Опись дел по личному составу для сдачи в архив: образец

Опись дел по личному составу — перечень кадровых дел, который передают в архив вместе с самими документами. Ниже — образец заполнения и бланк: что вписать в каждую графу, какие приказы объединять в одно дело и кто подписывает опись.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Фонд № 1

ОПИСЬ № 3

Опись дел, документов по личному составу

за 2025 год

20 января 2026 г.

В данный раздел описи внесено 2 (два) дела с № 1 по № 2, в том числе литерные номера: нет; пропущенные номера: нет.

Опись составил: специалист по кадрам И. И. Иванова, 20.01.2026. Согласовано: протокол ЭК ООО «Ромашка» от 22.01.2026 № 1. Утверждаю: директор П. П. Петров.

Составитель описи

Специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

Утверждаю

Директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Что такое опись дел по личному составу

Опись дел по личному составу — учётный документ, в котором перечислены кадровые дела, передаваемые в архив: приказы о приёме и увольнении, личные карточки, лицевые счета, трудовые договоры и дополнения к ним. По описи архив принимает дела и проверяет, всё ли на месте.

Форму рекомендуют Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77: приложение № 10 даёт рекомендуемый образец описи дел по личному составу. Компания может взять его за основу и закрепить свой бланк в инструкции по делопроизводству.

Какие документы включают в опись по личному составу

Приказы по личному составу: о приёме, переводе, увольнении, отпусках, поощрениях и взысканиях.
Личные карточки работников (форма Т-2) — обычно отдельным делом по году увольнения.
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
Лицевые счета и расчётные ведомости по зарплате, если компания ведёт их на бумаге.
Личные дела руководителей и работников, если в компании их заводят.
Документы о стаже и наградах: справки, подтверждающие льготный стаж, списки на пенсию.

Как заполнить опись дел по личному составу

Соберите дела за год. Проверьте, все ли приказы и карточки подшиты и пронумерованы: опись должна совпадать с тем, что лежит в папках.
Проставьте номера и индексы. Сквозная нумерация идёт по порядку, индекс дела — по номенклатуре дел компании, например 1-1, 1-2.
Опишите каждое дело. В заголовке — вид документа и содержание: «Приказы директора по личному составу (о приёме, переводе, увольнении)».
Укажите крайние даты. Первая и последняя даты документов в деле — день, месяц и год. Если в деле один документ, обе даты совпадают.
Поставьте срок хранения и число листов. Срок — по перечню типовых архивных документов, число листов — по внутренней описи или последней нумерации.
Подведите итог и подпишите. Запишите, сколько дел внесено цифрами и прописью, отметьте литерные и пропущенные номера, подпишите опись и передайте на согласование ЭК.

Сроки хранения и крайние даты

Срок хранения кадровых документов определяют по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и по отраслевым перечням. Приказы по личному составу, личные карточки и лицевые счета хранят долго, потому что по ним подтверждают стаж и право на пенсию.

Крайние даты — это даты первого и последнего документа в деле. Их указывают, чтобы архив видел, за какой период собраны бумаги. Если дело начато в одном году и продолжено в следующем, крайние даты выходят за границы года, и это нормально.

Частые вопросы

Чем опись дел по личному составу отличается от описи дел постоянного хранения?

Описи дел постоянного хранения включают документы, которые остаются в архиве навсегда: устав, протоколы, годовые отчёты. Опись по личному составу — кадровые документы: приказы о приёме и увольнении, личные карточки, лицевые счета. Формы похожи, но это два разных перечня, и сдают их отдельно.

Кто утверждает опись дел по личному составу?

Руководитель организации или уполномоченное им лицо. Перед утверждением опись согласует экспертно-проверочная комиссия архива, если документы передают в государственный или муниципальный архив; внутри компании — экспертной комиссией организации.

Нужно ли нумеровать листы в самой описи?

Да, опись — это отдельный документ, и его листы нумеруют. Заверительная надпись в конце описи указывает количество листов и подпись составителя.

Можно ли составить одну опись за несколько лет?

Обычно опись составляют за один год. Если кадровых документов мало, допускается опись за несколько лет, но тогда в заголовке указывают период, а дела внутри идут по годам.

Что делать, если в описи пропущен номер дела?

В итоговой записи после перечня дел указывают пропущенные и литерные номера. Пропуск не исправляют задним числом: архив должен видеть, что номер не потерян, а не использован.

Куда сдают опись дел по личному составу?

В архив организации, а затем — в государственный или муниципальный архив, если компания является источником комплектования. Вместе с описью передают сами дела и два экземпляра описи, если архив этого требует.

Когда кадровые документы собираются вручную

Чтобы описи и дела собирались без ручной сверки

Кадровые документы за год накапливаются сотнями: приказы, карточки, договоры. Собрать их в дела, пронумеровать и свести в опись вручную — работа на несколько дней, и в ней легко пропустить документ.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют номера и даты и готовят опись на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»