Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Заявка на топливо образец

Заявка на топливо — короткий документ, которым покупатель сообщает поставщику, сколько и какого топлива нужно, куда его привезти и к какому сроку. Ниже — бланк и заполненный образец заявки на дизельное топливо по договору поставки.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Автопарк Север»

ИНН 7701234567

Генеральному директору

ООО «ТопливоТрейд» С. А. Кузнецову

Заявка на поставку топлива

по договору поставки от 12 января 2026 г. № 17/Т

07 ноября 2026 г. № 5

Прошу поставить по договору от 12 января 2026 г. № 17/Т дизельное топливо ДТ-Л-К5 по ГОСТ 32511-2013 в количестве 8 000 литров.

Отгрузка в тару поставщика — в топливозаправщик, доставка на адрес: г. Вологда, ул. Промышленная, д. 4, склад автопарка. Срок поставки — 12 ноября 2026 года, не позднее 14:00.

Цена — 68 500 рублей за тонну с НДС, согласована в спецификации от 03 ноября 2026 г. Оплата — по счёту поставщика в течение трёх рабочих дней с даты его выставления.

При поставке передать паспорт качества и товарную накладную по форме ТОРГ-12. Приёмку топлива ведёт механик автопарка А. Н. Соколов.

Заказчик

Генеральный директор ООО «Автопарк Север»

____________ / И. В. Морозов /

Зачем нужна заявка на топливо

Топливо покупают двумя способами: по договору поставки партиями или по топливным картам. В обоих случаях поставщику нужно письменное распоряжение на конкретную отгрузку — заявка. Без неё поставщик не знает, сколько литров везти на этой неделе, а покупатель не может доказать, что заказывал именно такой объём.

По договору поставки заявка — тот документ, которым покупатель выбирает товар из согласованного объёма. В ней указывают марку топлива, количество, тару, адрес и срок доставки. Всё, что уже закреплено в договоре и спецификации, в заявке не переписывают, а ссылаются на них.

Что указать в заявке на топливо

  • Номер и дату договора поставки, по которому идёт отгрузка, — иначе заявка повисает без основания.
  • Марку топлива по стандарту: дизельное ДТ-Л-К5 по ГОСТ 32511-2013, бензин АИ-95-К5 по ГОСТ 32513-2013.
  • Количество в литрах или тоннах — одну единицу измерения, ту же, что в договоре.
  • Тип тары: топливозаправщик, канистры, бочки, топливные карты с лимитом по карте.
  • Адрес доставки и время, когда на объекте есть кто принять топливо.
  • Цену или ссылку на спецификацию, где она зафиксирована.
  • Кто принимает топливо и какие документы поставщик передаёт вместе с ним.

Как заполнить заявку

  1. Проверьте договор. Посмотрите, как в договоре описаны заявка и срок её подачи: за сколько дней до отгрузки покупатель её направляет и каким способом.
  2. Укажите марку и объём. Марку пишите по стандарту, объём — в той единице, в которой договорились цену: цена за тонну и объём в литрах без пересчёта дают спор о сумме.
  3. Опишите место и тару. Топливозаправщик проедет не на любой объект: укажите подъезд, высоту ворот, возможность слива. Для канистр — сколько их и кто принимает.
  4. Поставьте срок. Срок поставки — конкретная дата и время. «В течение недели» не даёт принять меры, если топливо не привезли.
  5. Отправьте и сохраните. Отправьте заявку способом из договора — почтой, по электронной почте или через ЭДО — и сохраните подтверждение отправки и получения.

Заявка на поставку дизельного топлива: что особенного

У дизельного топлива две характеристики, которые обязательно попадают в заявку: экологический класс К5 и вид топлива по стандарту — летнее, межсезонное или зимнее. Зимнее дизельное топливо по ГОСТ 32511-2013 рассчитано на низкие температуры, и отгрузить вместо него летнее нельзя: на морозе оно загустеет, техника встанет.

Если топливо идёт в баки техники, в заявке пишут и государственные номера машин или номера топливных карт. Тогда поставщик сверяет отпуск с вашим списком, а бухгалтерия получает документы по каждой единице техники.

Для собственной котельной или дизель-генератора добавляют условие о хранении: сколько топлива помещается в резервуар и когда его можно принять. Поставщик планирует рейс топливозаправщика с учётом этого объёма.

Чем заявка отличается от соседних документов

  • От договора поставки: договор задаёт общие условия — объёмы, цену, порядок оплаты, ответственность; заявка выбирает конкретную партию в рамках этих условий.
  • От спецификации: спецификация фиксирует цену и объём на период или партию; заявка сообщает, когда и куда эту партию везти.
  • От путевого листа: путевой лист оформляют на рейс водителя, он подтверждает выход машины и расход топлива; заявка — документ покупателя для поставщика.
  • От чека и накладной: чек и накладная подтверждают, что топливо передано; заявка подтверждает, что покупатель его заказал именно в таком виде.

Частые вопросы

Обязательна ли заявка, если есть договор поставки?

Если договор предусматривает поставку по заявкам, без неё поставщик не обязан отгружать: заявка — то действие покупателя, с которого начинается конкретная поставка. Если договор предполагает разовую поставку всей партии, заявка не нужна.

Можно ли отправить заявку по электронной почте?

Да, если договор или деловая практика сторон это допускают. Договор можно заключить и изменить перепиской, если из неё можно достоверно установить стороны и условия — так работает статья 434 Гражданского кодекса. Сохраняйте письма: они доказывают и заявку, и её получение.

Что будет, если поставщик привёз не то количество?

Покупатель фиксирует расхождение при приёмке: в товарной накладной делает отметку о фактическом количестве, составляет акт. Дальше стороны действуют по договору и статье 466 Гражданского кодекса: недостающее топливо поставщик допоставляет, лишнее покупатель вправе принять или вернуть.

Нужна ли печать на заявке?

Нет. Заявку подписывает руководитель или сотрудник, у которого есть доверенность или приказ на подачу заявок. Печать ставят, если она есть в компании и её применение закреплено в локальных документах.

Сколько хранить заявки на топливо?

Заявки относятся к документам по основной деятельности и хранятся по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет конкретный срок в своей номенклатуре дел.

Заявки на топливо тонут в переписке

Чтобы заявки собирались и проверялись сами

Механик пишет в мессенджер, снабженец переносит в почту, бухгалтер ищет, по какому договору шла отгрузка, — и так по каждой партии.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают заявки из почты и мессенджеров, сверяют марку, объём и цену с договором и приносят снабженцу готовую заявку на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы