16.12.2026, подпись /

Ответственный за ознакомление

Начальник отдела кадров С. С. Смирнова

____________ / /

Зачем нужен лист ознакомления с графиком отпусков

График отпусков обязателен для работодателя и работника (ст. 123 ТК РФ). Работников можно ознакомить с графиком под подпись. О времени начала отпуска каждого работника нужно известить под роспись не позднее чем за две недели. Трудовой кодекс не устанавливает форму такого ознакомления: можно добавить графу в сам график или оформить отдельный лист. Лист удобнее: график не загромождается подписями, а подтверждение хранится отдельно.

Подпись работника подтверждает, что он знает даты своего отпуска. Если работник отказывается подписывать, составляют акт об отказе. Это пригодится, если возникнет спор о переносе отпуска или о compensation.

Какие графы включить в лист

Ф.И.О. работника полностью.
Должность и структурное подразделение (если есть).
Дата ознакомления.
Подпись работника.
Примечание — например, «от подписи отказался, акт от 16.12.2026 № 3».

Как оформить лист ознакомления

Утвердите график отпусков. График утверждает руководитель приказом. В приказе можно указать срок, в течение которого работников знакомят с графиком. Закон этот срок не устанавливает — назначьте его сами, например пять рабочих дней.
Подготовьте лист. В шапке укажите название организации, год, на который составлен график, и реквизиты приказа об утверждении. Если листов несколько, прошейте их и оформите как журнал.
Соберите подписи. Каждый работник ставит подпись и дату. Если работник отказывается, составьте акт об отказе в присутствии свидетелей.
Храните лист. Лист храните вместе с графиком отпусков. Срок хранения графика — три года (ст. 453 Перечня, утв. приказом Росархива № 236).

Частые ошибки

Знакомят с графиком после начала отпуска, а не заранее.
В листе нет даты ознакомления — потом невозможно доказать, что работник знал о дате.
Лист не утверждён и не подписан ответственным лицом.
При отказе от подписи не составляют акт.

Частые вопросы

Обязателен ли отдельный лист ознакомления или можно добавить графу в график?

Закон не требует отдельного листа. Можно добавить в график графу «С ознакомлением согласен» с местом для подписи и даты. Отдельный лист удобнее, когда работников много или график ведётся в электронном виде.

Когда нужно ознакомить работников с графиком?

Срок законом не установлен. Разумно сделать это сразу после утверждения графика — до начала года, на который он составлен. Срок можно прописать в приказе об утверждении графика.

Что делать, если работник отказывается подписывать лист?

Составьте акт об отказе в присутствии не менее двух свидетелей. В акте укажите дату, время, Ф.И.О. работника и причину отказа, если он её назвал. Акт подписывают составитель и свидетели.

Можно ли вести лист ознакомления в электронном виде?

Да, если в компании внедрён электронный документооборот. Ознакомление можно проводить через систему ЭДО с использованием электронной подписи работника. Порядок закрепите в локальном акте.

Нужно ли знакомить с графиком новых работников, принятых в течение года?

Да, при приёме на работу работника знакомят с локальными актами, связанными с трудовой деятельностью, включая график отпусков. Добавьте нового работника в лист или оформите отдельный лист для принятых в течение года.

Когда кадровые документы отнимают время

Автоматизируйте рутинные кадровые процессы

Оформление графика отпусков, листов ознакомления и других кадровых документов отнимает часы у кадровика и руководителя. Каждую бумагу нужно проверить, собрать подписи и подшить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, проверяют сроки и приносят на подпись руководителю. Агент работает с вашими формами и правилами.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»